Laden und Webshop: Zahlungen gemeinsam abwickeln
Kurz gesagt
Laden und Webshop erzeugen zwei Geldströme. Zusammenführen lassen sie sich auf drei Ebenen: im Vertrag, in einer gemeinsamen Auszahlung oder erst in der Buchhaltung. Sind die Zahlungsdienstleister beider Seiten in der Union niedergelassen, muss der Acquirer Ihnen je Kartenzahlung Referenz, Betrag und Entgelte mitteilen (Art. 1 Abs. 1 und Art. 12 Abs. 1 VO (EU) 2015/751); zusammenfassen darf er diese Angaben nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung, und der Vertrag darf eine regelmäßige, mindestens monatliche Bereitstellung vorsehen (Art. 12 Abs. 1 und 2).
Das Wichtigste
- Zusammenführen geht auf drei Ebenen: ein Vertrag für beide Kanäle, eine gemeinsame Auszahlung oder nur die Buchhaltung.
- EU, Deutschland und Österreich: Sind die Zahlungsdienstleister beider Seiten in der Union niedergelassen, muss der Acquirer je Kartenzahlung Referenz, Betrag in der Währung der Gutschrift und Entgelte mitteilen, Händlerentgelt und Interbankenentgelt gesondert; zusammenfassen darf er sie nur mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung (Art. 12 Abs. 1 und Art. 1 Abs. 1 VO (EU) 2015/751).
- Deutschland: Zahlungen für andere anzunehmen und abzurechnen ist das Akquisitionsgeschäft nur, wenn Sie mit dem Zahlungsempfänger vertraglich die Annahme und die Verarbeitung der Zahlungsvorgänge vereinbaren (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 und Abs. 35 ZAG); gewerbsmäßig oder in kaufmännischem Umfang braucht das die Erlaubnis der BaFin (§ 10 Abs. 1 ZAG). Die Entgegennahme fremden Geldes zur Weitergabe an den Verkäufer ohne Zahlungskonto auf den Namen des Zahlers oder des Zahlungsempfängers ist das Finanztransfergeschäft (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 ZAG), ebenso erlaubnispflichtig. Österreich: Konzession der FMA für beide Geschäfte (§ 1 Abs. 1, Abs. 2 Z 5 und Z 6, § 7 Abs. 1 ZaDiG 2018).
- Die Ausnahme für Handelsagenten (in Deutschland für einen Zentralregulierer oder Handelsvertreter) verlangt nach § 2 Abs. 1 Nr. 2 ZAG und § 3 Abs. 3 Z 2 ZaDiG 2018, dass der Vermittler aufgrund einer Vereinbarung befugt ist, den Verkauf oder Kauf von Waren oder Dienstleistungen nur im Namen des Zahlers oder nur im Namen des Zahlungsempfängers auszuhandeln oder abzuschließen; ein tatsächlicher Vertragsabschluss ist nicht vorausgesetzt. Für den Fall, dass er für beide Seiten handelt, hält Erwägungsgrund 11 der Richtlinie (EU) 2015/2366 fest, dass die Ausnahme nur gelten sollte, wenn er zu keinem Zeitpunkt im Besitz der Kundengelder ist oder diese kontrolliert.
- Schweiz: Die WEKO hat Interchange-Obergrenzen für inländische Debitkarten im Präsenzgeschäft genehmigt (Visa am 18. Juli 2025, Mastercard am 6. Mai 2024); für das Distanzgeschäft nennen die Verfügungen keine.
- Barzahlungen aus dem Laden stehen im Kassenabschluss und erscheinen in keiner Kartenabrechnung.
Im Laden kassiert die Kundschaft am Terminal oder in bar, im Webshop über einen Zahlungsdienstleister. Beide Kanäle erzeugen Geld, das zu unterschiedlichen Zeitpunkten und in unterschiedlicher Höhe bei Ihnen eingeht.
