Gebrauchte Kasse kaufen: Risiken und Prüfpunkte

Die gesetzlichen Pflichten einer Kasse richten sich an den Betrieb, der sie nutzt, nicht an den Vorbesitzer. Beim Gebrauchtkauf entstehen sie neu für Sie, und es kommen Fristen hinzu: die Kassenmeldung in Deutschland, die Registrierung in Österreich. Die Abschnitte unten ordnen die Prüfpunkte nach Ländern, die Checkliste am Ende führt sie zusammen.

Was beim Gebrauchtkauf anders ist

Die Tabelle fasst zusammen, welche Landespflicht beim Kauf eines gebrauchten Kassensystems neu auf Sie zukommt. Sie nennt je Zeile das System, das die Pflicht auslöst, und die Ausnahme.

Land	Was beim Gebrauchtkauf gilt	Grundlage
Deutschland	Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem nach § 146a AO erfasst, braucht auch für ein Gebrauchtgerät eine zertifizierte TSE und Belegausgabe; die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem ist ausgenommen	§ 146a Abs. 1 und 2 AO
Österreich	Für eine Registrierkasse gelten Registrierkassenpflicht, Sicherheitseinheit und Registrierung, sobald die Umsatzgrenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO zutreffen; das Alter des Geräts nennt das Gesetz nicht als Kriterium	§ 131b BAO, RKSV
Schweiz	Der OR verlangt Buchführung und zehnjährige Aufbewahrung der Geschäftsdaten; eine Zertifizierung der Kasse nennt dieser Artikel nicht, weil der OR sie nicht vorsieht	Art. 957 ff. OR

Die Zeilen gelten je für sich: Wer unter den Grenzen bleibt oder ohne elektronisches Aufzeichnungssystem arbeitet, hat die Zertifizierungsfragen nicht, wohl aber die Fragen zu Altdaten und Lizenzen.

Deutschland: TSE-Zertifizierung und Meldefrist prüfen

Ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO, also ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder eine Registrierkasse, muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein; das gilt unabhängig davon, wann das Gerät gebaut wurde, und die offene Ladenkasse bleibt ausgenommen (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO). Die Zertifizierung der TSE ist fortlaufend aufrechtzuerhalten (§ 146a Abs. 3 Satz 2 AO).

Die Zertifizierungs-ID einer TSE trägt das Format BSI-K-TR-nnnn-yyyy oder BSI-K-TR-nnnn-yyyy-MA-ZZ (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.2, Fassung des Änderungsschreibens vom 3. März 2025). Das BSI führt die zertifizierten TSE in einer öffentlichen Liste mit Zertifizierungs-ID, Prüfgegenstand, Antragsteller und Datum; am 13. Oktober 2026 zählte sie 30 Einträge.

Die Konformitätszertifizierung einer TSE gilt nach der BSI-Technischen Richtlinie TR-03153-1 im Regelfall höchstens acht Jahre (Kapitel 8.1.1). Ein Beispiel: Der Eintrag BSI-K-TR-0393-2020 ist am 20. Februar 2020 ausgestellt und bis 19. Februar 2028 gültig. Bei einer gebrauchten TSE bleibt also weniger Restlaufzeit; fragen Sie, wie der Hersteller die Zertifizierung auch nach diesem Datum sichert. Zusätzlich trägt jedes Zertifikat der TSE ein Gültigkeitsende (notAfter) nach RFC 5280, Abschnitt 4.1.2.5; dieses Zertifikatsfeld entnehmen Sie den Zertifikaten der TSE oder den Herstellerunterlagen.

Beim Gerät selbst trennen Sie zwei Fälle. Registrierkassen, die nach dem 25. November 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 entsprechen und bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, durften nur bis 31. Dezember 2022 ohne TSE weiterverwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Ein solches Gebrauchtgerät scheidet für aufzeichnungspflichtige Betriebe damit aus. Jüngere Systeme prüfen Sie darauf, ob sie eine TSE aufnehmen können; Einzelheiten nennt TSE-Pflicht: Wer braucht eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung?.

