Kasse für Café und Bistro: Anforderungen

Im Café bestellt der Gast meist am Tresen, bezahlt sofort oder am Ende und hat wenig Geduld, wenn vor ihm vier Personen warten. Die Kasse wird dort anders belastet als im Restaurant: viele kleine Buchungen, wenig Tischlogik, ein Angebot, das sich täglich ändert. Dieser Artikel setzt den Überblick zur Gastronomiekasse voraus und nennt, was im Café anders gewichtet wird. Die Einstufungen sind redaktionelle Planungsannahmen, keine Vorgabe.

Worum es bei der Auswahl geht

Die Kasse eines Cafés entscheidet, wie schnell die Schlange abgearbeitet wird und wie genau das Tagesangebot geführt wird. Die Spezialfälle, die im Restaurant tragend sind, entfallen oft; wer am Platz bedient, findet sie in Restaurantkasse: Tischplan, Bonieren, Splitten. Hier geht es um den Tresen.

Diese Kriterien zählen

Die Priorität ist 1 (Muss im Alltag), 2 (wichtig, sobald das Café wächst) oder 3 (Ausbau).

Kriterium	Priorität	Warum es im Café zählt	Prüfen Sie so	Frage an den Anbieter
Schnelle Bonierung der Standardartikel	1	Wenn Kaffeevarianten Ihre häufigsten Buchungen sind, bestimmen sie die Schlangenzeit; nehmen Sie sie dann in den Test auf	Zählen Sie die Taps für einen Cappuccino mit Hafermilch und Extrashot	Wie viele Taps bis zur Buchung, wenn Sonderwünsche Pflicht sind?
Varianten und Zusätze (Milch, Größe, Sirup)	1	Preis und Bon ändern sich mit der Auswahl	Fünf Varianten desselben Getränks anlegen	Gibt es Zusatzartikel mit eigenem Preis und eigener Warengruppe?
Tagesgericht und Tagesangebot ändern	1	Das Angebot wechselt täglich	Neues Tagesgericht samt Preis anlegen, Zeit nehmen	Wer darf Preise ändern, und gilt die Änderung sofort?
Zeitgesteuerte Preise oder Angebote	2	Frühstücks- und Mittagsangebot	Angebot für 11 bis 14 Uhr anlegen	Schaltet die Kasse zeitgesteuert um?
Trinkgeld getrennt ausweisen	1	Trinkgeld soll getrennt vom Rechnungsbetrag und nach Empfänger auswertbar sein; die steuerliche Behandlung steht in den verlinkten Artikeln	Trinkgeld zu einer Barzahlung und zu einer Kartenzahlung buchen und im Abschluss dem Empfänger zuordnen	Wie wird Trinkgeld im Abschluss ausgewiesen und zugeordnet? Siehe Trinkgeld erfassen (DE) und (AT)
Vor Ort oder Mitnahme je Buchung	1	Dieselbe Ware, andere Ausgabeart	Cappuccino einmal vor Ort, einmal mitnehmen	Wie wird die Bestellart pro Position oder pro Bon gesetzt? Siehe Bestellart einrichten
Tischnummer ohne Tischplan	2	Servicekraft bringt das Getränk	Tischnummer als Freitext	Kann die Tischnummer auf Bon oder Display erscheinen?
Kartenzahlung am Tresen	1	Wartezeit hängt vom Terminal ab	Zehn Zahlungen hintereinander, zeitgestoppt	Wie lange dauert Kopplung Kasse und Terminal? Siehe Terminal anbinden
Gutscheine und Stempelkarte	3	Bindung der Stammgäste	Gutschein einlösen und teileinlösen	Wie werden Gutscheine verbucht? Siehe Gutscheine verkaufen
Küchenweitergabe	2	Nur bei warmen Speisen nötig	Bon auf Küchendrucker	Kann der Bon nur für Speisen gedruckt werden?
Bedienung durch eine Person	1	Zubereitung und Kasse in einer Hand	Eine Schicht allein durchspielen	Lassen sich Buchungen während des Bezahlens fortsetzen?
Betrieb bei Netzstörung	1	Der Kaffeeverkauf darf nicht stoppen	Netz trennen und weiterverkaufen	Siehe Kasse ohne Internet

Wie das Tagesangebot in die Kasse kommt

Ein Tagesangebot ist ein Artikel mit Verfallsdatum. Legen Sie dafür eine Warengruppe „Tagesangebot“ an und ändern Sie darin Name und Preis, statt jeden Tag einen neuen Artikel zu erzeugen. So bleibt die Statistik vergleichbar. Prüfen Sie, ob die Kasse alte Angebote automatisch ausblendet und ob der Preis nur für künftige Bons gilt; vergangene Buchungen dürfen sich nicht ändern. Zur Struktur: Warengruppen planen.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Für ein Café mit einer Kasse sind die meisten Posten klein, aber wiederkehrend:

• Einmalig: Kassengerät, Bondrucker (Tresen), Kassenschublade, Terminal, optional Kundenanzeige.
• Laufend: Lizenz je Kasse, Funktionen für Gutscheine oder Zeitsteuerung als Zusatzmodul, Support.
• Pro Zahlung: Terminalgebühren; bei kleinen Bons fällt eine feste Gebühr je Zahlung stark ins Gewicht (Rechnung unten); siehe Gebühren der Kartenzahlung.

Beispielrechnung mit angenommenen Zahlen: Bei einem Durchschnittsbon von 4,50 Euro und einer festen Gebühr von 0,10 Euro je Zahlung entfallen 2,2 Prozent des Bons auf diese Gebühr (0,10 : 4,50). Bei einem Bon von 18 Euro sind es 0,6 Prozent. Prüfen Sie im Angebot, ob feste Gebühren je Zahlung anfallen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Varianten und Zusätze nur über Freitext, ohne eigenen Preis.
• Ein Preis ändert sich nur über die Verwaltungsoberfläche am Büro-PC.
• Trinkgeld lässt sich im Abschluss nicht getrennt vom Rechnungsbetrag ausweisen und keinem Empfänger zuordnen.
• Kein Weiterverkauf bei Terminal- oder Netzausfall, ohne dass es der Anbieter sagt.
• Bindung an einen Zahlungsdienst ohne ausgewiesene Gebühren.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Café-Typ	Was am meisten zählt
Kleines Café, Bestellung am Tresen, eine Person	Taps pro Buchung, Offline-Betrieb, Tagesangebot
Café mit Bedienung am Platz	zusätzlich Tischplan; siehe Restaurantkasse
Bistro mit warmer Küche	Küchenweitergabe, Zeitsteuerung der Karte
Café mit Backwaren- und Kaffeeverkauf zum Mitnehmen	Bestellart pro Position, schnelle Mitnahme; siehe Imbiss und Schnellrestaurant

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Streichen Sie aus der Tabelle, was Ihr Betrieb nicht braucht (Tischplan, Küche).
2. Zählen Sie Ihre zwanzig meistverkauften Artikel und legen Sie sie als Testdaten an.
3. Fordern Sie eine Vorführung mit Ihrem Sortiment, nicht mit dem Beispielmenü des Anbieters.
4. Lassen Sie das Team in der Testphase eine Stoßzeit durchspielen und messen Sie die Zeit pro Bon.
5. Klären Sie die gesetzlichen Pflichten Ihres Landes in Belegausgabepflicht, Belegerteilungspflicht oder Kassenpflicht und Buchführung.