Online-Shop für ein Ladengeschäft: Einstieg mit Bestand und Kasse
Kurz gesagt
Ergänzen Sie Ihr Ladengeschäft um einen Webshop, kommt es zuerst auf drei Entscheidungen an: welches Sortiment online geht, wie der Bestand zwischen Laden und Shop geteilt wird und wie Bestellungen in Kasse oder Warenwirtschaft landen. Für einen Shop aus Deutschland gelten dazu Impressumspflicht (§ 5 DDG) und bei online geschlossenen Verbraucherkäufen grundsätzlich ein 14-tägiges Widerrufsrecht mit gesetzlichen Ausnahmen; Österreich verlangt vergleichbare Angaben nach § 5 ECG.
Das Wichtigste
- Vor der Software-Wahl klären: Sortiment, Bestandsmodell und der Weg der Bestellung in Kasse oder Warenwirtschaft.
- Einen Artikelstamm für Laden und Shop führen; zwei Stämme erzeugen abweichende Preise und verkaufte Artikel, die weiter bestellbar bleiben.
- Den im Shop verkaufbaren Bestand aus dem gemeinsamen Bestand abzuleiten und einen Sicherheitsbestand abzuziehen.
- Deutschland: Impressum nach § 5 DDG; Verstöße können als Ordnungswidrigkeit bis zu 50.000 Euro kosten.
- Deutschland: Kaufabschluss mit Verbrauchern im Shop löst grundsätzlich ein 14-tägiges Widerrufsrecht aus; § 312g Abs. 2 BGB nennt Ausnahmen, zum Beispiel schnell verderbliche Ware (§ 312g Abs. 1, § 355 Abs. 2 BGB).
- Österreich: Die Anbieterangaben nach § 5 Abs. 1 ECG müssen ständig und leicht zugänglich sein.
Laden, Lager und Kasse bilden in Ihrem Geschäft einen Kreislauf: Artikel sind erfasst, Bestand sinkt beim Verkauf, der Abschluss zeigt den Tag. Ein Webshop ergänzt diesen Kreislauf um einen zweiten Verkaufsweg; die Einrichtung gelingt, wenn Bestellkanal, Bestand und Kasse zusammenlaufen. Die Reihenfolge der Schritte und die Klärungen vorher stehen in diesem Artikel.
Worauf es ankommt
Laden und Shop funktionieren als ein Verkaufskanal für dieselbe Kundschaft, wenn sie dieselbe Quelle für Preise und Verfügbarkeit nutzen (Omnichannel). Der Shop verkauft außerhalb der Öffnungszeiten und über den Einzugsgebiet des Ladens hinaus; er bringt aber eigenen Aufwand: Verpacken, Versand, Rückabwicklung und Sichtbarkeit im Netz.
Zwei Wege der Abholung und Rückgabe entlasten den Versand: Click and Collect übergibt die Online-Bestellung an der Ladentür; die Einrichtung zeigt der Artikel zu Click and Collect. Später können weitere Verkaufsformen dazukommen, etwa Live-Shopping, der Verkauf im Livestream; er nutzt denselben Artikelstamm und denselben Bestand, gehört aber nicht in die erste Ausbaustufe.
Die Varianten im Überblick
Die Tabelle vergleicht drei Ausbaustufen. Sie unterscheiden sich darin, wie eng Shop und Kasse zusammenwachsen; Kosten stehen nur als Angebot eines Anbieters fest.
| Stufe | Ablauf | Was verbunden ist | Passt, wenn |
|---|---|---|---|
| Getrennte Systeme | Der Shop führt eigenes Lager und eigene Preise; der Abgleich zum Laden läuft händisch, zum Beispiel täglich | nichts | ein kleines, stabiles Sortiment online geht und der Tagesabgleich eine Aufgabe bleiben darf |
| Shop und Kasse verbunden | Bestellungen aus dem Shop landen in Kasse oder Warenwirtschaft; Bestand und Preise kommen aus einer Quelle | Artikelstamm, Bestand, Vorgangsjournal | mehr als einzelne Artikel online verkauft werden und der Ladentag mitverrechnet wird |
| Omnichannel mit ERP | Laden, Shop und Lager teilen einen Bestand in Echtzeit; Abholung im Laden und Rückgaben laufen über dasselbe System | Bestand je Standort, Artikelstamm, Kundenstamm, Auswertungen | beide Wege nennenswert Umsatz bringen und Click and Collect oder Retouren im Laden dazukommen |
Für die tiefste Stufe zeigt der Artikel zu Onlineshop und ERP die Anbindung im Detail; die Frage, wie Laden- und Shop-Zahlungen in eine Abrechnung laufen, beantwortet der Artikel zu Zahlungen Laden und Webshop.
