Veraltete Kasse: Woran Sie den Ersatzbedarf erkennen
Kurz gesagt
In Deutschland muss ein Kassensystem oder eine Registrierkasse durch eine zertifizierte TSE geschützt sein; die offene Ladenkasse ist ausgenommen. Fehlt sie, ist Nachrüstung oder Ersatz nötig. In Österreich ist bei einer Registrierkasse mit Registrierkassenpflicht die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit zu ersetzen, wenn ihre Wiederinbetriebnahme nicht mehr möglich ist. Alter oder fehlende Updates sind betriebliche Anlässe.
Das Wichtigste
- Deutschland: Kassensysteme und Registrierkassen als elektronische Aufzeichnungssysteme brauchen eine zertifizierte TSE (§ 146a Abs. 1 AO, § 1 Abs. 1 KassenSichV); die offene Ladenkasse ohne solches System fällt nicht darunter.
- Deutschland: Nicht aufrüstbare Registrierkassen, angeschafft nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 und konform zum BMF-Schreiben vom 26. November 2010, durften nur bis 31. Dezember 2022 ohne TSE weiterlaufen (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO).
- Österreich, Registrierkasse mit Registrierkassenpflicht: Ist die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit nicht wieder in Betrieb zu nehmen, ist eine neue zu beschaffen und zu registrieren (§ 17 Abs. 7 RKSV).
- Regelfristen für aufbewahrte Kassendaten: Deutschland 10, 8 oder 6 Jahre je nach Unterlage (§ 147 Abs. 3 AO), Österreich 7 Jahre (§ 132 Abs. 1 BAO), Schweiz 10 Jahre für Buchführungspflichtige nach Art. 957 OR (Art. 958f Abs. 1 OR); längere Fristen sind möglich.
Eine Kasse kann aus drei Gründen ersetzungsreif sein: Sie erfüllt eine gesetzliche Anforderung nicht mehr, der Hersteller stützt sie nicht mehr, oder sie passt nicht mehr zum Betrieb. Nur der erste Grund ist eine Rechtsfrage. Die beiden anderen entscheiden Sie nach Vertrag und Betriebsablauf.
Worauf es ankommt
Prüfen Sie zuerst die rechtlichen Zeichen, weil sie keinen Spielraum lassen, und danach die technischen und betrieblichen. Das Alter in Jahren ist für die rechtliche Prüfung kein Merkmal: § 146a Abs. 1 AO verlangt von einem elektronischen Aufzeichnungssystem Einzelaufzeichnung und den Schutz durch eine zertifizierte TSE, nennt aber kein Höchstalter. Wer die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem führt, fällt nicht unter diese Vorschrift.
Rechtliche Zeichen nach Land
Die Tabelle nennt für Deutschland und Österreich Zeichen, die auf eine nicht mehr erfüllte Pflicht hindeuten, und für alle drei Länder die Aufbewahrung. Ein Treffer ist ein Anlass, den Hersteller und Ihre Steuerberatung zu fragen; er beweist keinen Verstoß.
| Zeichen | Land und Grundlage | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Kasse hat keine TSE und ist vor 2020 angeschafft | Deutschland, Kassensystem oder Registrierkasse (§ 1 Abs. 1 KassenSichV): § 146a Abs. 1 AO gilt für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019. Nicht aufrüstbare Registrierkassen, angeschafft nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020, die dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 entsprachen, durften nur bis 31. Dezember 2022 ohne TSE weiterlaufen (Art. 97 § 30 Abs. 1 und 3 EGAO). Die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem ist nicht erfasst | Ist eine zertifizierte TSE eingebunden? Bestätigt der Hersteller schriftlich, dass Ihr Modell eine TSE anbinden kann? |
| TSE fällt wiederholt aus und der Anbieter behebt es nicht | Deutschland, elektronisches Aufzeichnungssystem: Bei einem Ausfall nur der TSE beanstandet die Finanzverwaltung den Weiterbetrieb nicht, wenn die Ursache unverzüglich behoben wird; Ausfallzeiten und Grund sind zu dokumentieren (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 1.14.1 bis 1.14.4) | Wie oft war die TSE ausgefallen, und gibt es eine dokumentierte Behebung? Siehe TSE fällt aus |
| Kasse kann keinen DSFinV-K-Export erzeugen | Deutschland, Kassensystem oder Registrierkasse als elektronisches Aufzeichnungssystem: Die einheitliche digitale Schnittstelle (§ 4 KassenSichV) regelt den standardisierten Datenexport für Kassen-Nachschau und Außenprüfung; für Kassensysteme gilt die DSFinV-K (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 2.3). Das BZSt nennt Version 2.3 für Aufzeichnungen ab 1. Juli 2022 als ausreichend | Unterstützt das System Version 2.3 oder 2.4? Wurde ein Export einmal erfolgreich erzeugt? |
