Kassensystem für die Gastronomie: Was die Kasse können muss
Kurz gesagt
Eine Gastronomiekasse für Bedienung am Tisch mit offenen Rechnungen muss mindestens vier Dinge zuverlässig leisten: Bestellungen einem Tisch oder Auftrag zuordnen, sie an Küche und Bar weitergeben, Rechnungen teilen und zusammenführen und den Tag nachvollziehbar abschließen. Welche Zeilen für Ihren Betrieb Muss sind, zeigt die Tabelle; ein Tresenbetrieb mit sofortiger Zahlung braucht Tischzuordnung und Splitten nicht zwingend, der Rest ist Ausbau. Die gesetzlichen Pflichten Ihres Landes (DE, AT, CH) kommen als eigene Prüfung hinzu und stehen in den Länderartikeln zu TSE, RKSV und Belegpflicht.
Das Wichtigste
- Muss-Funktionen bei Bedienung mit offenen Rechnungen: offene Tische, Nachbestellung, Weitergabe an Küche und Bar, Splitten, Zahlartentrennung, Tagesabschluss; bei sofortiger Zahlung am Tresen entfallen Tisch und Splitten oft.
- Pflichten aus Kassen- und Steuerrecht unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz und werden hier nicht wiederholt.
- Die Einordnung in Muss und Kann ist eine redaktionelle Einschätzung, keine gesetzliche Vorgabe.
Wer eine Gastronomiekasse auswählt, vergleicht meist Funktionslisten, die alle gleich lang sind. Der Unterschied liegt darin, ob die Funktionen im Service funktionieren, wenn der Raum voll ist und eine Gruppe in drei Teilen zahlt. Die Einteilung unten in Muss und Kann ist unsere redaktionelle Einschätzung aus dem Betriebsablauf; sie ist keine Vorgabe eines Gesetzes oder Verbands.
Worum es bei der Auswahl geht
Eine Gastronomiekasse unterscheidet sich von einer Ladenkasse durch den offenen Vorgang: Ein Tisch bestellt mehrmals, bevor bezahlt wird. Prüfen Sie deshalb, ob die Kasse offene Vorgänge zwischen Bestellung und Zahlung führen kann. Wie ein Betrieb den Gast bedient (am Tisch, am Tresen, per Selbstbestellung), entscheidet, welche Funktionen davon tragend sind; dazu mehr in Servicemodelle und Kassenlogik.
Dieser Artikel geht vom Betrieb mit Bedienung und offenen Rechnungen aus; wer sofort am Tresen kassiert, streicht die Zeilen zu Tisch und Splitten (siehe die Café- und Imbissartikel). Die Spezialfälle stehen in der Tabelle „Welche Kriterien für welchen Betrieb“ weiter unten.
Muss und Kann: die Funktionsliste
Die Spalte „Prüfen Sie so“ nennt einen Test, den Sie in der Vorführung oder Testphase selbst durchführen können.
| Funktion | Einstufung | Warum | Prüfen Sie so |
|---|---|---|---|
| Offene Tische und Nachbestellung | Muss bei offenen Rechnungen | Ohne sie gibt es keine Rechnung pro Tisch | Tisch öffnen, dreimal nachbestellen, Tisch wechseln |
| Weitergabe an Küche und Bar | Muss | Fehlbons entstehen sonst mündlich | Eine Bestellung mit Getränken und Speisen: Kommen sie getrennt an? |
| Rechnung teilen und zusammenführen | Muss bei offenen Rechnungen | Gäste wollen oft getrennt zahlen | Vier Positionen auf zwei Gäste verteilen, danach wieder zusammenführen; siehe Tisch splitten |
| Steuerzuordnung je Artikel und Bestellart | Muss | Die Kasse muss Artikel und Bestellart der Steuereinstellung zuordnen können, die für Ihr Land und Ihre Leistung gilt (Länderartikel unten) | Dieselbe Speise einmal vor Ort, einmal außer Haus bonieren; siehe Bestellart einrichten |
| Zahlarten pro Rechnung gemischt | Muss | Teilzahlung bar und Karte kommt vor | Eine Rechnung zur Hälfte bar, zur Hälfte mit Karte |
| Stornos und Rabatte mit Benutzerrechten | Muss | Eingriffe in offene Rechnungen brauchen Zuordnung | Storno als Servicekraft versuchen; siehe Benutzer und Rechte |
| Tagesabschluss mit Zahlartensummen | Muss | Bargeld und Karte müssen abstimmbar sein | Abschluss nach einem Testtag mit Barauszahlung; siehe Tagesabschluss |
| Betrieb bei Verbindungsausfall | Muss, wenn das Lokal von Internet abhängt | Der Service läuft bei Störung weiter | Router abziehen, weiter bonieren; siehe Kasse ohne Internet |
