ERP für Dienstleister: Projekte, Zeiten und Rechnungen
Kurz gesagt
Projektorientierte, zeitabrechnende Dienstleister sollten bei einem ERP vor allem eine Kette prüfen: erfasste Zeit, zugeordnet zu einem Projekt, daraus die Rechnung und die Marge. Als Ausgangsannahme genügen Terminbuchung, Kasse und Rechnungsvorlage bei einfachen Einzelleistungen; bei Projekten mit mehreren Beteiligten und Budgets lohnt die Prüfung von Projekt- und Zeitmodul. Das Rechenbeispiel zeigt, wie nicht verrechnete Stunden die Marge verzerren.
Das Wichtigste
- Für projektorientierte Dienstleister, die Arbeitszeit abrechnen, sind Zeiterfassung, Projektzuordnung und Rechnungsstellung die Funktionen, die diese Redaktion zuerst prüft (redaktionelle Ableitung); ob ein Materiallager hinzukommt, hängt vom Betrieb ab.
- Nach der Marktstudie von Digital in NRW (2021) brauchen nicht alle Betriebe Projektmanagement-Funktionen im ERP; die Anforderungen sind sehr unterschiedlich.
- Nach Darstellung derselben Studie berücksichtigen reine Projektmanagement-Werkzeuge Zeiterfassung, Buchhaltung und Projektcontrolling nicht.
- Das Rechenbeispiel im Artikel nutzt erfundene Zahlen; die Marge je Projekt hängt von Stundensatz und Kostensatz Ihres Betriebs ab.
Ein Dienstleister ohne Materiallager, etwa ein Planungsbüro, kennt dennoch einen Bruch zwischen den Programmen: Die Stunden stehen in einem Zeiterfassungstool, die Rechnung in einer Vorlage, die Kosten in der Buchhaltung. Die Frage an ein ERP lautet dann nicht „Welche Module?“, sondern „Kommt die erfasste Stunde ohne Abtippen als Position in die Rechnung und in die Auswertung?“ Zur Einordnung des Begriffs siehe Was ist ein ERP-System?.
Was Dienstleister von einem ERP brauchen
Die Marktstudie von Digital in NRW (2021) beschreibt, dass Projektmanagement-Werkzeuge Projekte verwalten, Zeiterfassung, Buchhaltung und Projektcontrolling aber nicht berücksichtigen. ERP-Anbieter haben diese Lücke nach der Studie mit eigenen Projektmodulen geschlossen; ob das Modul Ihres Produkts Ihre Abläufe abdeckt, müssen Sie prüfen. Gleichzeitig hält die Studie fest, dass nicht jeder Betrieb Projektmanagement-Funktionen braucht und dass die Anforderungen kleiner Betriebe sehr verschieden ausfallen. Als Zusatzfunktionen nennt sie unter anderem Zeit- und Betriebsdatenerfassung und Dokumentenmanagement.
Die Redaktion leitet daraus eine Kette ab, die zu prüfen ist: Zeit erfassen, einem Projekt zuordnen, in eine Rechnung überführen, Kosten gegenüberstellen. Das ist eine Ableitung, keine Aussage der Studie über Dienstleister. Das Mittelstand-Digital Zentrum Chemnitz ergänzt den Hinweis, dass kein ERP alles kann; wählen Sie nach Ihren Abläufen.
