Kasse für Dienstleister: Termine, Abrechnung, Anzahlungen

Ein Dienstleistungsbetrieb verkauft keine Ware vom Regal, sondern Zeit: einen gebuchten Termin, eine Leistung mit fester Dauer, manchmal ein Paket über mehrere Besuche und davor eine Anzahlung. Die Kasse muss diese Abläufe abbilden, sonst entstehen Doppelerfassungen und offene Beträge ohne Zuordnung. Allgemeine Auswahlkriterien behandelt Welche Funktionen muss eine Kasse haben?; dieser Artikel prüft, was für Termine, Pakete und Anzahlungen dazukommt.

Worum es bei der Auswahl geht

Es geht um drei Fragen: Überführt die Kasse einen gebuchten Termin in einen abrechenbaren Vorgang? Führt sie Pakete mit Restguthaben über Wochen? Und zeigt sie zu Anzahlungen und Kautionen den offenen Rest, bis die Leistung erbracht ist? Für einzelne Branchen gibt es eigene Artikelseiten, etwa Kasse für den Friseursalon und Kasse für Kosmetikstudio und Nagelstudio; dieser Artikel bleibt bei den Abläufen, die allen Dienstleistern gemeinsam sind.

Checkliste: Diese Kriterien zählen

Die Tabelle ist die Anforderungsliste für Ihren Angebotsvergleich. Die Reihenfolge ist eine redaktionelle Planungsannahme: Termine und Anzahlungen zuerst, Ausbau danach.

Thema	Kriterium	Warum es zählt	Prüfen Sie so	Frage an den Anbieter
Termin	Termin in Vorgang umwandeln	Gebuchte Zeit wird ohne Neueingabe abrechenbar	Einen Testtermin mit Leistung öffnen und bezahlen	Liest die Kasse Termine aus einem Kalender, und was passiert bei Änderungen?
Termin	Dauerpreise und Zuschläge	Zeitpreise, Aufschläge und Material werden je Leistung gebucht	Leistung mit zwei Zuschlägen buchen und den Bon lesen	Bleibt der Grundpreis in Auswertungen getrennt von Zuschlägen?
Termin	Storno und Nichterscheinen buchbar	Ein ausgefallener Termin braucht eine klare Buchung ohne Umsatz	Termin absagen und den Tagesbericht lesen	Wie erscheint ein No-show im Bericht und in der Statistik?
Termin	Schlanker Kundenstamm	Für Zuordnung und Wiedererkennung genügen wenige Felder	Kunden mit zwei Feldern anlegen und einem Termin zuordnen	Welche Pflichtfelder verlangt die Kasse, und wer sieht die Daten?
Paket	Verkauf mit Restguthaben	Ein Paket läuft über mehrere Besuche	Paket verkaufen, zweimal einlösen, Restwert lesen	Zeigt die Kasse Restwert in Geld und verbleibende Einheiten?
Paket	Teileinlösung und Verfall	Reste und abgelaufene Gültigkeit brauchen eine feste Behandlung	Paket nur teilweise einlösen und ein abgelaufenes öffnen	Wie bucht die Kasse einen abgelaufenen Rest, und wird er ausgewiesen?
Paket	Storno eines teilweise genutzten Pakets	Erstattung betrifft nur ungenutzte Einheiten	Genutztes Paket stornieren und die Buchungssätze lesen	Wie werden genutzte und ungenutzte Teile getrennt?
Anzahlung	Teilzahlung auf den Vorgang	Zahlungseingang und offener Rest müssen getrennt lesbar bleiben	50 Prozent Anzahlung buchen und Zahlungseingang und offenen Rest im Tagesbericht lesen	Wie erscheinen Zahlungseingang und offener Rest im Tagesbericht?
Anzahlung	Erstattung und Gegenbuchung	Absagen und Umbuchungen brauchen Rückbuchungen	Anzahlung erstatten und den Bericht prüfen	Welche Buchung erzeugt die Kasse bei einer Erstattung?
Anzahlung	Kaution über das Kartenterminal	Bei Geräten und Räumen sichert eine Vorautorisierung den Betrag	Kautionsreservierung anlegen und freigeben	Siehe Vorautorisierung und Kaution bei der Kartenzahlung
Querschnitt	Kasse außerhalb des Ladens	Hausbesuche und Messen brauchen eine mobile Lösung mit Beleg	Vorgang auf dem Mobilgerät buchen und Beleg erzeugen	Siehe Kasse für mobile Friseure und Kosmetikerinnen
Querschnitt	Rechnung statt Beleg	Geschäftskunden brauchen eine Rechnung mit Pflichtangaben	Rechnung aus dem Vorgang erzeugen und per E-Mail versenden	Deutschland: siehe Pflichtangaben der Rechnung
Pflicht	Nachweis der gesetzlichen Anforderungen	Die Kasse muss die Vorgaben Ihres Landes erfüllen	Nachweise verlangen und mit dem Abschnitt unten vergleichen	Siehe TSE-Zertifizierung prüfen

