Cloud-Kasse oder lokale Kasse: Kriterien für die Wahl
Kurz gesagt
Für Betriebe in DACH gilt als Faustregel: Eine Cloud-Kasse passt eher bei stabilem Internet, mehreren Standorten und wenig eigener IT, eine lokale Kasse eher bei schwacher Verbindung oder wenn Sie Daten und Updates selbst kontrollieren wollen. Entscheidend ist, wie Ihr Betrieb bei Ausfall weiterverkauft und wo die Daten liegen.
Das Wichtigste
- Cloud-Kasse: Software und Daten liegen beim Anbieter, der Betrieb braucht Internet für Anmeldung, Sync oder Auswertung.
- Lokale Kasse: Software und Daten liegen im Betrieb; Updates, Backup und Sicherheit übernehmen Sie oder Ihr Dienstleister.
- Verarbeitet ein Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag und gilt für Sie die DSGVO (DE, AT; CH nur unter den Voraussetzungen des Art. 3 DSGVO), braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Für deutsche Betriebe bleibt der volle Datenzugriff der Finanzverwaltung unabhängig vom Speicherort sicherzustellen (§ 146 Abs. 2a und 2b, § 147 Abs. 6 AO).
- Der BSI-Katalog C5 beschreibt Mindestanforderungen an die Informationssicherheit von Cloud-Diensten; ob ein Anbieter einen Prüfbericht hat, ist eine Frage an ihn.
Die Entscheidung zwischen Cloud und lokal betrifft nicht die Funktionen der Kasse, sondern den Ort von Software und Daten. Eine Cloud-Kasse läuft als Dienst auf Servern des Anbieters und wird über das Internet bedient. Eine lokale Kasse läuft mit Software und Datenbank auf Geräten in Ihrem Betrieb. Dazwischen liegen Mischformen: lokale Kasse mit Cloud-Auswertung oder Cloud-Kasse mit lokalem Zwischenspeicher. Der Artikel gilt für Betriebe mit einer oder mehreren Kassen in Deutschland, Österreich und der Schweiz; er bewertet keine Anbieter.
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es prüfen und welche Frage Sie dem Anbieter stellen.
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Internetverbindung | Fällt sie aus, hängt der Verkauf am Offline-Modus | Netzwerkkabel im Test ziehen, Verkauf und Kartenzahlung versuchen | Was funktioniert ohne Internet, und wie lange? |
| Ausfallsicherheit | Ein Ausfall zur Stoßzeit kostet Umsatz | Wartezeit nach Neustart messen, Notbetrieb durchspielen | Welche Verfügbarkeit sagen Sie schriftlich zu? |
| Updates und Wartung | Wer aktualisiert, trägt das Risiko von Sicherheitslücken | Update-Zeitpunkte und Zuständigkeit im Vertrag lesen | Wer spielt Updates ein, wann, mit welcher Vorlaufzeit? |
| Datenort und Zugriff | Wo Daten liegen, bestimmt Datenschutz und Prüfungszugriff | Standort der Rechenzentren und Unterauftragnehmer erfragen | In welchen Ländern liegen und laufen meine Daten? |
| Datenschutzvertrag | Wo die DSGVO gilt (DE, AT; CH nur unter Art. 3 DSGVO) und der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet, ist ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO nötig | Auftragsverarbeitungsvertrag anfordern, Inhalte abhaken | Liegt der Vertrag nach Art. 28 DSGVO bei? |
| Steuerrechtlicher Datenzugriff | Die Finanzverwaltung muss Daten lesen und auswerten können | Exportformat und Zugriffsweg vorab klären | Wie stellen Sie Daten für Prüfungen bereit? |
| Sicherheitseinrichtung | Das Kassensystem muss die Pflichten Ihres Landes erfüllen | Zertifikat bzw. Signatureinheit und Bauform erfragen | Welche TSE bzw. Signatureinheit ist enthalten, und wo liegt sie? |
| Mehrere Standorte | Zentrale Preise, Artikel und Berichte sparen Pflegeaufwand | Test mit zwei Standorten | Wie laufen Preisänderungen an alle Kassen? |
| Datenexport und Ausstieg | Ohne Export bleiben Sie beim Anbieter gebunden | Probeexport durchführen | In welchem Format erhalte ich alle Daten, und was kostet es? |
| Anbieter-Ausfall | Was bei einem Ausfall oder einer Einstellung des Dienstes passiert, hängt vom Anbieter ab | Offline-Test und Insolvenz- und Datenherausgabe-Klausel prüfen | Was funktioniert, wenn Ihr Dienst ausfällt, und wie komme ich an meine Daten, wenn Sie ihn einstellen? |
Vertiefung zu einzelnen Zeilen: Kasse ohne Internet, Ausfallsicherheit, Datensicherung, Schutz vor Cyberangriffen, Anbieter-Insolvenz.
Welche Rechtsfragen die Wahl berührt
Die Wahl verändert nicht die Pflichten, aber ihre Umsetzung. Prüfen Sie drei Punkte.