Was eine gemeinsame Abrechnung ausmacht
Vier Punkte entscheiden, ob am Monatsende eine Zahl steht:
- Vertragspartner. Wer schuldet Ihnen die Auszahlung: ein Acquirer, zwei Acquirer oder eine Plattform?
- Zahlungsfluss. Wer zieht beim Kunden ein, und auf welches Konto geht das Geld?
- Auszahlung. In welchem Rhythmus und in welcher Höhe kommt es bei Ihnen an?
- Abstimmung. Wie ordnen Sie eine Auszahlungszeile einer Bestellung oder einem Kassenbon zu?
Eine „gemeinsame Abrechnung“ heißt nicht zwingend ein Vertrag: Zwei Verträge können in einer Auszahlung münden, ein Vertrag kann zwei Auszahlungskonten bespielen. Wann Kartenumsätze tatsächlich auf dem Konto sind, steht in Auszahlung von Kartenumsätzen. Barzahlungen aus dem Laden erscheinen in keiner Kartenabrechnung; sie stehen im Kassenabschluss.
Welche Wege es gibt
Kein Weg ist rechnerisch besser als ein anderer. Sie unterscheiden sich darin, wer Ihr Vertragspartner ist und wie viele Geldbewegungen Sie monatlich abstimmen.
| Weg | Vertragspartner | Wo die Kanäle zusammenkommen | Was Sie klären müssen | Wann passend |
|---|---|---|---|---|
| Ein Zahlungsdienstleister für beide Kanäle | ein Acquirer oder Zahlungsdienstleister | in einer Abrechnung und einer Auszahlung | umfasst der Vertrag beide Kanäle, und gelten je Kanal eigene Entgelte? | wenn beide Kanäle über einen Anbieter laufen sollen |
| Zwei Verträge, ein Auszahlungskonto | zwei Anbieter | auf einem Bankkonto, das beide bespielen | Auszahlungsrhythmus, Referenzfeld und Währung der Gutschrift | wenn die Kanäle getrennt bleiben sollen |
| Zwei Verträge, zwei Konten | zwei Anbieter | erst in der Buchhaltung, über ein Verrechnungskonto je Kanal | getrennter Ausweis und getrennte Auswertung | wenn Sie die Kanäle einzeln auswerten |
| Plattform als Zahlungsempfänger | der Betreiber des Marktplatzes oder des Checkouts | in dessen Abrechnung | Zulassung des Betreibers, Auszahlungsplan, Provision, Rückbuchungen | beim Verkauf über eine fremde Plattform |
| Rechnung, Vorkasse, Lastschrift | Ihr Kreditinstitut | nicht nötig, das Geld kommt direkt auf Ihr Konto | Zahlungsausfälle und Rückgaben | wenn Sie im Webshop ohne Kartenakzeptanz arbeiten |
Die Zeilen schließen sich nicht aus: Ein Betrieb kann im Laden über einen Acquirer kassieren, im Webshop über eine Plattform verkaufen und offene Rechnungen über die Hausbank einziehen. Wie Lastschrift im Laden funktioniert und welche Rückgaberisiken sie hat, steht in Lastschrift im Laden.
Was der Acquirer Ihnen je Zahlung melden muss
Im Anwendungsbereich der Verordnung (EU) 2015/751 übermittelt der Acquirer dem Zahlungsempfänger nach jeder kartengebundenen Zahlung drei Angaben: eine Referenz, mit der sich der Vorgang identifizieren lässt, den Betrag in der Währung der Gutschrift und die Höhe der Entgelte, Händlerentgelt und Interbankenentgelt gesondert (Art. 12 Abs. 1 Unterabsatz 1). Die Verordnung gilt für Vorgänge innerhalb der Union, bei denen die Zahlungsdienstleister beider Seiten in der Union niedergelassen sind (Art. 1 Abs. 1).
