Typische Fehler bei der Kassenwahl und wie Sie sie vermeiden
Kurz gesagt
Dieser Artikel nennt zehn Fehler bei der Auswahl einer Kasse, jeweils mit einer Prüfung vor dem Vertragsschluss: Gesamtkosten statt Monatspreis, Nachweis der Sicherheitseinrichtung für Ihr Land, Vertragslaufzeit, Datenexport, Offlinebetrieb, Zubehör, Probebetrieb und Support. Die Liste ist eine redaktionelle Zusammenstellung, keine Häufigkeitsstatistik.
Das Wichtigste
- Jeder der zehn Fehler hat eine konkrete Prüfung, die Sie vor dem Vertragsschluss erledigen können.
- Das Rechenbeispiel zeigt mit angenommenen Zahlen, dass ein niedrigerer Monatspreis über 36 Monate teurer sein kann (Beispiel: 2.966 gegen 2.304 Euro).
- Was in Ihrem Land für Kassen, Belege und Aufbewahrung gilt, steht in den Länderartikeln, nicht in dieser Liste.
- Alle Preise im Artikel sind erfundene Annahmen in Euro ohne Umsatzsteuer und keine Preise eines Anbieters.
Wer eine Kasse auswählt, trifft eine Entscheidung mit Vertragslaufzeit, Hardware und Daten, die bei einem späteren Wechsel mitgenommen werden müssen. Die folgende Zusammenstellung geht von den Prüfpunkten der Auswahlartikel dieses Verzeichnisses aus. Sie ordnet jedem Fehler eine Prüfung zu, die Sie vor der Unterschrift erledigen.
Zehn Fehler und die Prüfung dazu
Die Reihenfolge ist keine Rangfolge. Die Auswahl und Reihenfolge der Fehler ist redaktionell; die Liste sagt nichts darüber, wie oft ein Fehler vorkommt.
| Nr. | Fehler | Mögliche Folge | Diese Prüfung vermeidet ihn |
|---|---|---|---|
| 1 | Nur den Monatspreis vergleichen | Einmalkosten, Hardware und Zusatzleistungen fehlen im Vergleich | Gesamtkosten über Ihre geplante Nutzungsdauer rechnen (Gesamtkosten einer Kasse berechnen) |
| 2 | Ohne Anforderungsliste Angebote einholen | Angebote lassen sich nicht vergleichen, Wichtiges fehlt | Muss- und Kann-Kriterien schriftlich festlegen (Anforderungskatalog erstellen) |
| 3 | Die Eignung für das eigene Land nicht nachweisen lassen | Nachrüstung oder Ersatz kann nötig werden | Schriftlich bestätigen lassen, für welches Land und welche Betriebsart die Kasse vorgesehen ist, und den Nachweis zur Sicherheitseinrichtung ins Angebot aufnehmen (TSE in Deutschland, Signatur- oder Siegelerstellungseinheit in Österreich); was Ihr Land verlangt, steht in TSE-Pflicht und Registrierkassenpflicht in Österreich |
| 4 | Laufzeit und Kündigung übersehen | Verlängerung oder lange Bindung, obwohl die Kasse nicht passt | Laufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist im Vertrag notieren (Kassenvertrag prüfen) |
| 5 | Keinen Weg zu den eigenen Daten festschreiben | Beim Wechsel fehlen Daten oder der Export kostet extra | Format, Frist und Preis des Exports in den Vertrag aufnehmen (Datenexport im Kassenvertrag) |
| 6 | Den Betrieb ohne Internet nicht testen | Bei Netzausfall steht die Kasse oder funktioniert eingeschränkt | Netz trennen und einen Verkauf durchspielen (Kasse ohne Internet) |
| 7 | Zubehör und Kartenterminal nicht mitprüfen | Drucker, Scanner, Waage oder Terminal passen nicht zur Kasse | Kompatibilitätsliste vom Anbieter verlangen (Kassenhardware auswählen, Kasse mit integrierter Kartenzahlung) |
| 8 | Ohne Probebetrieb entscheiden | Die Bedienung passt nicht zu Ihrem Ablauf | Mit eigenen Artikeln und Ihren wichtigsten Abläufen testen (Kasse testen) |
| 9 | Support und Erreichbarkeit offen lassen | Bei einer Störung ist unklar, wer wann hilft | Zeiten, Kanäle und Reaktionszeiten schriftlich erfragen (Support prüfen) |
| 10 | Nur für heute kaufen | Eine zweite Kasse, ein zweiter Standort oder ein Online-Verkauf sprengen die Lizenz | Preis und Bedingungen für eine zweite Kasse und weitere Benutzer ins Angebot schreiben lassen |
Ein Rechenbeispiel zu Fehler 1
Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen, alle Beträge in Euro ohne Umsatzsteuer, Nutzungsdauer 36 Monate. Nicht enthalten sind Zahlungsgebühren, Bonrollen, die Kosten der Sicherheitseinrichtung für Ihr Land, der Datenexport zum Vertragsende und ein möglicher Restwert der gekauften Hardware.
| Posten | Angebot A (Miete) | Angebot B (Kauf) |
|---|---|---|
| Monatsgebühr Software | 49 | 29 |
| Monatsmiete Terminal bzw. Support-Paket | 15 | 12 |
| Einrichtung einmalig | 0 | 590 |
| Hardware einmalig | 0 | 900 |
| Monatlich zusammen | 64 | 41 |
| Gesamt über 36 Monate | 36 × 64 = 2.304 | 36 × 41 + 590 + 900 = 2.966 |
Angebot B wirkt mit 41 gegen 64 Euro im Monat günstiger und ist über 36 Monate um 662 Euro teurer. Im Beispiel liegt B erst ab dem 65. Monat vorn, denn die Einmalkosten von 1.490 Euro gleichen den Monatsvorteil von 23 Euro erst nach 1.490 ÷ 23 ≈ 64,8 Monaten aus. Rechnen Sie deshalb mit mindestens zwei Zeiträumen.
So gehen Sie vor
- Legen Sie vor der ersten Anfrage Ihre Anforderungen fest (Fehler 2) und bitten Sie jeden Anbieter um ein Angebot mit allen Einmal- und Monatskosten (Fehler 1, 10).
- Lassen Sie sich Ländernachweis, Vertragslaufzeit, Datenexport und Supportzeiten schriftlich bestätigen (Fehler 3 bis 5, 9).
- Testen Sie die Kasse mit eigenen Artikeln, ohne Netz und mit dem Zubehör, das Sie kaufen würden (Fehler 6 bis 8).
- Vergleichen Sie die Angebote in einer Tabelle (Kassenangebote vergleichen) und fragen Sie offene Punkte nach (Fragen an Kassenanbieter).