Berichte und Auswertungen: Was die Kasse liefern muss

Der Bericht zeigt, was das Kassensystem gespeichert hat. Drei Adressaten stellen unterschiedliche Anforderungen: Die Steuerberatung braucht die übertragbaren Daten der Buchführung, das Tagesgeschäft den Abschluss mit Kassenstand, das Controlling Auswertungen nach Artikel, Zeitraum und Person. Hinzu tritt die Finanzverwaltung, der die vorgeschriebenen Exporte im Prüfungs- und Nachschaufall bereitzustellen sind.

Die drei Adressaten und ihre Berichte

Die Tabelle ordnet jedem Adressaten den Bericht zu, der zählt, und die Felder, die er enthält.

Adressat	Bericht	Enthält	Grundlage
Steuerberatung	DSFinV-K-Export (Deutschland)	Einzelbewegungen (Bonkopf, Bonpositionen), Kassenabschluss, Abschlusssummen und Stammdaten als getrennte Dateien	§ 146a AO und § 4 KassenSichV; AEAO zu § 146a Nr. 1.13.2 und 2.3. Pflicht für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen nach § 146a AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV; für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nach § 1 Abs. 2 KassenSichV gilt die DSFinV-TW (AEAO zu § 146a Nr. 3.3 und 4.3). Die offene Ladenkasse ist ausgenommen; gesetzlich geschuldet gegenüber der Finanzverwaltung, für die Weitergabe an die Steuerberatung nur eine gemeinsame Datenbasis
Steuerberatung	Datenerfassungsprotokoll (Österreich)	je Barumsatz Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO, Signatur, Betrag je Steuersatz, JSON	§ 7 Abs. 1 und 5 RKSV; BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.2.1.3
Steuerberatung	Buchungsbelege und Geschäftsbücher (Schweiz)	Beleg je Buchungsvorgang, vollständige und systematische Erfassung, Lesbarkeit	Art. 957a und 958f OR
Tagesgeschäft	Kassenabschluss (Deutschland)	Z_KASSE_ID, Z_ERSTELLUNG, Z_NR, TAXONOMIE_VERSION, Z_START_ID, Z_ENDE_ID, Z_SE_ZAHLUNGEN und Z_SE_BARZAHLUNGEN der Datei Stamm_Abschluss; Z_BUCHUNGSTAG nur, wenn der Buchungstag vom Erstellungsdatum des Abschlusses abweicht	DSFinV-K 2.4, Datei Stamm_Abschluss; Feldbeschreibung in Anhang E Nr. 1
Tagesgeschäft	Summen des Abschlusses (Deutschland)	je Vorgangstyp Bruttoumsatz, Nettoumsatz, USt und Steuerschlüssel; je Zahlart Typ und Betrag; je Währung Bargeldbetrag	DSFinV-K 2.4, Kassenabschlussmodul
Tagesgeschäft	Monats- und Jahresbeleg (Österreich)	Zwischenstand des Umsatzzählers, Betrag Null, Signatur, Belegkette	§ 8 Abs. 2 und 3 RKSV
Controlling	Auswertungen (Deutschland, Österreich, Schweiz)	Artikel oder Warengruppe, Zeitraum, Zahlart, Benutzer, Storno, Rabatt	freiwillig; Anforderung an das Angebot

Was in Deutschland Pflicht ist

§ 4 KassenSichV beschreibt die einheitliche digitale Schnittstelle als Datensatzbeschreibung für den standardisierten Export aus dem Speichermedium nach § 3 Abs. 1, dem elektronischen Aufbewahrungssystem nach § 3 Abs. 3 und dem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 1 Abs. 1 Satz 1 oder Abs. 2 an die Amtsträger von Kassen-Nachschau und Außenprüfung. Der Anwendungserlass zu § 146a AO verlangt, dass alle mit dem elektronischen Aufzeichnungssystem aufgezeichneten Daten bei einer Außenprüfung oder Kassen-Nachschau maschinell auswertbar bereitstehen (Nr. 1.13.2). Daten und Formate bestimmt für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen die DSFinV-K (Nr. 2.3); nach der Beschreibung des Bundeszentralamts für Steuern dient sie der einheitlichen Bereitstellung von Kasseneinzelbewegungen, Stammdaten und Kassenabschlüssen, damit die Verbindung von den Grundaufzeichnungen zum Hauptbuch prüfbar bleibt. Der Kassenabschluss fasst nach der Spezifikation die Vorgänge des Typs Beleg eines Zeitraums zusammen und stellt die Verbindung von den Einzeldaten zur Summe für die Buchung her. Die DSFinV-K beschreibt die Datenträgerüberlassung im Rahmen von Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen; wie die Daten von dort zur Steuerberatung gelangen, ist eine organisatorische Vereinbarung zwischen Betrieb und Kanzlei.