Diese Angaben darf der Acquirer nur zusammenfassen, wenn Sie dem vorher ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 12 Abs. 1 Unterabsatz 2). Für die Zuordnung ist die Referenz das entscheidende Feld; prüfen Sie vorher, was Sie danach noch je Zahlung erhalten.
Vertraglich darf eine regelmäßige, mindestens monatliche Bereitstellung vorgesehen werden, die Sie unverändert speichern und reproduzieren können (Art. 12 Abs. 2, gilt seit 9. Dezember 2015 nach Art. 18 Abs. 2). Für Kartenarten und -marken mit unterschiedlich hohen Interbankenentgelten schlüsselt der Acquirer die Händlerentgelte einzeln auf; eine Bündelung verlangen Sie schriftlich (Art. 9 Abs. 1). Wie sich die Entgelte zusammensetzen, steht in Kartenzahlungsgebühren.
Was gedeckelt ist, unterscheidet sich nach Land
In der EU sind die Interbankenentgelte für Verbraucherkarten gedeckelt, wenn die Zahlungsdienstleister beider Seiten dort niedergelassen sind. Als Grundregel gilt bei Debitkarten höchstens 0,2 Prozent des Transaktionswerts (Art. 3 Abs. 1) und bei Kreditkarten höchstens 0,3 Prozent (Art. 4 Satz 1). Für inländische Debitkartentransaktionen darf ein Mitgliedstaat eine niedrigere prozentuale Grenze mit festem Höchstbetrag vorschreiben oder ein Interbankenentgelt von höchstens 0,05 Euro je Transaktion gestatten (Art. 3 Abs. 2), für inländische Kreditkartentransaktionen eine niedrigere Grenze setzen (Art. 4 Satz 2). Firmenkarten, Bargeldabhebungen und echte Drei-Parteien-Systeme sind ausgenommen (Art. 1 Abs. 3). Gedeckelt ist das Interbankenentgelt, nicht das Händlerentgelt aus Ihrem Vertrag.
In der Schweiz setzen die Kartensysteme die Interchange-Sätze; die Wettbewerbskommission hat für inländische Debitkarten im Präsenzgeschäft Obergrenzen genehmigt:
| Genehmigung | Obergrenze für das Interchange | Wofür |
|---|---|---|
| Visa, Verfügung vom 18. Juli 2025 | Basisrate höchstens 0,2 Prozent; im Programm für alltägliche Ausgaben höchstens 0,12 Prozent bis CHF 300 und höchstens CHF 0.36 ab CHF 300; Jahresdurchschnitt höchstens 0,15 Prozent | V Pay und Visa Debit im Präsenzgeschäft |
| Mastercard, Verfügung vom 6. Mai 2024 | höchstens 0,12 Prozent bis CHF 300, höchstens CHF 0.30 ab CHF 300; lässt die WEKO oder eine Rechtsmittelinstanz für Visa eine höhere Rate zu, darf Mastercard dieselbe Rate gleichzeitig anwenden (Ziffer 7) | Maestro und Debit Mastercard im Präsenzgeschäft |
Beide Verfügungen betreffen Card-Present-Transaktionen; für das Distanzgeschäft im Webshop nennen sie keine Obergrenze. Visa verpflichtet sich, gegenüber seinen Acquirer-Kunden Best Practices zu erlassen, wonach jedem Händler nur die auf ihn entfallenden Interbankenentgelte belastet werden sollen, auch bei einer Bündelung (Blended Rate, Ziffer 8). Beide Regelungen gelten unbefristet. Visa kann bei wesentlichen Veränderungen der Rahmenbedingungen oder Marktverhältnisse erstmals ab 1. November 2028 eine Anpassung des Jahresdurchschnitts beantragen (Ziffer 9), Mastercard bei bestimmten veränderten Marktumständen erstmals ab 1. November 2030 (Ziffer 5); unabhängig davon darf Mastercard dieselbe höhere Rate wie Visa anwenden, sobald die WEKO oder eine Rechtsmittelinstanz sie für Visa zulässt (Ziffer 7). Kündbar sind die Regelungen mit sechs Monaten Frist erstmals per 1. Januar 2034 (Visa, Ziffer 11) und per 1. Januar 2033 (Mastercard, Ziffer 8).
