ERP im Einzelhandel: Funktionen, die Sie wirklich brauchen
Kurz gesagt
Ein Einzelhändler sollte ein ERP nach seinen Ladenprozessen auswählen, nicht nach der Funktionsliste des Anbieters. Als Ausgangsannahme, die Sie anpassen müssen, gehören Artikelstamm, Bestand, Bestellvorschläge, Wareneingang und der Abgleich mit Kasse und Shop zum Start; Mehrstandort-Funktionen und Auswertungen folgen später. Die Checkliste in diesem Artikel ordnet jede Funktion einem Prozess zu.
Das Wichtigste
- Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) nennt Vertrieb, Einkauf und Logistik als Hauptmodule des kleinsten Umfangs; Umfang und Benennung unterscheiden sich je Anbieter.
- Automatische Disposition ist nach derselben Studie vor allem wichtig, wenn sich das Artikelvolumen mit Tabellen nicht mehr fehlerfrei bewältigen lässt.
- Das Kompetenzzentrum Handel (2021) nennt als Nutzen einer Warenwirtschaft die Koordination mehrerer Verkaufskanäle und weitergegebene Preisänderungen.
- Welche Funktionen Sie zum Start brauchen, ist eine Frage Ihrer Prozesse; die Prioritäten der Checkliste sind eine redaktionelle Ausgangsannahme.
Angenommen, Ihre Kasse erfasst die Verkäufe und weitere Aufgaben laufen in Tabellen daneben. Ob ein ERP dort ansetzt, zeigt sich nicht an der Größe des Ladens, sondern an den Prozessen zwischen Bestellung und Retoure. Der Artikel geht diese Prozesse durch. Die Definition des Begriffs steht unter Was ist ein ERP-System?.
Worauf es im Handel ankommt
Der Handel verkauft Ware, die er nicht selbst herstellt. Die Kernfragen sind deshalb: Was ist da, was fehlt bald, was wurde zu welchem Preis eingekauft, und stimmt der Preis in allen Kanälen? Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) führt für den Vertrieb Angebote, Aufträge, Ausgangsrechnungen und Gutschriften als übliche Funktionen auf, für den Einkauf Anfragen, Bestellungen, Bestellvorschläge und die Rechnungsprüfung, für das Lager die Bestands- und Bewegungsführung. Das Kompetenzzentrum Handel (ibi research, 2021) ergänzt den Mehrkanal-Aspekt: Onlineshop, Marktplatz und Filiale lassen sich an dasselbe System anbinden, Preisänderungen können an die Kanäle weitergegeben werden.
Beide Quellen stellen fest, dass Funktionsumfang und Bezeichnung zwischen Anbietern abweichen. Beschreiben Sie darum, wie der Prozess ablaufen soll, nicht welche Funktion Sie wollen; der Leitfaden rät, Anforderungen am gewünschten Ergebnis festzumachen.
Checkliste: Funktion und Ladenprozess
Ausgangsannahme der Tabelle: ein Fachgeschäft mit einem bis drei Standorten, Sortiment mit Varianten und eine Kasse, die den Verkauf erfasst. „Zum Start“ und „Später“ sind redaktionelle Einschätzungen und keine Norm; verschieben Sie sie nach Ihrem Betrieb.
