ERP für die Gastronomie: Warenwirtschaft hinter der Kasse
Kurz gesagt
In der Gastronomie hängt die Entscheidung weniger an der Größe als an zwei Merkmalen: wie viele Betriebe dieselbe Datenbasis brauchen und ob die Karte aus Rezepturen mit vielen Zutaten besteht. Als Ausgangsannahme genügt die Kasse mit Bestandsführung bei einem Betrieb und einfacher Karte; Rezepturen, mehrere Betriebe oder Firmenkunden sind Anlässe, Warenwirtschaft oder ERP zu prüfen.
Das Wichtigste
- Eine Kasse mit Bestandsführung bucht verkaufte Artikel ab; eine Rezeptur rechnet dagegen das Gericht in Zutaten um.
- Der dokumentierte IHK-Fall misst den Erfolg seiner Warenwirtschaft an Fehlbestand, Wareneinsatzquote und Verderb.
- Ein dokumentierter Fall der IHK Hannover (2019) nennt für sechs Restaurants und ein Gasthaus mit zusammen 2.485 Sitzplätzen 250.000 Euro für Hard- und Software und zwei Jahre Einführung, noch ohne alle Module.
- Die Tabelle des Artikels ist eine redaktionelle Orientierung nach Betriebszahl und Kartenkomplexität, keine Norm.
In der Gastronomie ist der Wareneinsatz eine der Zahlen, die den Ertrag bestimmen, und eine automatisierte, verkaufsbezogene Berechnung setzt voraus, dass Kasse und Lager Daten austauschen. Die Kasse sieht, was verkauft wurde. Was dafür aus dem Kühlhaus ging, sieht sie nur, wenn Rezepturen hinterlegt sind. Dort setzt die Warenwirtschaft hinter der Kasse an; ein ERP kommt hinzu, wenn weitere Bereiche mit denselben Daten arbeiten sollen.
Was die Kasse allein leistet und was nicht
Eine Kasse mit Bestandsführung bucht den verkauften Artikel vom Bestand ab: ein Bier, eine Flasche Wein, ein verpacktes Dessert. Bei Gerichten reicht das nicht, weil ein Gericht aus Zutaten besteht, die einzeln eingekauft, gelagert und verderben. Ob eine Kasse Rezepturen kennt, hängt vom einzelnen Produkt ab; wir treffen darüber keine allgemeine Aussage und empfehlen den Test an Ihrer Karte.
Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) beschreibt, dass das Lager-Modul eines ERP alle Funktionen von der Lagerung bis zum Umschlag umfasst und Informationslieferant für alle Artikelbestände ist. Für den Einkauf nennt sie Bestellvorschläge auf Basis festgelegter Parameter und die Rechnungseingangsprüfung. Das sind Aufgaben, die hinter der Kasse beginnen.
Ein dokumentierter Referenzfall
Die IHK Hannover hat 2018 und 2019 digitale Lösungen von Hotels und Gastronomiebetrieben dokumentiert. Ein Profil beschreibt die Gastronomie eines Zoos mit sechs Restaurants und einem Gasthaus, zusammen 2.485 Sitzplätzen, und 230 bis 250 Beschäftigten. Sie führte im November 2017 ein neues Kassensystem ein und verknüpfte es mit einer Warenwirtschaft mit Rezepturen. Aus den Rezepturen werden Wareneinsatz, Allergene und Nährwerte berechnet; hinzu kommen Bestellwesen, Wareneingangskontrolle, Inventur und Rechnungskontrolle. Als Erfolgsmaße nennt das Profil Fehlbestand, Wareneinsatzquote und Bruch oder Verderb.
Die Kosten des Falls: 250.000 Euro für Hard- und Software, insgesamt zwei Jahre Planung und Umsetzung, und nicht alle Module liefen zum Zeitpunkt der Erhebung. Der Betrieb ist ein großer Einzelfall von 2019 und kein Maßstab für ein Café; er zeigt, was passiert, wenn Rezepturen, Einkauf und Lager auf einmal digital werden. Welche Pflichten bei der Allergeninformation gelten, steht unter Allergenkennzeichnung in der Gastronomie.