Als Käufer sind Sie meldepflichtig: Die Anschaffung eines elektronischen Aufzeichnungssystems ist binnen eines Monats über Mein ELSTER zu melden (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO); das Meldeverfahren steht seit 1. Januar 2025 zur Verfügung (BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024). Der Kauf einer gebrauchten Kasse ist eine Anschaffung in diesem Sinne. Gemietete und geleaste Systeme stehen angeschafften gleich, gemeldet wird dann der Beginn der Zurverfügungstellung (AEAO zu § 146a, Nr. 1.16.2.6). Jede Meldung enthält alle elektronischen Aufzeichnungssysteme der Betriebsstätte (Nr. 1.16.1.4).

Österreich: eigene Einheit und Registrierung

In Österreich entscheiden die Umsatzgrenzen, ob die RKSV-Pflichten überhaupt gelten: Registrierkassenpflicht besteht bei mindestens 15.000 Euro Jahresumsatz netto je Betrieb und Barumsätzen über 7.500 Euro netto im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO). Überschreitet Ihr Betrieb beide Grenzen, brauchen Sie eine funktionsfähige Sicherheitseinrichtung; das Gesetz nennt das Alter des Geräts nicht als Kriterium (Registrierkassenpflicht in Österreich).

Die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit können Sie nicht vom Vorbesitzer übernehmen. Das Zertifikat muss einen dem Unternehmer zugeordneten Ordnungsbegriff tragen, also Steuernummer, UID-Nummer oder Global Location Number (§ 15 Abs. 2 RKSV); die Einheit erwerben Sie selbst bei einem Vertrauensdiensteanbieter, die Kosten trägt der Unternehmer (§ 15 Abs. 1 RKSV). Nutzen mehrere Unternehmer eine Registrierkasse gemeinsam, ist das nur zulässig, wenn jeder Unternehmer ein ihm zugeordnetes Zertifikat verwendet und die Kasse ein gesondertes Datenerfassungsprotokoll (DEP) je Unternehmer führen kann (§ 5 Abs. 6 RKSV).

Nach dem Kauf registrieren Sie Einheit und Registrierkasse über FinanzOnline, spätestens binnen einer Woche nach Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung, und prüfen anschließend den Startbeleg (§ 6 Abs. 3 und 4 RKSV; Registrierkasse und Signatureinheit in FinanzOnline anmelden).

Altdaten: die Aufbewahrung bleibt beim Verkäufer

Die Kassendaten des Vorbesitzers sind seine buchführungsrechtlichen Unterlagen. In Deutschland gelten dafür zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für übrige Unterlagen (§ 147 Abs. 3 AO); der Verkauf des Geräts beendet diese Pflicht nicht. Bei einem Systemwechsel genügt für noch aufzubewahrende Daten, sofern noch nicht mit einer Außenprüfung begonnen wurde, nach Ablauf des fünften Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, eine Aufbewahrung ausschließlich auf einem maschinell lesbaren und maschinell auswertbaren Datenträger; für den Datenzugriff im Rahmen einer Außenprüfung genügt dann der Z3-Zugriff, also die Bereitstellung maschinell auswertbarer Daten (§ 147 Abs. 6 AO; GoBD Rz. 164). Die Frist der Aufbewahrung selbst ändert das nicht (§ 147 Abs. 3 AO).

Für Ihre Nutzung prüfen Sie vor dem Kauf zwei Dinge. Erstens, ob das System die Aufzeichnungen über die einheitliche digitale Schnittstelle bereitstellen kann; die Aufzeichnungen sind für Nachschauen und Außenprüfungen elektronisch verfügbar zu halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO), und als aktuelles Format führt das Bundeszentralamt für Steuern die DSFinV-K in der Version 2.4, wobei Version 2.3 genügt. Zweitens, ob die Altdaten vor der Übergabe exportiert und vom Gerät entfernt werden; das ist eine Bedingung, die Sie im Kaufvertrag festhalten, keine Pflicht, die aus dem Kauf folgt.

