Rechnungsprogramm und Kasse: Ein System oder zwei?
Kurz gesagt
Eine Kasse mit Rechnungsfunktion reicht, wenn das Entgelt am Tresen bar oder mit Karte eingeht und der Kassenbeleg die Rechnung ist. Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen in Deutschland die Angaben des § 33 UStDV (nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG), in Österreich bis 400 Euro die des § 11 Abs. 6 UStG 1994, ohne Betragsgrenze für Unternehmer, die die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 in Anspruch nehmen; ausgeschlossen sind Umsätze im übrigen Gemeinschaftsgebiet mit Rechnungspflicht, Einfuhr-Versandhandelsumsätze (§ 11 Abs. 1 Z 2a) und Reverse-Charge-Fälle nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c; darüber braucht eine Rechnung an einen Unternehmer die Empfängeranschrift, die eine Kasse ohne Kundenstammdaten nicht liefert. Brauchen Firmenkunden Rechnungen mit Anschrift, Anzahlungen oder E-Rechnungen, sind getrennte Systeme besser.
Das Wichtigste
- Ein Programm ist in Deutschland ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO, wenn es ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem oder eine Registrierkasse ist; elektronische Buchhaltungsprogramme sind ausgenommen (§ 1 Abs. 1 KassenSichV).
- Die offene Ladenkasse und ein reines Buchhaltungsprogramm sind in Deutschland keine elektronischen Aufzeichnungssysteme (§ 1 Abs. 1 KassenSichV).
- Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen in Deutschland die Angaben des § 33 UStDV (nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a, 13b UStG), in Österreich bis 400 Euro die des § 11 Abs. 6 UStG 1994, ohne Betragsgrenze für Unternehmer, die die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 in Anspruch nehmen; ausgeschlossen sind Umsätze im übrigen Gemeinschaftsgebiet mit Rechnungspflicht, Einfuhr-Versandhandelsumsätze (§ 11 Abs. 1 Z 2a) und Reverse-Charge-Fälle nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c; darüber braucht eine Rechnung an einen Unternehmer die Empfängeranschrift.
- Getrennte Systeme brauchen einen festgelegten Übergang: Nummernkreis, Abgleich und Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 20 und 41).
- In der Schweiz gilt die Pflicht zur vollen Buchführung und Rechnungslegung für Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr; darunter führen sie eine Rechnung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 OR). Aufzubewahren ist zehn Jahre (Art. 958f OR).
Wer Rechnungen schreibt und an der Kasse kassiert, kann beides in einem Programm erledigen oder getrennt lassen. Die Entscheidung folgt aus dem Zahlungsweg und aus dem, was auf der Rechnung stehen muss. Beide Modelle sind zulässig; sie unterscheiden sich im laufenden Abgleich und in den Kosten.
Worum es bei der Auswahl geht
Dieser Artikel vergleicht keine Produkte und nennt keine Preise. Er ordnet zwei Modelle: ein Programm für Kasse und Rechnung, oder ein Kassensystem plus ein getrenntes Rechnungsprogramm. Die Prüfung beginnt bei den Vorgängen: Wo geht das Geld ein, und welches Dokument braucht der Kunde?
In der Schweiz richten sich Buchführung und Aufbewahrung nach Art. 957 ff. OR; die Pflicht zur vollen Buchführung und Rechnungslegung beginnt für Einzelunternehmen und Personengesellschaften bei CHF 500’000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (Art. 957 Abs. 1 OR, Stand am 1. Oktober 2026).
Diese Kriterien zählen
Die Tabelle ist eine redaktionelle Einschätzung und ersetzt keine Prüfung mit Ihrer Steuerberatung.