Das BZSt führt die Dateiensammlung in der Version 2.4 (Stand Januar 2024, Dokument vom 15. Dezember 2023). Die Version 2.3 ist für Aufzeichnungen ab dem 1. Juli 2022 anzuwenden; 2.4 enthält nach der Anwendungsregelung redaktionelle Änderungen und Anpassungen an die Neufassung des Anwendungserlasses, ohne inhaltliche Änderungen gegenüber 2.3.

Die Schnittstellenpflicht trifft elektronische Aufzeichnungssysteme nach § 146a AO in Verbindung mit § 1 KassenSichV. Die DSFinV-K gilt für elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen nach § 1 Abs. 1 Satz 1; für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler nach § 1 Abs. 2 KassenSichV gilt die DSFinV-TW (AEAO zu § 146a Nr. 2.3, 3.3 und 4.3). Die offene Ladenkasse ist vom Anwendungsbereich des § 146a AO ausgenommen; ihre Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind aber ebenfalls täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).

Die GoBD wiederholen diese Tagespflicht (Rz. 48) und lassen die Erfassung unbarer Vorgänge innerhalb von zehn Tagen zu (Rz. 47); maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 in der Fassung der zweiten Änderung vom 14. Juli 2025. Bei einer Außenprüfung wählt die Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6 AO zwischen Einsicht, maschineller Auswertung und Übertragung in einem maschinell auswertbaren Format.

Was in Österreich Pflicht ist

Die Registrierkasse führt ein Datenerfassungsprotokoll, in dem jeder einzelne Barumsatz mit den Belegdaten nach § 132a Abs. 3 BAO steht (§ 7 Abs. 1 RKSV). Belegdaten sind die eindeutige Bezeichnung des leistenden Unternehmers, eine fortlaufende Nummer, der Tag der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung und der Betrag der Barzahlung. Trainings- und Stornobuchungen werden wie Barumsätze erfasst (§ 7 Abs. 2 RKSV).

Das Protokoll muss ab 1. April 2017 jederzeit auf einen externen Datenträger im vorgeschriebenen Format exportiert werden können (§ 7 Abs. 5 RKSV). Nach dem Erlass BMF-AV Nr. 175/2026 wird es im JSON-Format (UTF-8) bereitgestellt; der Export muss über die Aufbewahrungsdauer möglich sein und ohne unnötigen Aufschub, längstens binnen zwei Werktagen nach vorheriger Verständigung der Abgabenbehörde, erfolgen; bei glaubhaft gemachter Unzumutbarkeit kann diese Frist im Einzelfall verlängert werden (Abschnitt 3.2.1.3). Zusätzlich ist das Protokoll zumindest vierteljährlich unveränderbar zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV).

Der wiederkehrende Summenbericht ist der Monatsbeleg: Zum Monatsende wird der Zwischenstand des Umsatzzählers als Barumsatz mit Betrag Null und Signatur gespeichert. Der Jahresbeleg ist derselbe Monatsbeleg mit dem Zählerstand zum Jahresende; er ist auszudrucken, zu prüfen und aufzubewahren (§ 8 Abs. 2 und 3 RKSV). Nach Abschnitt 4.5.7 des Erlasses muss die Prüfung bis zum 15. Februar des Folgejahres erfolgt sein.

Was die Schweiz verlangt

Die schweizerischen Texte, die wir geöffnet haben, enthalten keine dem DSFinV-K-Export oder dem Monatsbeleg entsprechende Berichtsvorgabe. Sie stellen auf die Buchführung ab: Geschäftsvorfälle sind vollständig, wahrheitsgetreu und systematisch zu erfassen, für jeden Buchungsvorgang ist ein Beleg nachzuweisen, und die Buchführung muss klar und nachprüfbar sein (Art. 957a Abs. 2 OR). Als Buchungsbeleg gilt jede Aufzeichnung, die den Vorgang nachvollziehbar macht (Art. 957a Abs. 3 OR).