In Österreich sichert der Vorbesitzer sein DEP mindestens vierteljährlich auf ein externes elektronisches Medium und bewahrt es auf (§ 7 Abs. 3 RKSV, Aufbewahrung nach § 132 BAO). Bei planmäßiger Außerbetriebnahme erstellt er einen Schlussbeleg mit Betrag Null und bewahrt ihn mit dem gesicherten DEP auf (§ 17 Abs. 8 RKSV; BMF-Erlass BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.6.2). Sie starten mit einem neuen DEP und einem Startbeleg.

In der Schweiz gelten für buchführungspflichtige Betriebe zehn Jahre Aufbewahrung für Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR). Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können; Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Art. 958f Abs. 2 und 3 OR). Der Export der Daten aus der gebrauchten Kasse ist deshalb auch dort ein Prüfpunkt; Details zur Mehrwertsteuer nennt Schweizer MWST-Anforderungen an die Kasse prüfen.

Lizenzen: was der Vertrag regeln muss

Ob die Kassensoftware auf Sie übertragen werden darf, ob ein Cloud-Abo läuft und wer Support und Updates erbringt, bestimmt sich nach dem Vertrag, nicht aus den Kassenregeln. Verlangen Sie eine schriftliche Bestätigung zur Lizenzübernahme. Welche Klauseln Sie prüfen sollten, sammeln Kassenvertrag prüfen: Checkliste für Laufzeit und Kündigung und Datenexport und Datenhoheit im Kassenvertrag. Was sonst im Angebot fehlen kann, nennt Versteckte Kosten beim Kassensystem erkennen.

Checkliste für den Gebrauchtkauf

Die folgenden Punkte fassen die Abschnitte oben zusammen. Die Rechtsangaben gelten nur für das genannte Land und System.

Zertifizierung (Deutschland, elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO)

• Zertifizierungs-ID der eingebauten TSE (BSI-K-TR-nnnn-yyyy oder mit Zusatz -MA-ZZ) in der BSI-Liste gefunden.
• Gebrauchte TSE: Bestandteile nur so kombiniert, wie sie gemeinsam konformitätsgeprüft wurden, und Einhaltung der verbindlichen Betriebskonzepte bestätigt (TR-03153-1, Kap. 8.1.2 und 8.2.3).
• BSI-Eintrag zeigt die Zertifizierung; Restlaufzeit erfragt, denn eine Konformitätszertifizierung gilt im Regelfall höchstens acht Jahre (TR-03153-1, Kap. 8.1.1).
• System kann eine TSE aufnehmen; bei Anschaffungen nach dem 25. November 2010 bis Ende 2019 die abgelaufene Übergangsregel geprüft, die am 31. Dezember 2022 endete (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO).

Altdaten (alle drei Länder)

• Vorbesitzer exportiert seine Aufzeichnungen; Export und Löschung vom Gerät vor der Übergabe schriftlich vereinbart.
• Deutschland: Export nach DSFinV-K getestet; Österreich: Schlussbeleg und gesichertes DEP des Vorbesitzers erhalten (§ 17 Abs. 8 RKSV).

Lizenzen

• Schriftliche Bestätigung zur Übernahme der Softwarelizenz und der laufenden Abos vorliegt.
• Zuständigkeit für Support und Updates bis zu einem genannten Datum geklärt.

TSE-Gültigkeit

• Gültigkeitsende (notAfter nach RFC 5280, Abschnitt 4.1.2.5) der auslesbaren Zertifikate der TSE oder aus den Herstellerunterlagen ermittelt und mit der Restlaufzeit der BSI-Zertifizierung abgeglichen.
• Ersatz bei Ablauf oder Defekt samt Kosten und Frist im Vertrag geregelt.

Meldungen

• Deutschland: Kassenmeldung binnen eines Monats nach Anschaffung über Mein ELSTER vorbereitet (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO).
• Österreich: Registrierung über FinanzOnline binnen einer Woche nach Inbetriebnahme eingeplant (§ 6 Abs. 3 RKSV).