Café eröffnen: Konzept, Ausstattung, Kosten und Ablauf
Kurz gesagt
Das Beispielbudget für ein Café mit 30 Plätzen in gemieteten Räumen ergibt 59.900 Euro einmalige Kosten und 11.640 Euro feste laufende Kosten pro Monat ohne Wareneinsatz; mit drei Monaten Reserve sind es 94.820 Euro. Die Beträge sind erfundene Annahmen zum Nachrechnen, keine Marktpreise. Bewilligungen unterscheiden sich je Land und stehen in den Länderartikeln.
Das Wichtigste
- Beispielbudget (Annahmen, Euro, ohne Umsatzsteuer): einmalig 59.900, laufend 11.640 pro Monat (feste Kosten ohne Wareneinsatz), Anlaufreserve für drei Monate 34.920, Kapitalbedarf zusammen 94.820.
- Break-even im Beispiel: 11.640 ÷ (1 − 0,28) = 16.167 Euro Umsatz pro Monat, bei 6,50 Euro Umsatz je Gast rund 2.487 Gäste, bei 26 Öffnungstagen 96 Gäste pro Tag.
- Nicht im Beispiel enthalten: Unternehmerlohn, Zinsen und Tilgung, Abschreibung, Steuern.
- Welche Genehmigungen, Nachweise und Anmeldungen Ihr Café braucht, hängt von Land, Kanton oder Gemeinde und Betriebsart ab; die Länderartikel nennen die Quellen.
Welche Entscheidungen am Anfang stehen
Ein Café ist zuerst eine Reihe von Festlegungen, die sich gegenseitig bedingen: Angebot, Platzzahl, Standort und Öffnungszeiten bestimmen Miete, Ausstattung und Personal. Klären Sie vorab fünf Fragen, jede mit einer Zahl als Antwort:
- Was verkaufen Sie: Getränke und Gebäck, kleine Speisen, Frühstück? Davon hängt ab, ob Sie eine Küche brauchen.
- Wie viele Plätze innen und außen? Die Platzzahl bestimmt Fläche und Möblierung.
- Wann öffnen Sie, an wie vielen Tagen im Monat?
- Wie viele Gäste brauchen Sie am Tag, damit die Kosten gedeckt sind? Die Rechnung dazu steht unten.
- Wer arbeitet mit, und was kostet das Team pro Monat?
Ausführlich zu Plan und Zahlen: Businessplan Gastronomie und Einzelhandel.
Ausstattung: Was ein kleines Café braucht
Die Ausstattung teilt sich in Bereiche. Der Preis hängt stark von neu oder gebraucht, Hersteller und Menge ab; die Zeilen im Budget unten sind deshalb Platzhalter.
| Bereich | Posten | Hinweis |
|---|---|---|
| Kaffee | Espressomaschine, Mühle, Wasserfilter | Angebote einholen |
| Kühlen und Lagern | Kühlschränke, Gebäckvitrine, Regale | Menge nach Angebot und Liefertakt |
| Spülen | Gewerbespülmaschine, Becken | Anschlüsse und Platz früh klären |
| Gastraum | Theke, Tische, Stühle, Beleuchtung | Möblierung nach Platzzahl |
| Kasse und Zahlung | Kassensystem, Bondrucker, Kartenterminal | siehe Kasse für Café und Bistro |
| Kleinteile | Geschirr, Gläser, Besteck, Behälter | nach Speisekarte |
Die vollständige Liste finden Sie in der Erstausstattung-Checkliste Gastronomie und für die Kassenhardware in der Checkliste Kassenhardware.
Beispielbudget für ein Café mit 30 Plätzen
Beispielrechnung mit erfundenen Annahmen: Café mit 30 Sitzplätzen auf 55 Quadratmetern in gemieteten Räumen, kleines Speisenangebot, ein Vollzeit- und zwei Teilzeitkräfte. Alle Beträge in Euro, ohne Umsatzsteuer. Ersetzen Sie jede Zeile durch Ihr Angebot.
