Erstausstattung Kasse: Checkliste für Geräte und Zubehör
Kurz gesagt
Am Eröffnungstag müssen ein Kassengerät mit Stromversorgung, ein Weg zur Zahlung, ein zulässiger Belegweg (Papier mit Drucker und Rolle; in Deutschland elektronisch nur mit Zustimmung des Empfängers) sowie, falls Ihr Land sie verlangt, die Sicherheitseinrichtung betriebsbereit sein (DE: TSE bei einem elektronischen Aufzeichnungssystem; AT: bei Registrierkassenpflicht im Regelfall eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit). Kartenterminal, Lade, Scanner, Display, Waage und Küchengeräte sind nur nötig, soweit Ihr Ablauf sie schon am ersten Tag vorsieht.
Das Wichtigste
- Eröffnungstag: Kassengerät, Stromversorgung, Zahlungsweg, ein zulässiger Belegweg und die Sicherheitseinrichtung, soweit gesetzlich verlangt; Drucker und Papier nur, soweit Sie Papierbelege ausgeben.
- DE: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem zur Erfassung aufzeichnungspflichtiger Geschäftsvorfälle nutzt, schützt es durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (§ 146a Abs. 1 AO).
- AT: Bei Registrierkassenpflicht schützt im Regelfall eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit das System (§ 131b Abs. 2 BAO); ausgenommen sind vom Finanzamt per Bescheid bestätigte geschlossene Gesamtsysteme (§ 131b Abs. 4 BAO).
- Später ergänzbar sind Geräte, ohne die der erste Verkaufstag ablaufen kann, etwa Kundendisplay oder zweiter Drucker.
- Vor Öffnung gehört ein Testverkauf zur Abnahme, mit Beleg, Kartenzahlung und Ladenöffnung, soweit Sie diese Geräte einsetzen.
Eine Erstausstattung scheitert selten an der Technik, sondern an einem fehlenden Kabel, einer falschen Rolle oder einer Sicherheitseinrichtung, die erst nach der Eröffnung eintrifft. Die Liste unterscheidet daher zwischen dem, was am Eröffnungstag stehen muss, und dem, was Sie ohne Schaden später ergänzen. Überblick über alle Komponenten: Kassenhardware auswählen.
Was Sie vorab brauchen
- Die Entscheidung für ein Kassensystem und die schriftliche Freigabeliste des Anbieters für Geräte (Kassensystem auswählen).
- Den Grundriss mit Standort der Kasse, Steckdosen und Netzwerkdosen oder WLAN-Abdeckung.
- Die Antwort, ob Ihr Land eine Sicherheitseinrichtung verlangt und in welcher Bauform (Hardware oder Cloud-TSE).
- Die Zahl der Arbeitsplätze am Eröffnungstag.
Eröffnungstag oder später?
Die Tabelle gilt für einen Betrieb mit einem Arbeitsplatz. Sie ist redaktionelle Planung; die Rechtsspalte nennt nur, was das Gesetz vorgibt.
| Posten | Eröffnungstag | Später möglich | Prüfpunkt |
|---|---|---|---|
| Kassengerät (Terminal oder Tablet) | ja | Von der Software freigegeben, geladen oder am Netz | |
| Sicherheitseinrichtung | ja, soweit gesetzlich verlangt (DE: TSE bei Nutzung eines elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a Abs. 1 AO; AT: bei Registrierkassenpflicht im Regelfall Signatur- oder Siegelerstellungseinheit nach § 131b Abs. 2 BAO, Ausnahme: bestätigtes geschlossenes Gesamtsystem nach Abs. 4) | nein | Geliefert, angeschlossen, im System erkannt; Lieferzeit vorab klären |
| Kartenterminal | ja, wenn Sie Karten annehmen | sonst bei Bedarf | Verbindung zur Kasse und zum Netz getestet |
| Beleg: ein zulässiger Weg (Bondrucker mit Papier, oder elektronisch) | ja | In DE Papier oder, nur mit Zustimmung des Empfängers, elektronisch (§ 6 Satz 5 KassenSichV); ohne Zustimmung muss Papier möglich sein, also Drucker und Rolle | |
| Reserve-Papierrollen | ja, wenn Sie Papierbelege drucken | sonst nicht nötig | Passend zur Papierbreite des Druckers (Kassenzubehör) |
| Kassenlade | ja, wenn Sie Bargeld in einer Lade verwahren wollen | sonst nicht nötig (gesetzlich nicht vorgeschrieben, AEAO zu § 146a Nr. 1.2) | Falls vorhanden: öffnet nach dem Druckbefehl, Schlüssel vorhanden |