| Hersteller lässt Altdaten nicht mehr auslesen | Deutschland, aufbewahrungspflichtige Unterlagen nach § 147 Abs. 1 AO: Regelfristen von 10, 8 oder 6 Jahren je nach Unterlage; bei Datenträgern müssen die Daten bis Fristende jederzeit verfügbar sein und maschinell ausgewertet werden können (§ 147 Abs. 2 und 3 AO) | Kann das alte System seine Daten noch exportieren? Wer hält sie nach dem Wechsel vor? Siehe Altdaten beim Kassenwechsel |
| Datenerfassungsprotokoll lässt sich nicht exportieren | Österreich, Registrierkasse nach der RKSV: Das Datenerfassungsprotokoll muss seit 1. April 2017 jederzeit im vorgegebenen JSON-Exportformat auf einen externen Datenträger exportierbar sein (§ 7 Abs. 5 RKSV) | Gelingt der Export heute? Wurde die vierteljährliche Datensicherung nach § 7 Abs. 3 RKSV gemacht? |
| Signatur- oder Siegelerstellungseinheit ist nicht mehr betriebsfähig | Österreich, Registrierkasse nach der RKSV: Ist die Wiederinbetriebnahme nicht mehr möglich, ist eine neue Einheit zu beschaffen und zu registrieren (§ 17 Abs. 7 RKSV); der dauerhafte Ausfall ist über FinanzOnline oder beim zuständigen Finanzamt bekannt zu geben (§ 17 Abs. 1 RKSV) | Welche Einheit ist verbaut, und liefert der Anbieter Ersatz? Siehe Ausfall von Kasse oder Signatureinheit |
| Altdaten sind nicht mehr lesbar | Österreich: Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre und darüber hinaus so lange aufzubewahren, wie sie für anhängige Abgabenverfahren von Bedeutung sind; auf Datenträgern nur, wenn die vollständige Wiedergabe bis Fristende jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 1 und 2 BAO). Schweiz, für Geschäftsbücher und Buchungsbelege der nach Art. 957 OR Buchführungspflichtigen: zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres, jederzeit wieder lesbar machbar (Art. 958f Abs. 1 und 3 OR) | Bleiben die Daten im neuen System oder in einem Export lesbar? |
Welche Zertifizierungsdauer eine TSE hat und was bei deren Ende gilt, steht in TSE-Zertifikat läuft ab.
Technische und betriebliche Zeichen
Die folgenden Zeichen sind eine redaktionelle Einschätzung. Sie benennen Prüffragen, keine Marktlage.
| Zeichen | Prüffrage | Was Sie tun |
|---|---|---|
| Supportzusage endet oder fehlt | Steht im Vertrag ein Datum, bis zu dem der Anbieter Fehler behebt und Updates liefert? | Schriftliche Auskunft verlangen; Servicezusagen nach Support und Service prüfen bewerten |
| Betriebssystem ohne Herstellersupport | Nennt der Hersteller des Betriebssystems ein Support-Ende für die verwendete Version? | Datum beim Hersteller des Betriebssystems nachlesen und mit dem Kassenanbieter abgleichen |
| Hardware nicht mehr lieferbar | Gibt es Ersatz für Bondrucker, Schublade und Scanner? | Ersatzteilzusage erfragen |
| Anbindungen funktionieren nicht mehr | Sprechen Kartenterminal, Waage und Buchhaltung noch mit der Kasse? | Schnittstellen der Kasse prüfen |
| Kein Betrieb ohne Internet | Was passiert bei einem Netzausfall? | Kasse ohne Internet prüfen |
| Bedienung bremst den Betrieb | Wie viele Handgriffe braucht ein Standardverkauf, und wie lange dauert die Einarbeitung? | Beide Werte mit einer Stoppuhr an der Kasse messen |
Ersatzcheck in drei Stufen
- Stufe A, rechtlich: Gehen Sie die Tabelle für Ihr Land durch. Jeder Treffer geht an den Hersteller, mit der Bitte um eine schriftliche Antwort und ein Datum.
- Stufe B, vertraglich: Klären Sie Supportdauer und Ersatzteile. Fehlt eine Zusage, planen Sie den Wechsel mit Frist.
- Stufe C, betrieblich: Messen Sie Bedienzeit und Ausfallhäufigkeit über einen Monat, bevor Sie Anforderungen für das neue System festlegen (Anforderungskatalog erstellen).
Was beim Wechsel zu beachten ist
Sichern Sie die Daten des alten Systems, bevor Sie es abschalten, und prüfen Sie, ob der Export lesbar ist. In Deutschland ist die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten (Satz 2). In Österreich ist die Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung ohne unnötigen Aufschub über FinanzOnline oder beim für die Umsatzsteuer zuständigen Finanzamt bekannt zu geben (§ 17 Abs. 1 RKSV). Die Schritte stehen in der Wechsel-Checkliste und für Österreich in Registrierkasse wechseln.