Datenschutz. Gilt für Sie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), also in Deutschland und Österreich, in der Schweiz nur unter den Voraussetzungen des Art. 3 DSGVO (etwa bei Angeboten an Personen in der EU), und verarbeitet der Anbieter personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, etwa Daten von Mitarbeitenden oder Kundenkarten, muss das auf Grundlage eines Vertrags erfolgen, der Gegenstand, Dauer, Art, Zweck und Datenkategorien festlegt (Art. 28 Abs. 3 Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). Weitere Auftragsverarbeiter darf der Anbieter nur mit Ihrer Genehmigung einsetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO). Auch bei lokalen Kassen kann eine Fernwartung Daten berühren; fragen Sie dort ebenfalls nach. Einzelheiten: Cloud-Kasse und Datenschutz und DSGVO an der Kasse.
Buchführung und Prüfung. In Deutschland sind Bücher grundsätzlich im Inland zu führen; elektronische Aufzeichnungen dürfen in einem anderen EU-Mitgliedstaat liegen, wenn der Datenzugriff der Finanzverwaltung in vollem Umfang möglich bleibt (§ 146 Abs. 2a AO). Für Drittstaaten muss die zuständige Finanzbehörde auf Antrag bewilligen, dass die Aufzeichnungen dort geführt werden, und es gelten gesetzliche Voraussetzungen (§ 146 Abs. 2b AO); ein Antrag allein genügt nicht. Bei einer Außenprüfung kann die Behörde Einsicht und maschinelle Auswertung verlangen (§ 147 Abs. 6 AO). Fragen Sie den Anbieter deshalb nach Datenort und Exportformat. Mehr unter GoBD-Anforderungen an das Kassensystem und Datenzugriff der Finanzverwaltung.
Sicherheitseinrichtung. Deutsche Kassensysteme brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a Abs. 1 AO); ob sie als Hardware oder als Cloud-Dienst vorliegt, ist eine eigene Wahl (Hardware oder Cloud-TSE). In Österreich regelt die Registrierkassensicherheitsverordnung die technischen Merkmale der Registrierkasse und ihrer Sicherheitseinrichtung (§ 1 RKSV) (RKSV: Anforderungen).
Der Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschreibt Mindestanforderungen an die Informationssicherheit von Cloud-Diensten; Wirtschaftsprüfer können die Erfüllung testieren (BSI). Fragen Sie, ob ein Prüfbericht vorliegt.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Prüfen Sie im Angebot, welche Kosten einmalig und welche laufend anfallen; typische Posten sind unten aufgeführt. Vergleichen Sie über die geplante Laufzeit.
- Cloud: Monatsgebühr je Kasse oder Standort, Gebühren für Zusatzfunktionen, Hardware (gekauft oder gemietet), Zahlungsgebühren, Austrittskosten.
- Lokal: Lizenz oder Kaufpreis, Server oder Arbeitsplatzrechner, Einrichtung, Wartungsvertrag, Updates, Backup-Medium, Ersatzgerät.
- Beide: Kartenterminal, Support, Schulung, Schnittstellen zur Buchhaltung.
Rechenweg und Beispiele: Gesamtkosten der Kasse berechnen und Versteckte Kosten.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Kein Offline-Modus, oder keine schriftliche Aussage dazu.
- Kein Auftragsverarbeitungsvertrag, obwohl der Anbieter in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet und die DSGVO für Sie gilt.
- Datenexport nur gegen Aufpreis oder nur in einem Format, das nur der Anbieter liest.
- Unklare Zuständigkeit für Updates und Backup bei lokaler Kasse.
- Keine Angabe, wo Daten liegen und welche Unterauftragnehmer beteiligt sind.
- Lange Mindestlaufzeit ohne Sonderkündigung bei Dienstausfall.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Tabelle zeigt, welche Kriterien in typischen Lagen am meisten wiegen. Sie ist eine Orientierung, kein Urteil.
| Lage | Das wiegt am meisten | Tendenz |
|---|---|---|
| Ein Standort, stabiles Internet, wenig eigene IT | Wartungsaufwand, Updates | Cloud-Kasse |
| Mehrere Standorte, zentrale Preise und Berichte | zentrale Verwaltung, Auswertung | Cloud-Kasse oder lokale Kassen mit Sync |
| Schwaches oder unsicheres Netz (Markt, Hofladen, Veranstaltung) | Offline-Betrieb | lokale Kasse oder Cloud mit belegtem Offline-Modus |
| Eigene IT-Kompetenz, hohe Datenkontrolle gewünscht | Datenort, Updates in eigener Hand | lokale Kasse |
| Saisonbetrieb, kurze Laufzeiten | Vertragsbindung, Kündigung | monatlich kündbare Cloud-Kasse |
| Hoher Umsatz in kurzer Zeit (Spitzenzeiten) | Antwortzeit, Ausfallsicherheit | Test unter Last, in beiden Fällen |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Schreiben Sie auf, wie Ihr Betrieb bei Netzausfall weiterverkauft und wie lange das tragbar ist.
- Klären Sie, wie viele Standorte und Kassen heute und in zwei Jahren zu verwalten sind.
- Fordern Sie von jedem Anbieter dieselben Unterlagen: Offline-Beschreibung, Datenort, Vertrag nach Art. 28 DSGVO (soweit die DSGVO für Sie gilt), Exportformat, Updateregel.
- Machen Sie den Netzwerktest und einen Probeexport, bevor Sie unterschreiben (Kasse testen).
- Rechnen Sie die Gesamtkosten über die Laufzeit und halten Sie die Entscheidung fest. Den Gesamtablauf beschreibt Kassensystem auswählen: In 8 Schritten; Anbieterprofile finden Sie auf kassenvergleicher.de.