| Funkbonierung am Handgerät | Kann | Spart Wege in großen Räumen | Reichweite im ganzen Lokal und auf der Terrasse; siehe Funkbonierung |
| Küchendisplay statt Bondrucker | Kann | Entlastet bei vielen Bons | Ein Gericht zurückstellen: Sieht der Service es? |
| Kartenzahlung am Tisch | Kann | Kein Hin- und Hergehen | Kopplung mit dem Terminal unter Last; siehe Kartenzahlung am Tisch |
| Reservierungen, Gästekarten, Gutscheine | Kann | Nützlich, aber nicht für die tägliche Abrechnung nötig | Nur falls Ihr Lokal sie täglich nutzt |
| QR-Bestellung am Tisch | Kann | Je nach Servicemodell sinnvoll; siehe QR-Bestellung | Nur bei Selbstbestellung prüfen |
Was zusätzlich gesetzlich zu prüfen ist
Welche Aufzeichnungs-, Beleg- und Sicherungspflichten Ihre Kasse erfüllen muss, hängt vom Land ab. Was gilt, steht für Deutschland in TSE-Pflicht und Belegausgabepflicht, für Österreich in RKSV-Anforderungen und Belegerteilungspflicht, für die Schweiz in Kassenpflicht und Buchführung. Die Steuersätze für Verzehr vor Ort und Mitnahme stehen in Vor Ort oder Mitnahme: Steuersatz in Deutschland und, für die Schweiz, in MWST in der Gastronomie. Fragen Sie den Anbieter nach der Konformität für Ihr Land und lassen Sie sich nicht mit einem allgemeinen „zertifiziert“ zufriedenstellen; die Prüffragen stehen in TSE-Zertifizierung prüfen und RKSV-Tauglichkeit prüfen.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Vergleichen Sie Angebote über dieselben Bestandteile, sonst sind sie nicht gegenüberzustellen:
- Einmalig: Kassenterminal oder Tablet, Bondrucker für jede Ausgabestelle, Kassenschublade, Handgeräte, Netzwerk, Einrichtung und Schulung.
- Laufend: Lizenz je Kasse oder je Standort, Zusatzmodule (Küchendisplay, Reservierung, Handgeräte), Support, Hardwarewartung.
- Pro Zahlung: Terminalgebühren und Transaktionsentgelte; siehe Gebühren der Kartenzahlung.
- Bei Wechsel: Datenexport und Aufbewahrung der alten Daten.
Nennen Sie dem Anbieter Ihre Spitzenlast, etwa „sechs Bediener, 120 Bons zwischen 18 und 21 Uhr“, als Beispielzahl Ihres eigenen Betriebs, und lassen Sie das Angebot darauf ausrichten. Preise ändern sich; wir nennen keine.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Preis nur „ab“, ohne Liste der Module, die Sie für die Muss-Funktionen brauchen.
- Der Hersteller nennt keinen Weg, Ihre Daten bei Kündigung vollständig und lesbar zu erhalten.
- Betrieb ohne Internet nicht im Test vorführbar.
- Zusatzgebühr pro Bediener oder pro Handgerät erst im Kleingedruckten.
- Keine schriftliche Auskunft, welche Fassung der gesetzlichen Vorgaben des Landes die Kasse erfüllt.
- Pflicht zur Nutzung eines bestimmten Zahlungsanbieters, ohne dass der Preis dafür im Angebot steht.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
| Betrieb | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Restaurant mit Bedienung | Tischplan, Splitten, Küchenweitergabe; siehe Tischplan und Bonieren |
| Café, Bistro | Tempo an der Theke, Tagesangebot, Trinkgeld; siehe Café und Bistro |
| Imbiss, Schnellrestaurant | Bestellart, Nummernbon, Durchsatz; siehe Imbiss |
| Foodtruck, mobiler Stand | Offline-Betrieb, Strom, Platz; siehe Foodtruck |
| Bar, Club | Offene Rechnungen, Tempo; siehe Bar und Club |
| Biergarten | Funkbonierung, Wetter; siehe Biergarten |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Zeichnen Sie Ihren Ablauf auf: Wer nimmt auf, wer kocht, wer kassiert.
- Markieren Sie in der Tabelle oben, welche Zeilen für Sie Muss sind.
- Fordern Sie von jedem Anbieter dieselben Prüfungen als Vorführung oder Testphase.
- Rechnen Sie die Kosten in den vier Bestandteilen aus; siehe Kassenangebote vergleichen.
- Klären Sie die gesetzliche Konformität für Ihr Land schriftlich, bevor Sie unterschreiben.
Wer Anbieter nebeneinander sehen möchte, findet Profile auf kassenvergleicher.de.