| Funktion | Ladenprozess, den sie abdeckt | Start | Prüffrage in der Demo |
|---|---|---|---|
| Artikelstamm mit Varianten | Ein Hemd in drei Größen und zwei Farben wird einmal angelegt, die Kasse übernimmt es | Zum Start | Wie lege ich 50 Varianten an, ohne 50 Einzelartikel zu tippen? |
| Barcode und GTIN | Ware wird beim Wareneingang gescannt statt abgetippt | Zum Start | Kann ich Lieferanten-Barcodes importieren? |
| Bestand je Lagerort | Laden und Lager getrennt, Mengen stimmen nach dem Verkauf | Zum Start | Wann ändert sich der Bestand: bei Bon oder bei Tagesabschluss? |
| Bestellvorschläge | Mindestmenge unterschritten, Liste je Lieferant | Zum Start, bei großem Sortiment | Nach welcher Regel entsteht ein Vorschlag, und kann ich sie ändern? |
| Wareneingang gegen Bestellung | Lieferung wird mit der Bestellung verglichen, Abweichung fällt auf | Zum Start | Wie sehe ich Fehlmengen? |
| Rechnungsprüfung | Lieferantenrechnung wird mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen | Später | Wo sehe ich Preisabweichungen? |
| Retouren und Gutschriften | Kunde bringt Ware zurück, Bestand und Erlös werden korrigiert | Zum Start | Wird die Ware wieder verkaufsfähig gebucht oder ausgebucht? |
| Preis- und Aktionspflege | Aktionspreis gilt für Laden und Shop zugleich und endet am Stichtag | Zum Start | Wie ändere ich 200 Preise auf einmal? |
| Anbindung Kasse und Shop | Verkauf im Laden mindert den Bestand im Shop (Kasse und ERP) | Zum Start, wenn Shop vorhanden | Wie schnell kommt der Bestand an, und was passiert bei Ausfall? |
| Umlagerung zwischen Standorten | Ware wandert vom Lager in die Filiale | Später | Gibt es einen Umlagerbeleg mit Gegenbuchung? |
| Inventur | Zählung und Differenzen (Inventur mit ERP) | Zum Start | Kann ich nach Regal oder Lagerort zählen? |
| Auswertung nach Artikel und Warengruppe | Abverkauf, Marge, Ladenhüter | Später | Welche Berichte sind im Standard enthalten? |
Funktionen, die in keiner Zeile einen Ladenprozess finden, bringen Ihnen voraussichtlich nichts und kosten Konfiguration. Das gilt auch für Module, die Ihr Anbieter in der Demo gut zeigt.
So sieht das im Alltag aus
Beispiel (erfunden): Ein Sportfachgeschäft bestellt Laufschuhe bei zwei Lieferanten. Die Lieferung kommt, 36 von 40 Paaren sind da. Ohne Prüfung gegen die Bestellung fällt die Differenz erst bei der Inventur auf. Mit einem Wareneingang gegen Bestellung steht sie am selben Tag in der Liste, und die Nachlieferung lässt sich anmahnen. Der Gewinn liegt hier im Zeitpunkt, nicht im Werkzeug: Die Lücke wird erkannt, solange der Lieferant sie noch klären kann. Ursachen für Bestandsabweichungen im Laden beschreibt Warenschwund und Inventurdifferenzen.
Typische Fehler bei der Funktionswahl
- Mit der Funktionsliste des Anbieters beginnen. Starten Sie mit Ihren Abläufen und beschreiben Sie das Ergebnis, das Sie brauchen.
- Die Kasse mitdenken vergessen. Prüfen Sie, welche Daten in welche Richtung fließen, bevor Sie ein Modul wählen (Kasse mit ERP verbinden).
- Alles zum Start verlangen. Bei den Funktionen, die Ihr Betrieb noch nicht braucht, lassen Sie sich die Erweiterbarkeit zusichern, statt sie jetzt zu bezahlen. Die Marktstudie rät, Wachstum und neue Geschäftsmodelle bei der Auswahl mitzubedenken.
- Die Stammdaten unterschätzen. Ohne gepflegte Artikeldaten hilft keine Funktion (Stammdaten im ERP).
Nächste Schritte
- Schreiben Sie vier Wochen lang auf, welche Aufgaben außerhalb der Kasse laufen.
- Ordnen Sie jede Aufgabe einer Zeile der Checkliste zu und streichen Sie Zeilen ohne Prozess.
- Fragen Sie in der Demo die Prüffragen der gewählten Zeilen ab und lassen Sie sich die Antwort am eigenen Beispielartikel zeigen.
- Ordnen Sie das Ergebnis in die Auswahl ein: ERP auswählen in sieben Schritten. Zur Kasse im Laden siehe Kasse im Einzelhandel.