Schritt für Schritt: Shop, Bestand und Kasse verbinden
Schritt 1: Sortiment und Ziel festlegen
Wählen Sie aus, welche Artikelgruppen zuerst online gehen. Grenzen Sie aus, was sich schlecht versenden lässt: loser Ware, schnell verderbliche Artikel und Artikel mit Altersgrenzen brauchen zusätzliche Regeln. Legen Sie fest, ob der Shop nur Versand oder auch Abholung im Laden anbietet.
Schritt 2: Artikelstamm an einer Stelle aufbauen
Pflegen Sie jeden Artikel einmal: Bezeichnung, Preis, Umsatzsteuersatz, GTIN oder EAN, Gewicht und Bilder. Der Aufbau und der Pflegeprozess stehen im Artikel zu Artikelstammdaten. Prüfkriterium: Der Preis im Shop und der Preis an der Kasse stammen aus derselben Quelle.
Schritt 3: Bestandsmodell entscheiden
Entscheiden Sie, ob Laden und Shop aus einem Bestand verkaufen oder der Shop ein eigenes, abgetrenntes Lager bekommt. Beim gemeinsamen Bestand leiten Sie den verkaufbaren Bestand ab: Gesamtbestand abzüglich Sicherheitsbestand. Der Artikel zu Meldebestand und Sicherheitsbestand zeigt die Berechnung; die Verteilung auf Kanäle behandelt der Artikel zum Omnichannel-Bestand.
Schritt 4: Bestellungen in Kasse oder Warenwirtschaft übernehmen
Richten Sie den Weg ein, auf dem jede Shop-Bestellung als Vorgang im Kassensystem oder in der Warenwirtschaft ankommt. Dadurch erscheinen Online-Verkäufe im Tagesabschluss neben den Ladenverkäufen, und der Bestand sinkt beim Versenden statt beim Bestelleingang zweifach. Testbestellung: Nach dem Kauf im Shop zeigt das Journal genau einen Vorgang und der Bestand die neue Menge.
Schritt 5: Zahlungsweg festlegen
Legen Sie fest, welche Zahlwege der Shop annimmt und wo die Gelder landen. Gebuchte Zahlungen aus Shop und Kartenterminal sollen sich in einer Abrechnung zusammenführen lassen; die Varianten stehen im Artikel zu Zahlungen Laden und Webshop. Prüfkriterium: Zu jeder Shop-Bestellung lässt sich die Zahlung zuordnen.
Schritt 6: Rechtliche Grundlagen vor dem Start prüfen
Die Pflichtangaben hängen vom Land ab, aus dem Sie den Shop betreiben. Für einen Shop aus Deutschland gelten:
- Impressum: Name und Anschrift, eine E-Mail-Adresse und weitere Angaben nach § 5 Abs. 1 DDG müssen leicht erkennbar, unmittelbar erreichbar und ständig verfügbar sein. Wer die Angaben vorsätzlich oder fahrlässig nicht, nicht richtig oder nicht vollständig verfügbar hält, handelt ordnungswidrig; die Geldbuße kann bis zu 50.000 Euro betragen (§ 33 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 6 Nr. 3 DDG). Eine Prüfliste bietet der Artikel zu Website-Inhalten und Impressum.
- Bestellprozess: § 312i Abs. 1 BGB verlangt vor der Bestellung unter anderem technische Mittel, mit denen der Kunde Eingabefehler erkennt und berichtigt, die Pflichtinformationen und eine unverzügliche Eingangsbestätigung.
- Widerruf: Schließen Verbraucher den Kauf im Shop ab, liegt ein Fernabsatzvertrag vor (§ 312c Abs. 1 BGB) und es besteht ein 14-tägiges Widerrufsrecht mit Ausnahmen, etwa verderblicher Ware (§ 312g Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2, § 355 Abs. 2 BGB). Umsetzung und Fristbeginn zeigt der Artikel zum Widerrufsbutton im Webshop; die Regeln je Land stehen im Click-and-Collect-Artikel.