| Strom: Mehrfachsteckdose, Netzteile | ja | Je Gerät geklärt, woher der Strom kommt (Netzteil, Akku, anderes Gerät); bei Mehrfachsteckdose Gesamtleistung unter der Belastbarkeit, Überspannungsschutz | |
| Netzwerk: Router, Kabel oder WLAN | ja, wenn Software oder Karte Netz braucht | Kabelweg ohne Stolperstelle | |
| Kabelkanal, Halterungen | ja | Nach dem ersten Wochenende, wenn der Weg der Kunden feststeht | |
| Barcodescanner | ja, bei Artikeln mit Code | sonst bei Bedarf | Liest die Codes Ihrer Artikel |
| Kundendisplay | ja | Nur wenn Kunden den Betrag mitlesen sollen | |
| Waage | ja, bei Verkauf nach Gewicht | sonst bei Bedarf | Zulassung für den geschäftlichen Verkehr (Kassenwaage) |
| Küchendrucker oder -display | ja, bei Küche | sonst bei Bedarf | Routing der Bestellungen getestet |
| Ersatzgerät | ja | Mindestens Plan für einen Ausfall: Lebensdauer und Ersatz |
Schritt für Schritt: Aufbau und Abnahme
Schritt 1: Stellplatz festlegen
Wählen Sie den Platz so, dass Kunden den Bildschirm nicht manipulieren können und Kabel nicht im Laufweg liegen. Schutz vor Zugriff: Kassenhardware gegen Diebstahl und Manipulation sichern. Ergebnis: ein markierter Platz mit Steckdose in Reichweite.
Schritt 2: Geräte auspacken und Lieferung abgleichen
Vergleichen Sie Lieferschein, Bestellung und Freigabeliste. Notieren Sie die Seriennummern; in Deutschland stehen Seriennummer des Kassensystems und der Sicherheitseinrichtung auf dem Beleg (§ 6 Satz 1 Nr. 6 KassenSichV). Ergebnis: eine Liste mit Gerät, Seriennummer, Lieferdatum.
Schritt 3: Strom und Netz herstellen
Stecken Sie zuerst Stromversorgung und Netzwerk an, dann Kassengerät und Router. Ergebnis: Das Kassengerät startet und hat Netz, soweit Ihre Software es braucht.
Schritt 4: Peripherie anschließen
Verbinden Sie Drucker, Scanner und Display mit dem Kassengerät. Die Kassenlade hängt bei vielen Druckern am Anschluss für die Schublade. Der Befehlssatz ESC/POS sieht dafür einen Impulsbefehl vor, der einen von zwei Anschlusspins ansteuert (Epson, ESC p); der Druckertreiber der Software setzt ihn um. Ergebnis: Jedes Gerät wird in der Software erkannt.
Schritt 5: Sicherheitseinrichtung einbinden
Verbinden Sie die Einrichtung oder aktivieren Sie den Cloud-Zugang, wie ihr Anbieter es beschreibt. Prüfen Sie, dass ein Testvorgang eine Signatur erhält. Pflichten: TSE-Pflicht und RKSV-Anforderungen. Ergebnis: Ein Testbeleg zeigt die Angaben der Einrichtung.
Schritt 6: Testverkauf durchführen
Verkaufen Sie fünf Testartikel und einen mit Storno; zahlen Sie, falls vorgesehen, einen Verkauf mit Karte und einen bar. Prüfen Sie den Beleg auf dem vorgesehenen Weg: Bei Papier lassen Sie ihn drucken, bei elektronischer Ausgabe testen Sie den Empfang. Öffnet sich, falls vorhanden, die Lade? Ergebnis: Beleg ausgegeben, Zahlung bestätigt, Lade offen, soweit eingesetzt.
Schritt 7: Fallback prüfen
Ziehen Sie den Netzwerkstecker und verkaufen Sie erneut (Kasse ohne Internet). Ergebnis: Sie wissen, was ohne Netz geht.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Prüfen |
|---|---|---|
| Drucker druckt nicht | Falscher Anschluss, falsche Treiberwahl, Rolle falsch eingelegt | Bondrucker druckt nicht |
| Lade öffnet nicht | Kabel nicht am Schubladenanschluss, Lade verriegelt | Kassenschublade öffnet nicht |
| Gerät wird nicht erkannt | Kabel nur zum Laden geeignet, Treiber fehlt | Anderes Kabel, Freigabeliste |
| Sicherheitseinrichtung wird nicht gefunden | Falscher Steckplatz, Zugangsdaten fehlen | Anleitung des Anbieters |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Holen Sie den Kassenanbieter, wenn die Sicherheitseinrichtung nach Anleitung nicht erkannt wird oder ein Testbeleg die erwarteten Angaben nicht zeigt. Fragen zu Meldepflichten und Fristen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung (Kassenmeldepflicht).