Wer fremdes Geld annehmen darf
Für Ihre eigenen Verkäufe sind Sie Zahlungsempfänger (Art. 4 Nr. 9 der Richtlinie (EU) 2015/2366, PSD2); Acquiring ist der Dienst, den ein Zahlungsdienstleister Ihnen als Zahlungsempfänger schuldet (Art. 4 Nr. 44). Die Erlaubnispflicht trifft damit den Anbieter, nicht Ihren Verkauf.
Wer Zahlungen für andere annimmt und abrechnet, betreibt das Akquisitionsgeschäft nur, wenn er als Zahlungsdienstleister mit dem Zahlungsempfänger vertraglich die Annahme und die Verarbeitung der Zahlungsvorgänge vereinbart (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 und Abs. 35 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes, ZAG). Gewerbsmäßig oder in einem Umfang, der einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, braucht dieses Geschäft die Erlaubnis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (§ 10 Abs. 1 ZAG). Nehmen Sie fremdes Geld entgegen, um es an den Verkäufer weiterzuleiten, und führen Sie dabei kein Zahlungskonto auf den Namen des Zahlers oder des Zahlungsempfängers, ist das das Finanztransfergeschäft (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 ZAG); auch dafür braucht es im gewerbsmäßigen Betrieb die Erlaubnis nach § 10 Abs. 1 ZAG. In Österreich gilt für beide Geschäfte die Konzession der Finanzmarktaufsicht (§ 1 Abs. 1, Abs. 2 Z 5 und Z 6 und § 7 Abs. 1 des Zahlungsdienstegesetzes 2018, ZaDiG 2018).
Eine Ausnahme gilt für Zahlungsvorgänge über einen Handelsagenten (in Deutschland: Zentralregulierer oder Handelsvertreter), der aufgrund einer Vereinbarung befugt ist, den Verkauf oder Kauf von Waren oder Dienstleistungen nur im Namen des Zahlers oder nur im Namen des Zahlungsempfängers auszuhandeln oder abzuschließen (Art. 3 Buchst. b der Richtlinie; § 2 Abs. 1 Nr. 2 ZAG; § 3 Abs. 3 Z 2 ZaDiG 2018). Verlangt ist die Befugnis zum Aushandeln oder Abschließen, nicht ein tatsächlich abgeschlossener Vertrag. Ein Vermittler, der für beide Seiten handelt, erfüllt diesen Gesetzestext nicht; Erwägungsgrund 11 der Richtlinie (EU) 2015/2366 hält fest, dass die Ausnahme für ihn nur gelten sollte, wenn er zu keinem Zeitpunkt im Besitz der Kundengelder ist oder diese kontrolliert. Dienste technischer Dienstleister, die zur Erbringung der Zahlungsdienste beitragen, aber zu keiner Zeit in den Besitz der zu übertragenden Gelder gelangen, gelten nach § 2 Abs. 1 Nr. 9 ZAG und § 3 Abs. 3 Z 10 ZaDiG 2018 nicht als Zahlungsdienst; Zahlungsauslöse- und Kontoinformationsdienste nimmt die Ausnahme ausdrücklich aus.
Für die Schweiz enthält dieser Artikel keine Aussage zur Erlaubnispflicht; die PSD2 gilt nur für Zahlungsdienste innerhalb der Union (Art. 2 Abs. 1).