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Zahlungsweg | Bar- und Kartenzahlungen am Tresen gehören in die Kasse. Ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem ist in Deutschland ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a Abs. 1 AO und braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung; die offene Ladenkasse und elektronische Buchhaltungsprogramme sind ausgenommen (§ 1 Abs. 1 KassenSichV). Ein Verstoß kann mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden, wenn das System vorsätzlich oder leichtfertig nicht richtig verwendet oder geschützt wird und dadurch Steuerverkürzung ermöglicht wird (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO). In Österreich zählt auch die Kartenzahlung als Barumsatz (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO) | Zahlungen einer Woche auflisten und jede Zahlungsart dem Programm zuordnen, das sie erfasst | Ist es ein Kassensystem, und mit welcher Zertifizierungs-ID? |
| Empfängeranschrift | Eine Rechnung an einen Unternehmer braucht Name und Anschrift des Empfängers (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG; in Österreich § 11 Abs. 1 Z 3 lit. b UStG 1994); ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und in Österreich vereinfachte Rechnungen bis 400 Euro, ohne Betragsgrenze für Unternehmer, die die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 in Anspruch nehmen (§ 11 Abs. 6 UStG 1994); ausgeschlossen sind dort Umsätze im übrigen Gemeinschaftsgebiet mit Rechnungspflicht, Einfuhr-Versandhandelsumsätze (§ 11 Abs. 1 Z 2a) und Reverse-Charge-Fälle nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c. Ein anonymer Kassenbeleg erfüllt das nicht, wenn die Rechnung die Empfängeranschrift braucht | Prüfen, ob die Kasse Kundenstammdaten führt oder nur Belege ohne Empfänger erzeugt | Kann die Kasse eine Rechnung mit vollständiger Empfängeranschrift erzeugen? |
| Kleinbeträge | Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügen in Deutschland vier Angaben (§ 33 Satz 1 UStDV), in Österreich bis 400 Euro fünf Angaben neben dem Ausstellungsdatum, ohne Betragsgrenze für Unternehmer, die die Steuerbefreiung nach § 6 Abs. 1 Z 27 in Anspruch nehmen (§ 11 Abs. 6 UStG 1994); der Kassenbeleg kann dann die Rechnung sein. In Deutschland gilt die Erleichterung nicht für Leistungen nach §§ 3c, 6a und 13b UStG; in Österreich sind ausgeschlossen Umsätze im übrigen Gemeinschaftsgebiet mit Rechnungspflicht, Einfuhr-Versandhandelsumsätze (§ 11 Abs. 1 Z 2a) und Reverse-Charge-Fälle nach § 19 Abs. 1 zweiter Satz und Abs. 1c | Die Bonhöhen der letzten Wochen auswerten: Wie viele Belege liegen über der Grenze? | Enthält der Beleg die nötigen Angaben? |
| E-Rechnung | In Deutschland ist eine Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen, wenn Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind, der Umsatz für das Unternehmen des Empfängers erbracht wird und nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Papier bleibt nach § 27 Abs. 38 UStG nur befristet zulässig, ein anderes elektronisches Format nur mit Zustimmung des Empfängers: bis 31. Dezember 2026 für Umsätze aus 2025 und 2026, für 2027 ausgeführte Umsätze bis 31. Dezember 2027 bei einem Gesamtumsatz bis 800.000 Euro im Vorjahr. Eine Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV) und eine Rechnung eines Kleinunternehmers (§ 34a UStDV) dürfen immer als sonstige Rechnung ergehen | Eine Testrechnung im geforderten Format erzeugen und beim Empfänger importieren lassen | In welchen Formaten stellt das Programm Rechnungen aus und ein? |
| Nummernkreis und Doppelerfassung | In Deutschland braucht eine Rechnung eine fortlaufende Nummer, die der Aussteller einmalig vergibt; sie kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV) und Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV) brauchen keine Nummer. Zwei Systeme brauchen deshalb nicht zwei getrennte Nummernkreise; ein gemeinsamer Vergabedienst genügt. Ein und derselbe Geschäftsvorfall darf nicht mehrfach bilanziell oder gewinnwirksam aufgezeichnet werden (GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025, Rz. 41) | Einen Tag lang die Belege beider Systeme nebeneinanderlegen und auf doppelte Vorgänge prüfen | Wie stellt das Programm sicher, dass ein Vorgang nur einmal erfasst wird? |
| Übergang zwischen den Systemen | In Deutschland gehören Haupt- und Nebensysteme mit ihren Schnittstellen zum Datenverarbeitungssystem, dessen Ordnungsmäßigkeit der Unternehmer verantwortet (GoBD Rz. 20 und 21). Ein undokumentierter Übergang bleibt ein Risiko | Den Weg eines Vorgangs von der Kasse bis in die Buchhaltung einmal aufschreiben | Wer pflegt die Schnittstelle, und in welcher Zeit werden Fehler behoben? |
| Aufbewahrung und Export | In Deutschland sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten in dieser Form unveränderbar bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist vorzuhalten (GoBD Rz. 119). Die Frist beträgt in Deutschland acht Jahre für Rechnungen (§ 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), in der Schweiz zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f Abs. 1 OR) | Beispieldaten exportieren und in einem zweiten Programm öffnen | In welchen Formaten kann ich alle Daten exportieren, auch nach Vertragsende? |
| Auftrag, Bestand, offene Posten | Auftragsbezug, Lieferschein, Bestandsführung und Mahnwesen sind Aufgaben der Rechnungsseite | Die Abläufe auflisten, die über den reinen Verkauf hinausgehen | Deckt das Programm Lieferschein, Bestandsführung und Mahnwesen ab? |
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
Preise hängen von der Zahl der Kassen und Arbeitsplätze, vom Umfang der Module und vom Verhandlungsstand ab; der Artikel nennt deshalb keine. Fragen Sie je Position, ob sie im Grundpreis enthalten ist:
- Grundgebühr je Kasse und je Arbeitsplatz
- Zusatzmodul für Faktura und Buchhaltung
- Zertifizierung und laufender Betrieb der technischen Sicherheitseinrichtung (nur Deutschland)
- Anbindung an das Programm Ihrer Steuerberatung
- Umstellung, Datenübernahme beim Wechsel und Support mit zugesagter Reaktionszeit
Dazu kommt Arbeitszeit, die kein Angebot trägt. Wer denselben Vorgang in zwei Programmen erfasst, braucht einen Abgleich, der täglich oder monatlich anfällt. Rechnen Sie diesen Aufwand in Stunden, bevor Sie sich für zwei Systeme entscheiden; die Wege der Übergabe vergleicht Kasse und Buchhaltung verbinden.