- Datenschutz und Zugänglichkeit: Welche Kundendaten der Shop und die Kasse verarbeiten dürfen, ordnet der Artikel zu Kundendaten an der Kasse; für Shops aus Deutschland gilt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz; ausgenommen sind Kleinstunternehmen, die Dienstleistungen anbieten oder erbringen (§ 3 Abs. 1 und Abs. 3 BFSG).
Für einen Shop aus Österreich verlangt § 5 Abs. 1 ECG vergleichbare Anbieterangaben, ständig und leicht zugänglich. Nach § 5 Abs. 2 ECG muss eindeutig erkennbar sein, ob die Preise Bruttopreise sind, das heißt ob sie die Umsatzsteuer und sonstige Abgaben und Zuschläge enthalten oder nicht, und ob Versandkosten enthalten sind; gegenüber Verbrauchern ist zusätzlich der Gesamtpreis einschließlich aller Steuern und Abgaben anzugeben (§ 4 Abs. 1 Z 4 FAGG). Ob die Registrierkasse Online-Verkäufe erfassen muss, beantwortet der Artikel zur Registrierkassenpflicht im Online-Shop. Für Shops aus der Schweiz nennt dieser Artikel keine Pflichten; klären Sie die Angaben und Preisregeln dort mit Ihrer Beratung. Für Verkäufe in andere EU-Länder wird ab einer Schwelle das OSS-Verfahren relevant.
Schritt 7: Probebetrieb mit Testbestellungen
Führen Sie je Weg eine Testbestellung durch: Kauf im Shop, Versand beziehungsweise Abholung, Rückgabe. Prüfen Sie die Kette von Ende zu Ende: Bestellbestätigung, ein Vorgang im Journal, gesunkener Bestand, Zahlung zugeordnet, Retoure zurück im Bestand. Erst danach schalten Sie den Shop für Kundschaft frei.
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen. Ihr Laden hat 40 Einheiten eines Artikels, den Laden und Shop aus einem Bestand verkaufen. Der Sicherheitsbestand liegt bei 4 Einheiten, damit Laden und Shop nicht um dieselben letzten Einheiten konkurrieren. Im Shop verkaufbar sind also 36 Einheiten. An einem Tag gehen 12 Einheiten über die Ladenkasse und 6 über den Shop; der Gesamtbestand sinkt auf 22 Einheiten, verkaufbar bleiben davon 18. Zieht die Shop-Bestandsanzeige die sechs Shop-Verkäufe nicht ab, zeigt sie 24 an, sechs Einheiten mehr, als tatsächlich verkaufbar ist; die Differenz wird erst sichtbar, wenn Online-Bestellungen in den Sicherheitsbestand hineinverkaufen und dem Laden die nächsten Einheiten des Artikels fehlen.
Typische Fehler
- Zwei Artikelstämme: Preise und Artikel werden im Shop und erneut an der Kasse gepflegt. Folge: Abweichende Preise und Vorgänge, die sich im Tagesabschluss nicht zusammenführen lassen.
- Bestandsanzeige ohne Sicherheitsbestand: Der Shop zeigt den vollen Bestand. Folge: Der Laden verkauft Ware, während Online-Bestellungen leer ausgehen.
- Bestellungen außerhalb des Journals: Shop-Verkäufe bleiben in einem eigenen Postfach. Folge: Der Tagesabschluss zeigt zwei Wahrheiten, und Nachforschungen laufen über manuelle Listen.
- Retouren ohne Weg zurück: Die Rücknahme ist nicht geregelt, die Ware bleibt ausgebucht. Folge: Der Bestand unterschreitet schleichend die Realität im Regal.
- Rechtliches nach dem Start geprüft: Impressum und Widerrufsbelehrung werden nachgetragen. Folge: Der Shop läuft mit fehlenden Angaben; für einen Shop aus Deutschland ist das Nichtverfügbarhalten der Anbieterangaben nach § 5 Abs. 1 DDG eine Ordnungswidrigkeit, die bis zu 50.000 Euro kosten kann (§ 33 Abs. 2 Nr. 1, Abs. 6 Nr. 3 DDG).