Einmalige Kosten
| Zeile | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Mietsicherheit | drei Monatsmieten zu 2.200 Euro | 6.600 |
| Umbau und Renovierung | Boden, Wände, Elektro, Sanitär | 18.000 |
| Theke und Möblierung | Theke, Tische, Stühle | 9.500 |
| Espressomaschine und Mühle | eine Maschine mit zwei Gruppen | 6.800 |
| Spülmaschine | gewerblich | 2.900 |
| Kühlgeräte | Kühlschränke und Vitrine | 3.400 |
| Kleingeräte, Geschirr, Gläser | nach Speisekarte | 3.600 |
| Kassensystem | Hardware und Einrichtung | 2.500 |
| Kartenterminal | Hardware | 300 |
| Erstbefüllung Warenlager | Kaffee, Gebäck, Grundzutaten | 1.800 |
| Eröffnung, Beschilderung, Website | Marketing | 2.500 |
| Gebühren und Beratung | Platzhalter; bei der Behörde nachfragen | 2.000 |
| Summe einmalig | 59.900 |
Feste laufende Kosten pro Monat (ohne Wareneinsatz)
| Zeile | Annahme | Betrag |
|---|---|---|
| Miete einschließlich Nebenkosten | 2.200 | |
| Energie und Wasser | 650 | |
| Personal einschließlich Lohnnebenkosten | ein Vollzeit- und zwei Teilzeitkräfte | 7.800 |
| Versicherungen | 180 | |
| Buchhaltung und Beratung | 350 | |
| Software und Gebühren (Kasse, Zahlung) | 60 | |
| Reinigung, Verbrauchsmaterial, Sonstiges | 400 | |
| Summe laufend | 11.640 |
Die Anlaufreserve von drei Monaten laufender Kosten ist ebenfalls eine Annahme: 3 × 11.640 = 34.920 Euro. Der Kapitalbedarf im Beispiel ist 59.900 + 34.920 = 94.820 Euro.
Nicht enthalten sind Unternehmerlohn, Zinsen und Tilgung, Abschreibung und Steuern. Sie verändern den Bedarf; setzen Sie sie in Ihrer Rechnung ein. Finanzierungswege: Finanzierung Gastronomie und Bankkredit.
Wie viele Gäste brauchen Sie? Break-even im Beispiel
Das Modell behandelt die laufenden Kosten als fix und den Wareneinsatz als einzige variable Größe. Bei einer angenommenen Wareneinsatzquote von 28 Prozent des Nettoumsatzes (Formel: Wareneinsatz berechnen) bleiben 72 Prozent jedes Umsatzeuros zur Deckung der Fixkosten.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Umsatz pro Monat, bei dem die laufenden Kosten gedeckt sind | 11.640 ÷ (1 − 0,28) | 16.167 Euro |
| Gäste pro Monat bei 6,50 Euro Umsatz je Gast (Annahme) | 16.167 ÷ 6,50 | 2.487 |
| Gäste pro Öffnungstag bei 26 Öffnungstagen | 2.487 ÷ 26 | 96 |
| Besetzungen je Platz und Tag bei 30 Plätzen | 96 ÷ 30 | 3,2 |
Lesen Sie das Ergebnis als Prüfstein: Prüfen Sie, ob Ihr Standort 96 Gäste pro Tag hergibt und ob 3,2 Besetzungen je Platz zu Ihren Öffnungszeiten passen. Die Kennzahlen dazu erklärt der Artikel Kennzahlen Gastronomie.
Ablauf: Vom Konzept zur Eröffnung
Die Reihenfolge ist eine redaktionelle Empfehlung. Zeitbedarf und Reihenfolge der Behördenschritte hängen von Land und Gemeinde ab.
- Konzept, Standort und Budget festlegen (siehe oben).
- Finanzierung klären und Mietvertrag prüfen, bevor Sie Geräte bestellen.
- Die Bewilligungs- und Anmeldeschritte Ihres Landes klären: Restaurant eröffnen in Deutschland, Österreich und Schweiz beschreiben Reihenfolge und Quellen; für die Schweiz zusätzlich Wirtepatent und Betriebsbewilligung.
- Umbau, Ausstattung und Kasse einrichten und testen.
- Speisekarte kalkulieren (Kalkulation Gastronomie).
- Personal einstellen und einarbeiten.
- Eröffnung, danach nach vier Wochen die Zahlen mit der Rechnung oben vergleichen.
Fehler, die sich vermeiden lassen
- Das Budget ohne Reserve planen: Die Rechnung oben zeigt, dass die Anlaufreserve gut ein Drittel des Kapitalbedarfs (34.920 von 94.820 Euro) ausmacht.
- Wareneinsatz und Erlöse auf verschiedener Basis rechnen, etwa Wareneinsatz brutto durch Erlöse netto: Die Quote fällt dann zu hoch aus.
- Geräte nach Katalogpreis planen, ohne Aufstellung und Anschlüsse im Mietobjekt zu prüfen.
- Den Break-even mit der Gästezahl der Hauptzeit statt dem Durchschnitt über alle Öffnungstage rechnen.
- Die Kasse erst nach dem Umbau auswählen, obwohl Bondrucker und Terminal Platz und Anschlüsse brauchen.