Bei einem kostenlosen Rechnungsprogramm aus dem Netz prüfen Sie dieselben vier Punkte wie bei jeder Rechnungssoftware: Export, Aufbewahrung, Unveränderbarkeit und Rechnungsnummer. Fragen Sie dazu auch, wer den Dienst betreibt und was mit Ihren Daten geschieht, wenn er eingestellt wird.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Die Schnittstellenbeschreibung gibt es erst nach Unterschrift oder gegen Aufpreis (Schnittstellen der Kasse prüfen).
- Die Zertifizierung der Sicherheitseinrichtung wird behauptet, aber keine Zertifizierungs-ID genannt (TSE-Zertifizierung prüfen).
- Zwei Systeme, aber niemand legt fest, welches die Rechnungsnummern vergibt.
- Der vollständige Datenexport ist nicht zugesagt oder kostet extra (Datenexport im Vertrag).
- Keine Beschreibung, in welcher Datei und welchem Rhythmus die Daten in der Buchhaltung ankommen.
- Rechnungsfunktion und Kartenterminal sind so gekoppelt, dass ein Terminalwechsel die Software trifft.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
Die Entscheidungstabelle ist eine redaktionelle Einschätzung. Sie nennt das naheliegende Modell und den Grund, an dem die Entscheidung hängt.
| Betriebsprofil | Naheliegend | Entscheidend dafür |
|---|---|---|
| Kiosk, Imbiss, Bäckerei, kleiner Laden mit Bar- und Kartenzahlung und Bonhöhen unter der Kleinbetragsgrenze | Ein System: Kasse mit Rechnungsfunktion | Der Kassenbeleg ist zugleich die Rechnung; eine Empfängeranschrift entsteht nicht |
| Gastronomie mit Tischservice | Ein System für die Kasse, getrennte Faktura nur für Bankett- und Firmenrechnungen | Bar- und Kartenumsätze gehören in die Kasse; in Österreich zählt auch die Kartenzahlung als Barumsatz (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO) |
| Dienstleister, der Firmenkunden auf Rechnung beliefert | Zwei Systeme | Die Rechnung braucht in Deutschland die Empfängeranschrift (§ 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG), ausgenommen Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV); das Entgelt kommt per Überweisung und nicht am Tresen |
| Betrieb mit Anzahlungen, Teil- und Schlussrechnungen oder mehreren Steuersätzen je Rechnung | Zwei Systeme | Diese Abläufe sind Rechnungsthemen; die Kasse müsste sie nachbilden |
| Betrieb, der E-Rechnungen ausstellen muss (Deutschland) | Zwei Systeme oder ein System mit geprüftem E-Rechnungsmodul | Ausstellen im strukturierten Format, mit den befristeten Übergangsregeln des § 27 Abs. 38 UStG (E-Rechnung in Deutschland) |
| Handel und Handwerk mit Auftrag, Lieferschein und Bestand | Zwei Systeme, wenn die Kasse keine Aufträge führt | Auftragsbezug, Bestandsführung und offene Posten liegen auf der Rechnungsseite |
| Kleinbetrieb in der Schweiz mit Rechnungen an Kundschaft, die per Bank zahlt | Kasse plus Rechnungsprogramm | Seit 21. November 2025 lässt der Swiss QR Code nur die strukturierte Adresse zu (Version 2.3); Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter CHF 500’000 Umsatzerlös führen lediglich über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR) |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Zählen Sie die Zahlungswege: Wie viele Vorgänge gehen bar oder mit Karte am Tresen ein, wie viele per Überweisung nach Rechnung?
- Listen Sie auf, was auf Ihren Rechnungen stehen muss: Empfängeranschrift, Auftragsbezug, mehrere Steuersätze, Anzahlungen, Format der E-Rechnung.
- Testen Sie das Kriterium mit dem größten Gewicht: Lassen Sie aus Testdaten einen Beleg und eine Rechnung erzeugen und beide importieren.
- Legen Sie den Übergang schriftlich fest: welches System welche Nummer vergibt, wer doppelte Vorgänge findet und in welchem Rhythmus abgeglichen wird. Halten Sie das in der Verfahrensdokumentation fest.
- Prüfen Sie die Zusagen im Vertrag und die Kostenpositionen (Gesamtkosten der Kasse), und ordnen Sie Ihre Anforderungen in einen Anforderungskatalog ein. Anbieterprofile finden Sie auf kassenvergleicher.de.