Ticketkasse für Kultur und Freizeit: Anforderungen

Wer Eintrittskarten verkauft, verkauft Karten für einen Termin, der noch bevorsteht: am Schalter, über ein Kartenbüro und online. Die Kasse muss wissen, welche Karten weg sind, welche Plätze es gibt und welcher Kanal welche Karte abgegeben hat.

Worum es bei der Auswahl geht

Zu vergleichen sind drei Verkaufswege: die Abendkasse am Veranstaltungsort, der Vorverkauf im eigenen Haus und der Vorverkauf über Dritte wie Kartenbüros, Vereine oder ein Onlineportal. Entscheidend ist, welcher Weg Karten halten darf, wie viele Plätze es je Kategorie gibt und wie viele Kanäle dieselbe Karte verkaufen können. Allgemeine Funktionen prüfen Sie mit Welche Funktionen muss eine Kasse haben?.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle ist die Anforderungsliste für Angebot und Test; Kriterien ohne Länderangabe gelten in allen drei Ländern gleich.

Kriterium	Warum es zählt	So prüfen Sie	Frage an den Anbieter
Kontingent je Verkaufsstelle	Kartenbüro, Verein und Abonnement halten Karten zurück	60 Karten anlegen, 55 verkaufen, Rest anzeigen	Wie viele Kontingente je Termin, wer darf anlegen?
Rückfallfrist	Nicht verkaufte Karten müssen vor dem Termin frei werden	Frist auf den Vorabend setzen, Buchbarkeit prüfen	Automatischer Rückfall oder per Hand?
Sitzplan als Stammdaten	Reihen, Nummern und Sperren ändern sich je Bestuhlung	Saal anlegen, sperren, zweite Bestuhlung abbilden	Wie viele Varianten je Saal?
Platzkategorie	Ein Saal hat mehrere Preise je Platz	Kategorie ändern, Preis am Beleg prüfen	Preis je Kategorie, Termin oder Saal?
Sperre je Platz	Ein Sitz darf nur einmal verkauft sein	Zwei Kassen, ein Platz, gleichzeitig verkaufen	Was zeigt die zweite Kasse?
Reservierung	Reservierte Karten blockieren den Platz ohne Zahlung	Verfallen lassen, Platz erneut verkaufen	Wann fällt die Reservierung zurück?
Kanäle und Gebühren	Abendkasse, Haus, Fremd- und Onlinevorverkauf müssen trennbar sein	Je eine Karte pro Kanal verkaufen und auswerten	Kanal und Gebühr getrennt gebucht?
Kartenausgabe	Papier, PDF, Wallet und Abholung sind vier Wege	Jede Form ausgeben, am Einlass prüfen	Welche Formate, welcher Scanner?
Rückgabe und Umbuchung	Storno und Umbuchung ändern den Platzstatus	Stornieren und auf einen Termin umbuchen	Wie wird umgebucht? Siehe Gutschein einlösen

Bei Netzausfall muss die Abendkasse weiterverkaufen können; wie Sie das testen, steht unter Kasse ohne Internet.

Beispielrechnung: Kontingent und Vorverkaufsquote

Alle Zahlen sind erfunden; ersetzen Sie sie durch Ihre eigene Aufstellung.

Größe	Wert	Rechnung
Plätze im Saal	600	Annahme
Kontingent Vereinsmitglieder	60 Karten	Annahme
Rückfallfrist	Vorabend, 18:00	Annahme
Für die Abendkasse reserviert	80 Plätze	Annahme
Freier Vorverkauf	460	600 − 60 − 80
Verkauft im freien Vorverkauf	322	460 × 0,7
Nicht verkauft im freien Vorverkauf	138	460 − 322
Vor dem Rückfall für die Abendkasse verfügbar	218	138 + 80
Nach dem Rückfall für die Abendkasse verfügbar (Vereinskontingent unverkauft)	278	218 + 60

Die Verkaufsquote von 70 Prozent setzen Sie aus Ihren Vorjahren ein. Der Abendkasse stehen nach dem Rückfall höchstens 278 Karten zur Verfügung: 138 nicht verkaufte Karten aus dem freien Vorverkauf, die 80 für sie reservierten Plätze und die 60 Karten des Vereinskontingents, sofern dieses unverkauft bleibt. Bleibt der Abendkassenstand darunter, prüfen Sie zuerst den Rückfall und die Freigabe gesperrter Plätze.