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen: im Laden monatlich 4.000 Kartenzahlungen und 900 Barzahlungen, im Webshop 2.200 Kartenzahlungen und 800 Zahlungen per Rechnung oder Lastschrift. Die Kartenauszahlung erfolgt in Weg 1 und 2 täglich, in Weg 4 wöchentlich.
| Weg | Auszahlungen im Monat | Datenquellen | Einzelzeilen zum Zuordnen |
|---|---|---|---|
| 1: ein Anbieter für beide Kanäle | 30 | 1 | 6.200 |
| 2: zwei Verträge, ein Konto | 60 | 2 | 6.200 |
| 3: zwei Verträge, zwei Konten | 62 (60 Auszahlungen und 2 Umbuchungen) | 2 | 6.200 |
| 4: Plattform, wöchentliche Auszahlung | 4 | 1 | 2.200 |
| Rechnung und Lastschrift | 0 | keine | 800 Kontoeingänge |
In Weg 4 laufen nur die 2.200 Webshop-Kartenzahlungen über die Plattform; die 4.000 Kartenzahlungen des Ladens bleiben beim Acquirer, die 900 Barzahlungen im Kassenbestand und im Kassenabschluss. Die Zeilen decken deshalb nicht denselben Umfang ab: 6.200 Kartenvorgänge in Weg 1 bis 3, 2.200 in Weg 4 und 800 Rechnungs- und Lastschrifteingänge in der letzten Zeile.
Innerhalb der 6.200 Kartenvorgänge ändert sich die Zahl der zuzuordnenden Vorgänge durch die Wahl des Weges nicht; sie hängt an den Verkäufen. Der Unterschied liegt in der Zahl der Buchungssätze (30 gegen 62) und darin, ob Sie eine Differenz in einer Datei suchen oder in zwei.
Typische Fehler
- Umsatz und Auszahlung gleichsetzen. Die Auszahlung ist nicht der Umsatz. Bei vereinbarter Nettoabrechnung ist sie um die tatsächlich verrechneten Entgelte sowie um darin verrechnete Erstattungen und Rückbuchungen gekürzt; werden die Entgelte getrennt fakturiert, bleibt sie brutto. Buchen Sie Umsatz und Auszahlung getrennt über ein Verrechnungskonto.
- Beide Anbieter ohne Verrechnungskonto auf ein Erlöskonto buchen. Dann ordnen Sie jede Auszahlung allein über die Referenzen und Buchungsinformationen der Abrechnung zu. Legen Sie ein Verrechnungskonto je Anbieter und Kanal an, damit diese Zuordnung nachvollziehbar bleibt.
- Rückbuchungen im falschen Monat suchen. Eine Rückbuchung kann eine spätere Abrechnung treffen als die ursprüngliche Zahlung. Ordnen Sie sie über die Referenz zu, nicht über den Betrag; den Ablauf beschreibt Chargeback.
- Das Referenzfeld ungeprüft lassen. Fragen Sie vor Vertragsabschluss, welches Feld Ihrer Bestell- oder Bonnummer zugeordnet wird und in welchem Format Sie die Angaben erhalten.
So gehen Sie vor
- Notieren Sie für jeden Kanal, welche Zahlungswege Geld bewegen und wer dabei Ihr Vertragspartner ist.
- Legen Sie fest, auf welcher Ebene Sie zusammenführen: Vertrag, Auszahlungskonto oder Buchhaltung.
- Fragen Sie bei jedem Anbieter nach Auszahlungsrhythmus, Berichtsformat, Referenzfeld und der Behandlung von Erstattungen und Rückbuchungen.
- Richten Sie je Anbieter und Kanal ein Verrechnungskonto ein und buchen Sie Umsatz und Auszahlung getrennt.
- Rechnen Sie monatlich nach: Anfangsbestand des Verrechnungskontos plus Verkäufe minus Entgelte, Erstattungen und Rückbuchungen minus Auszahlungen ergibt den Endbestand.
Ob Online-Verkäufe in Österreich eine Registrierkassenpflicht auslösen, steht in Registrierkassenpflicht im Online-Shop. Kriterien für die Anbieterwahl in Zahlungsdienstleister wählen, die Anbindung des Terminals in Terminal an die Kasse anbinden.