Termine: vom Kalender zum Vorgang

Der eigentliche Test ist die Kette Termin, Leistung, Zahlung. Legen Sie im Testzugang fünf Ihrer häufigsten Leistungen mit Dauer und Preis an, buchen Sie einen Termin und rechnen Sie ihn ab. Die Kasse muss dabei den gebuchten Preis übernehmen und Zusätze wie Verlängerung oder Material als eigene Position führen.

Ein ausgefallener Termin braucht ebenso eine Buchung wie ein geleisteter: ohne Umsatz, aber mit Grund, damit der Tagesbericht aufgeht. Wie Sie Nichterscheinen organisatorisch begegnen, behandelt der Artikel zum No-show bei Reservierungen; ob und in welcher Höhe eine Ausfallgebühr zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab. Als organisatorische Empfehlung gehört eine Erinnerung vor dem Termin dazu; aufsetzen lässt sie sich mit Terminerinnerung per SMS und WhatsApp.

Pakete: Restguthaben führen

Ein Paket ist ein Verkauf heute mit Leistungen, die über Wochen erbracht werden. Die Kasse sollte drei Werte führen: gekaufte Einheiten, eingelöste Einheiten und Restwert. Prüfen Sie im Test auch die Sonderfälle: Teileinlösung mit Zusatzleistung, Storno nur des ungenutzten Teils und ein Paket nach Ablauf der vereinbarten Gültigkeit.

Beispielrechnung mit angenommenen Preisen: Eine Behandlung kostet 45,00 Euro, zehn Behandlungen als Paket 405,00 Euro. Der Paketpreis je Behandlung ist 405,00 geteilt durch 10, also 40,50 Euro. Nach vier Besuchen bleiben 6 × 40,50 = 243,00 Euro Restwert neben den sechs offenen Einheiten. Beide Werte sollte die Kasse anzeigen.

Wie ein Paket oder ein Gutschein umsatzsteuerlich einzuordnen ist, klären Sie vorab; Ausgangspunkt für Deutschland ist der Artikel zu Gutschein und Umsatzsteuer. Den Einlösealltag behandelt Gutschein einlösen, Teilbetrag und Restguthaben.

Anzahlungen: Zahlungseingang und offener Rest

Eine Anzahlung entsteht vor der Leistung: Der Kunde zahlt bei der Buchung, die Leistung folgt später. Ob der Zahlungseingang in die Kasse gehört, hängt von der Zahlart ab. Bei Barzahlung ist der Zahlungseingang eine aufzuzeichnende Kasseneinnahme: In Deutschland sind Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO); in Österreich zählen Anzahlungen zu den Barzahlungen, die bei bestehender Registrierkassenpflicht in der Registrierkasse zu erfassen sind (BMF-AV 175/2026, Abschnitte 2.4.11 und 3). Eine Anzahlung, die der Kunde per Banküberweisung leistet, ist danach keine Kasseneinnahme. Buchen Sie jeden Zahlungseingang gleich welcher Zahlart auf den angelegten Vorgang, damit die Kasse den Restbetrag offen hält und ihn beim Abschluss verrechnet. Prüfen Sie im Test, ob Zahlungseingang je Zahlart und offener Rest im Tagesbericht getrennt erkennbar sind.