Kontingente, Sitzplan und Vorverkauf einrichten

Kontingente

Ein Kontingent ist eine Menge von Karten einer Kategorie für einen Termin, die eine Verkaufsstelle halten darf. Legen Sie je Kontingent fest, wer es anlegt, wie viele Karten es umfasst und wann der Rest zurückfällt; die Frist hängt am Termin, nicht am Kalendertag des Einkaufs.

Sitzplan und Platzkategorien

Der Sitzplan ist Stammdaten aus Reihe, Platz, Kategorie und Sperre. Legen Sie je Bestuhlung einen eigenen Plan an und führen Sie Plätze ohne Nummer als eigene Kategorie. Premiumplätze wie Loge, erster Rang oder erste Reihe brauchen eine eigene Kategorie mit eigenem Preis; technisch belegte Plätze sperren Sie als Sperre und nicht durch einen Verkauf.

Vorverkauf

Verkaufen mehrere Kanäle dasselbe Kontingent, muss der Platzstatus zentral liegen oder über eine Schnittstelle abgeglichen werden; sonst verkauft die Abendkasse eine Karte, die im Vorverkauf schon weg ist (Schnittstellen der Kasse prüfen).

Steuersatz und Kassenpflicht nach Land

Der Steuersatz hängt von der Veranstaltung und in Deutschland von der Einrichtung ab, nicht vom Ticket. Die Tabelle nennt kulturelle Aufführungen; ermäßigt oder ausgenommen sind aber auch Freizeitleistungen ohne Kulturbezug, etwa Schwimmbäder und zoologische Gärten (Deutschland § 12 Abs. 2 Nr. 9 und Nr. 7 Buchst. d UStG, soweit keine Befreiung nach § 4 Nr. 20 UStG eingreift; Österreich § 10 Abs. 3 Z 5 und Z 6 lit. c UStG 1994) sowie sportliche Anlässe (Österreich § 10 Abs. 3 Z 12 UStG 1994, Schweiz Art. 21 Abs. 2 Z 15 MWSTG).

Land	Eintritt zu Theater, Konzert, Museum	Rechtsgrundlage
Deutschland	7 Prozent auf steuerpflichtige Eintritte; nach § 4 Nr. 20 UStG befreite Kulturträger tragen keine Umsatzsteuer	§ 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. a UStG; § 4 Nr. 20 UStG
Österreich	13 Prozent, sofern steuerpflichtig und Abs. 1a und Abs. 2 nicht vorrangig sind (Abs. 2 Z 4: 10 Prozent für gemeinnützige Leistungen)	§ 10 Abs. 3 Z 6 UStG 1994; § 10 Abs. 1a und Abs. 2 Z 4 UStG 1994
Schweiz	von der MWST ausgenommen	Art. 21 Abs. 2 Z 14 MWSTG

In Deutschland beträgt der Satz 19 Prozent, soweit § 12 Abs. 2 UStG nicht ermäßigt und keine Steuerbefreiung eingreift (§ 12 Abs. 1 UStG); die Aufzählung umfasst neben Theater, Konzert und Museum auch Schwimmbäder (Nr. 9) und die unmittelbar mit dem Betrieb zoologischer Gärten verbundenen Umsätze (Nr. 7 Buchst. d). Die Steuerbefreiung nach § 4 Nr. 20 UStG geht dem ermäßigten Satz vor: Sie erfasst die Umsätze von Theatern, Orchestern, Museen und weiteren Kultureinrichtungen juristischer Personen des öffentlichen Rechts sowie die Umsätze gleichartiger Einrichtungen anderer Unternehmer, wenn die zuständige Landesbehörde die gleichen kulturellen Aufgaben bescheinigt. Befreit ist auch die Veranstaltung von Theatervorführungen und Konzerten durch andere Unternehmer, wenn die Darbietungen von solchen Theatern, Orchestern, Kammermusikensembles oder Chören erbracht werden (Buchst. b). Ein Eintritt trägt daher nur dann 7 Prozent, wenn er steuerpflichtig ist und keine dieser Befreiungen eingreift.