Zwei Arten von Dienstleistern
Die Tabelle trennt zwei Betriebsarten, weil sie unterschiedliche Programme brauchen. Sie ist eine redaktionelle Einschätzung mit den genannten Ausgangsannahmen, keine Norm.
| Betriebsart | Typische Abrechnung | Kern des Ablaufs | Ausgangsannahme zum Werkzeug |
|---|---|---|---|
| Termin-Dienstleister (Salon, Praxis, Studio) | Einzelleistung am Termin, Bezahlung vor Ort | Termin, Leistung, Zahlung | Terminbuchung und Kasse (Kasse für Dienstleistungsbetriebe) |
| Projekt-Dienstleister (Agentur, Beratung, Planungsbüro) | Stunden oder Pauschale je Projekt, Rechnung später | Zeit, Projekt, Rechnung, Marge | Zeitmodul oder Projektmodul; ERP prüfen, sobald mehrere Projekte und Beteiligte laufen |
| Mischform (Wartung, Betreuung mit Rahmenvertrag) | feste Pauschale plus Zusatzstunden | wiederkehrende Rechnung, Nachweis | Rechnungsvorlage mit Zeitnachweis, ab mehreren Verträgen ERP prüfen |
Beide Arten brauchen sauber geführte Stammdaten für Kunden und Leistungen (Stammdaten im ERP); den Stundensatz selbst kalkulieren Sie nach Stundensatz kalkulieren.
Ein Rechenbeispiel: von der Stunde zur Marge
Beispielrechnung (erfundene Zahlen): Ein Planungsbüro rechnet mit einem Verrechnungssatz von 95 Euro netto je Stunde und einem Kostensatz von 58 Euro je Stunde, in dem Gehalt, Nebenkosten und Büro anteilig stecken. Drei Projekte laufen. Nicht verrechnet werden Nachbesserungen und interne Abstimmungen.
| Projekt | Verrechenbar (h) | Nicht verrechnet (h) | Erfasst gesamt (h) | Erlös (Euro netto) | Kosten (Euro) | Marge (Euro) | Marge (%) |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 40 | 6 | 46 | 3.800 | 2.668 | 1.132 | 29,8 |
| B | 25 | 0 | 25 | 2.375 | 1.450 | 925 | 38,9 |
| C | 60 | 15 | 75 | 5.700 | 4.350 | 1.350 | 23,7 |
| Summe | 125 | 21 | 146 | 11.875 | 8.468 | 3.407 | 28,7 |
Rechenweg am Projekt C: Erlös 60 × 95 = 5.700 Euro; Kosten 75 × 58 = 4.350 Euro; Marge 5.700 − 4.350 = 1.350 Euro, das sind 23,7 Prozent des Erlöses. Wird die nicht verrechnete Zeit nicht erfasst, rechnet das Büro nur mit 60 Stunden: Kosten 3.480 Euro, Marge 2.220 Euro oder 38,9 Prozent. Das Projekt sieht dann um rund 15 Prozentpunkte besser aus, als es war. Dieser Abstand ist der Grund, die nicht abrechenbare Zeit mit zu erfassen.
Typische Fehler
- Nur abrechenbare Stunden erfassen. Die Marge je Projekt wird zu hoch ausgewiesen, wie das Beispiel zeigt.
- Eine Projektsoftware für ein ERP halten. Prüfen Sie, ob Zeiten ohne Abtippen in die Rechnung und in die Buchhaltung gelangen.
- Den Kostensatz nie nachrechnen. Er ändert sich mit Gehältern und Auslastung; ein Satz von vor drei Jahren verfälscht jedes Projekt.
- Zeiterfassung für die Abrechnung mit der Arbeitszeitdokumentation gleichsetzen. Die Pflichten zur Arbeitszeit behandelt Arbeitszeiterfassung in Deutschland; dieser Artikel nennt keine.
Nächste Schritte
- Rechnen Sie das Beispiel mit zwei Ihrer abgeschlossenen Projekte nach, einmal mit allen Stunden, einmal nur mit den verrechneten.
- Zählen Sie, wie oft Sie Stunden von Hand in Rechnungen übertragen.
- Entscheiden Sie, ob Ihnen ein Zeitmodul genügt oder ob Projekte, Rechnungen und Buchhaltung zusammenhängen müssen.
- Weiter mit ERP-Module im Überblick und ERP auswählen. Wenn Termine das Geschäft bestimmen: Terminbuchung und Kasse verbinden.