Auch die Umsatzsteuer richtet sich nach der Vereinnahmung, wenn sie vor der liegt, und zwar für eine steuerpflichtige Leistung. In Deutschland entsteht nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG die Steuer für einen vor der Leistung vereinnahmten Teil des Entgelts mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem es vereinnahmt wurde; nach Buchst. b gilt das bei Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten entsprechend. In Österreich entsteht die Steuerschuld nach § 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994 (Sollbesteuerung) ebenfalls mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung, bei Istbesteuerung (lit. b, § 17) mit Ablauf des Kalendermonats der Vereinnahmung. Ob die Leistung steuerpflichtig ist, klären Sie vorab; Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin sind zum Beispiel nach § 4 Nr. 14 UStG steuerfrei. Sonderfälle wie Steuerbefreiungen oder die Kleinunternehmerregelung behandeln Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Für eine Kaution, die Sie zurückzahlen statt zu verrechnen, ist die Frage, wie das Terminal den Betrag reserviert; dazu siehe Vorautorisierung und Kaution bei der Kartenzahlung.

Rechtlicher Rahmen je Land

Welche Pflichten die Kasse selbst erfüllen muss, hängt vom Land ab. Der hier geprüfte Stand ist der 13. Oktober 2026.

In Deutschland gilt für elektronische Aufzeichnungssysteme, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet wird, dass eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) das System schützt und dass ein Beleg ausgegeben wird (§ 146a Abs. 1 und 2 AO). Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV); nicht dazu zählen nach § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 4 KassenSichV unter anderem Waren- und Dienstleistungsautomaten. Die Vorschriften sind erstmals für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019 anzuwenden, also seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO). Wer ohne ein solches System kassiert, etwa mit einer offenen Ladenkasse, fällt nicht unter § 146a AO. Die Einzelheiten behandeln TSE-Pflicht: Wer braucht eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung? und die Anforderungen an Aufzeichnung und Nachweise nach der GoBD (GoBD: Grundlagen für die Kasse, GoBD-Anforderungen an das Kassensystem).

In Österreich gelten Registrierkassenpflicht und Belegerteilung nach den Steuervorschriften der BAO; welcher Betrieb ab welchem Umsatz betroffen ist, steht in Registrierkassenpflicht in Österreich und zu den technischen Anforderungen in Anforderungen der RKSV an die Registrierkasse.

Für die Schweiz nennt dieser Artikel keine Pflichten; siehe Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz.

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

• Einmalig: Kasse, gegebenenfalls Bondrucker und Kartenterminal, Einrichtung des Leistungskatalogs und der Terminanbindung.
• Laufend: Lizenz je Arbeitsplatz, Terminbuchung als eigene Software oder Modul, Support.
• Pro Zahlung: Entgelte der Kartenzahlung; siehe Gebühren der Kartenzahlung.
• Beim Wechsel: Übernahme des Kundenstamms und der offenen Paket- und Anzahlungsbestände; fragen Sie, wie die Kasse offene Restguthaben importiert.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Leistungen nur als frei eingetippter Preis ohne Leistungskatalog mit Dauer.
• Pakete nur als Gutschein ohne Restwert je Einheit.
• Offene Restbeträge aus Anzahlungen, die weder am Vorgang noch im Tagesbericht erkennbar sind.
• Keine Buchungsmöglichkeit für ausgefallene Termine.
• Kein Nachweis der gesetzlichen Anforderungen Ihres Landes.

Welche Kriterien für welchen Betrieb

Betrieb	Was am meisten zählt
Studio oder Praxis mit Einzelterminen	Termin-Vorgang, Dauerpreise, schlanker Kundenstamm
Betrieb mit Paketen und Kursen	Restguthaben, Teileinlösung, Verfall
Betrieb mit Vorkasse und Kautionen	Teilzahlung auf den Vorgang, Erstattung, Terminalreservierung
Mobiler Dienst ohne Laden	Mobile Kasse mit Beleg, Hausbesuch-Abrechnung

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Legen Sie fünf Leistungen mit Dauer, drei Zuschläge und ein Paket mit zehn Einheiten als Testdaten an.
2. Buchen Sie einen Termin, öffnen Sie ihn aus dem Kalender und rechnen Sie ihn mit zwei Zuschlägen ab.
3. Verkaufen Sie das Paket, lösen Sie zweimal ein und prüfen Sie Restwert und verbleibende Einheiten.
4. Legen Sie einen Vorgang an, buchen Sie 50 Prozent Anzahlung und prüfen Sie Zahlungseingang und offenen Rest im Tagesabschluss.
5. Fordern Sie die Nachweise für Ihr Land an und lesen Sie die im Abschnitt Rechtlicher Rahmen verlinkten Artikel.