In Österreich gilt der Satz von 13 Prozent erst, wenn die Steuersätze nach § 10 Abs. 1a (4,9 Prozent) und Abs. 2 (10 Prozent) nicht anzuwenden sind (§ 10 Abs. 3 UStG 1994); Abs. 2 Z 4 erfasst mit 10 Prozent die Leistungen der Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen, die gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen, soweit diese nicht unter § 6 Abs. 1 fallen. Im 13-Prozent-Satz stehen Schwimmbäder (Z 5), zoologische Gärten (Z 6 lit. c) und Eintrittsberechtigungen für sportliche Veranstaltungen (Z 12) neben Theater und Musik (Z 6 lit. a und b); Z 6 gilt nur für Leistungen, die nicht nach § 6 Abs. 1 Z 24 oder 25 UStG 1994 steuerfrei sind. In der Schweiz sind neben den kulturellen Dienstleistungen nach Art. 21 Abs. 2 Z 14 MWSTG auch für sportliche Anlässe verlangte Entgelte von der MWST ausgenommen (Z 15); beide können Sie nach Art. 22 MWSTG freiwillig versteuern und dann den reduzierten Satz von 2,6 Prozent anwenden (Art. 25 Abs. 2 Buchst. c MWSTG). Die Einordnung im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Deutschland: die Kasse wickelt Zahlungen ab

Eine Ticketkasse ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit Kassenfunktion, wenn sie zumindest teilweise bare oder vergleichbare Zahlungen vor Ort erfassen und abwickeln kann (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 1.2): Sie braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a Abs. 1 AO) und für jeden erfassten aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall einen Beleg, den sie dem Beteiligten unmittelbar zur Verfügung stellt (§ 146a Abs. 2 AO, erste Anwendung seit 1. Januar 2020; die offene Ladenkasse ohne elektronisches Aufzeichnungssystem ist ausgenommen). Die Ausnahme für Fahrscheindrucker trägt den Eintrittskartenverkauf nicht: Sie gilt nur, wenn außer Fahrscheinen keine anderen steuerlich relevanten Vorgänge wie der Verkauf von Eintrittskarten erfasst werden können (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 1.5.1). Einzelheiten zu TSE-Pflicht und Belegausgabepflicht in Deutschland.

Österreich: Barumsatz beim Verkauf, Beleg über die Eintrittskarte

Die Registrierkassenpflicht greift ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro netto je Betrieb und Barumsätzen über 7.500 Euro netto im Jahr (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO); Barumsätze sind auch Kartenzahlungen (Abs. 1 Z 3). Eine Eintrittskarte für eine konkretisierte Veranstaltung ist schon beim Verkauf Barumsatz und zu belegen, wenn die Gegenleistung durch Barzahlung erfolgt; steht bei einer Prepaid- oder Guthabenkarte beim Kauf noch nicht fest, welche konkreten Leistungen in Anspruch genommen werden, gilt der Kartenkauf als Gutschein und Barumsatz entsteht erst bei der Einlösung (Registrierkassenerlass Abschnitte 2.4.10.2 und 2.4.10.1). Bei Eintrittskarten als Berechtigungsausweisen können fortlaufende Nummer, Tagesangabe und Durchschrift entfallen, wenn deren vollständige Erfassung gewährleistet ist (§ 132a Abs. 7 BAO; Erlass Abschnitt 4.8). Für Onlineverkäufe ohne Barzahlung unmittelbar an Sie entfällt die Registrierkassenpflicht (§ 6 BarUV 2015), Einzelaufzeichnung und Beleg bleiben (Erlass Abschnitt 6.6).

Schweiz: Buchführung und MWST

In der Schweiz knüpfen die Anforderungen an Buchführung und MWST an; maßgeblich ist Kassenpflicht in der Schweiz.