Kasse, Warenwirtschaft oder ERP?
Die Tabelle ist eine redaktionelle Orientierung nach den beiden Merkmalen Betriebszahl und Kartenkomplexität; Grenzen sind Arbeitsannahmen, keine Schwellen. Ausgangsannahme für die Spalte „Kasse“ ist eine Kasse mit Artikelbestand ohne Rezepturverwaltung.
| Lage | Kasse mit Bestandsführung | Warenwirtschaft mit Rezepturen | ERP |
|---|---|---|---|
| Ein Betrieb, Getränke und wenige Standardgerichte | genügt häufig; Bestand folgt dem verkauften Artikel | nur, wenn der Wareneinsatz stark schwankt | voraussichtlich nicht nötig |
| Ein Betrieb, frisch gekocht, Karte wechselt häufig | die Zutaten fehlen | prüfen: Rezepturen, Zutatenbestand, Bestellvorschläge | nur, wenn Vorgänge außerhalb der Gastronomie dazukommen |
| Ein Betrieb mit Catering oder Firmenkunden | deckt den Thekenverkauf; Angebote nur, wenn das Produkt sie kann (in der Demo prüfen) | prüfen für Einkauf und Wareneinsatz | prüfen: Angebot, Auftrag und Rechnung als Vorgang |
| Zwei bis fünf Betriebe, dieselbe Karte | Preise und Artikel je Kasse | zentrale Rezepturen und Preise | prüfen, wenn Einkauf und Buchhaltung gemeinsam laufen |
| Mehrere Betriebe mit eigener Küche, Verwaltung und Lieferanten | Funktionsumfang für mehrere Betriebe prüfen | zentral nötig | prüfen, wenn Gesellschaften getrennt buchen (Mandanten) |
Lesehilfe: Rezepturen sind der Wendepunkt zwischen Kasse und Warenwirtschaft; Vorgänge außerhalb der Theke und mehrere Gesellschaften sind der Wendepunkt zum ERP. Das ist eine Einschätzung, die Sie an Ihrem Betrieb prüfen müssen.
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung (erfundene Zahlen): Ein Restaurant erzielt im Monat netto 40.000 Euro Speiseumsatz bei netto 12.800 Euro Wareneinsatz. Die Quote beträgt 12.800 ÷ 40.000 = 32 Prozent. Jeder Prozentpunkt weniger Wareneinsatz entspricht bei gleichem Umsatz 400 Euro im Monat, also 4.800 Euro im Jahr. Ob eine Warenwirtschaft die Quote tatsächlich senkt, zeigt erst der Vergleich vor und nach der Einführung. Wie die Quote berechnet wird, steht unter Wareneinsatz berechnen.
Typische Fehler
- Die Karte nicht vorher ordnen. Rezepturen setzen einheitliche Zutaten und Mengen voraus; ohne sie bleibt die Auswertung ungenau.
- Das Inventurergebnis nicht gegen den Soll-Bestand halten. Erst der Vergleich macht Schwund sichtbar (Inventur durchführen).
- Alles auf einmal starten. Der IHK-Fall lief nach zwei Jahren noch nicht mit allen Modulen; beginnen Sie mit Kasse, Rezepturen und Inventur.
- Eine Kasse nach dem Verkaufsablauf allein wählen. Prüfen Sie auch, welche Daten sie an die Warenwirtschaft weitergibt (Kasse mit ERP verbinden).
Nächste Schritte
- Zählen Sie Gerichte und Zutaten Ihrer Karte und notieren Sie, wie oft sie wechselt.
- Messen Sie einen Monat lang den Wareneinsatz und das, was Sie wegwerfen.
- Ordnen Sie Ihren Betrieb in die Tabelle ein und stellen Sie in der Demo die Frage, was beim Verkauf eines Gerichts im Zutatenbestand passiert.
- Vergleichen Sie mit den Anforderungen unter Kassensystem für die Gastronomie und gehen Sie bei Bedarf zu ERP auswählen über. Den Unterschied der Systemarten erklärt Warenwirtschaft oder ERP.