Für die Kasse heißt das: Der Kassenabschluss hält den Tagesumsatz fest und muss als Beleg für die Buchung nachvollziehbar bleiben. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres aufzubewahren und müssen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR). Fragen Sie den Anbieter, in welchem Format er Tagesumsätze über diese Frist ausgibt.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, warum es zählt, wie Sie es ohne Anbieter prüfen und welche Frage Sie in die Ausschreibung schreiben.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Exportformat	Deutschland verlangt von Kassensystemen und Registrierkassen nach § 146a AO in Verbindung mit § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV den DSFinV-K-Export (offene Ladenkasse ausgenommen), von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern nach § 1 Abs. 2 KassenSichV die DSFinV-TW; Österreich verlangt das JSON-Protokoll	Testexport mit der Dateiliste der DSFinV-K vergleichen	In welchem Format exportiert Ihr System Bewegungen und Abschluss?
Einzelbewegungen	Ohne Bonkopf und Bonpositionen fehlt die Verbindung vom Beleg zur Summe	Im Testexport nach Positionen, Storno und Rabatt suchen	Enthält der Export Positionen, Storno und Rabatt getrennt?
Felder des Abschlusses	Nummer, Zeitpunkt, Start- und End-ID machen den Abschluss prüfbar	Feldliste im Testexport durchsehen	Welche Felder enthält Ihr Abschlussdatensatz?
Zeitraum des Exports	In Österreich muss der Export über die volle Aufbewahrungsfrist möglich sein	Export über drei Jahre versuchen	Können wir drei Jahre oder mehr ausgeben?
Lesbarkeit	In Deutschland müssen die Daten während der Frist verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein (§ 147 Abs. 2 AO)	Datei in einem Tabellen- oder Prüfwerkzeug öffnen	In welchem Format liegt das Archiv, und wie lange bleibt es lesbar?
Auswertungen	Auswertbar ist, was das System speichert	Bericht je Artikel, Zahlart und Benutzer verlangen	Kann ich Umsätze je Artikel, Warengruppe und Benutzer selbst auswerten?

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Der Artikel nennt keine Preise. Lassen Sie sich diese Posten einzeln bestätigen: den Testexport vor Vertragsschluss, den Export im Prüfungsfall, den Archivzugriff nach Vertragsende, die Auswertungen je Arbeitsplatz und den Aufwand bei einer anderen Feldaufteilung für die Steuerberatung. Klären Sie, ob der Export im laufenden Entgelt enthalten ist.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Der Export besteht aus PDF-Berichten; die GoBD nennen die Umwandlung in ein PDF-Format als Beispiel für eine unzulässige Verringerung der maschinellen Auswertbarkeit (Rz. 129).
• Der Abschluss enthält keine Start- und End-ID, sodass sich die Summe nicht auf Einzelbewegungen zurückführen lässt.
• Der Zeitraumsexport ist auf das laufende Jahr begrenzt.
• Auswertungen sind im Anbieterportal sichtbar, aber nicht ausgebbar.
• In Österreich lässt sich der Monatsbeleg nicht ausdrucken oder das Protokoll nicht im vorgegebenen Format ausgeben.

Welche Berichte für welchen Betrieb

Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung, keine Marktaussage.

Betrieb	Was am meisten zählt	Naheliegender Bericht
Einzelhandel mit Bar- und Kartenzahlung	Zahlartsummen und Kassenstand	Tagesabschluss mit Zahlartsummen und Zählprotokoll
Gastronomie mit Tischservice	Einzelbewegungen mit Positionen und Storno	DSFinV-K-Export oder Positionsbericht
Betrieb in Österreich	Protokollexport und Belegkette	Datenerfassungsprotokoll, Monats- und Jahresbeleg
Betrieb in der Schweiz	Buchungsbelege und Lesbarkeit über zehn Jahre	Belegarchiv mit reproduzierbarem Tagesabschluss
Betrieb mit mehreren Standorten	Abschluss je Kasse, Standortstammdaten	Abschluss je Kasse mit Standortkennung

So prüfen Sie die Berichte in fünf Schritten

1. Legen Sie fest, welcher Adressat welchen Bericht bekommt: Steuerberatung, Tagesgeschäft, Controlling.
2. Verlangen Sie einen Testexport aus Ihren eigenen Daten, nicht aus einer Vorführdatenbank.
3. Vergleichen Sie ihn mit der Feldliste der Tabellen oben und mit der Dateiliste der DSFinV-K.
4. Öffnen Sie den Export in einem Prüfwerkzeug und rechnen Sie eine Tagessumme nach.
5. Halten Sie Format, Zeitraum, Preis und Archivzugriff im Vertrag fest; die Checkliste für die Datenherausgabe zeigt, was beim Anbieterwechsel gilt.

Die Grundlagen des Exports stehen in DSFinV-K: Was die Kassenschnittstelle enthalten muss, der Zugriff der Prüfer in Z1, Z2, Z3 und die Fristen in Aufbewahrungsfristen für Kassendaten. Für den Alltag: Tagesabschluss an der Kasse, Z-Bon und Datenübergabe an die Buchhaltung.