Personendaten aus dem Vorverkauf

Ein Vorverkauf mit Name, Sitzplatz und Zahlungsweg verarbeitet personenbezogene Daten. In Deutschland und Österreich braucht er eine Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 DSGVO) und darf Daten nur speichern, solange es der Zweck erfordert (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). In der Schweiz muss die Bearbeitung rechtmässig und verhältnismässig sein (Art. 6 Abs. 1 und 2 DSG).

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

• Einmalig: Einrichtung von Saal, Kategorien und Kontingenten, Scanner für den Einlass, Drucker und Kartenstock.
• Laufend: Lizenz je Kassenplatz und je Verkaufsstelle, Wartung und Updates.
• Je Karte: Gebühr oder Provision des Fremd- und des Onlinevorverkaufs.
• Je Medium: Papierkarte, Versand, Thermorollen; bei PDF oder Wallet entfällt der Druck.
• Beim Wechsel: Übernahme von Sitzplänen, Abonnements und offenen Reservierungen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Kontingente stehen nur im Angebotstext, nicht als Feld mit Menge, Kategorie und Frist im System.
• Der Bericht summiert den Umsatz je Tag, aber nicht je Kanal, Kategorie und Termin.
• Der Vertrag sagt nichts darüber, was mit nicht verkauften Fremdkontingenten nach dem Termin geschieht.
• Ein Export der Vorverkaufsdaten fehlt; siehe Datenexport im Kassenvertrag.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Zählen Sie Plätze je Kategorie und Termin und legen Sie die Kontingente mit Rückfallfrist fest.
2. Legen Sie den Sitzplan im Testsystem an, auch eine zweite Bestuhlung.
3. Verkaufen Sie denselben Platz gleichzeitig an zwei Kassen und prüfen Sie die Sperre.
4. Verkaufen Sie je eine Karte über Haus, Fremdvorverkauf und Online; stornieren und buchen Sie eine um.
5. Vergleichen Sie den Bericht je Kanal, Kategorie und Termin mit dem Abendkassenstand.

Anforderungsliste: Kontingente, Sitzplätze, Vorverkauf

Legen Sie diese Liste dem Anbieter vor; offene Punkte werden Fragen an den Support oder an Ihre Steuerberatung.

Kontingente

• Jedes Kontingent trägt Menge, Kategorie und Termin als Feld, nicht als Freitext.
• Der Rückfall ist je Kontingent datiert und geschieht ohne Handgriff, wenn die Frist erreicht ist.
• Für jede Verkaufsstelle ist festgelegt, wer anlegen, ändern und freigeben darf.

Sitzplätze

• Reihe, Platz, Kategorie und Sperre stehen im Sitzplan; jede Bestuhlung ist ein eigener Plan.
• Plätze ohne Nummer wie Stehplatz und Rollstuhlplatz mit Begleitung haben eine eigene Kategorie.
• Im Test meldet die zweite Kasse die Sperre, wenn beide denselben Platz verkaufen wollen.
• Storno und Umbuchung geben den Platz sofort wieder frei.
• Gesperrte Plätze erscheinen im Bericht und nicht als Umsatz.

Vorverkauf

• Jeder Verkauf trägt seinen Kanal (Abendkasse, Haus, Fremdvorverkauf, Online) als Feld.
• Reservierungen haben eine Frist, nach der der Platz automatisch zurückfällt.
• Die Kartenausgabe ist je Kanal festgelegt: Papier, PDF, Wallet oder Abholung.
• Die Abrechnung mit Fremdvorverkäufern trennt Kartenumsatz, Gebühr und Provision.
• Steuersatz und Beleg sind je Veranstaltungsart und Einrichtung richtig gesetzt: Deutschland § 12 Abs. 2 UStG (auch Schwimmbäder und zoologische Gärten) mit der Befreiung nach § 4 Nr. 20 UStG; Österreich § 10 Abs. 3 UStG 1994 nur, wenn Abs. 1a und Abs. 2 nicht vorrangig sind (Befreiung nach § 6 Abs. 1 Z 24 und 25 beachten); Schweiz Art. 21 MWSTG.