MWST-Satzwechsel in der Kasse umstellen

Ein Satzwechsel beginnt mit dem amtlichen Text und endet in der Preisauszeichnung; dazwischen liegen Steuercodes, Artikelzuordnung und Preise. Betroffen sind Betriebe, die im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen sind; wer nicht eingetragen ist oder das Meldeverfahren nach Art. 38 MWSTG anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen (Art. 27 Abs. 1 MWSTG).

Was die Schweiz von einem Kassensystem verlangt, steht unter Kassenpflicht in der Schweiz; welcher Satz für welche Ware gilt, unter MWST-Sätze und die Kasse.

Was Sie vorab brauchen

• Den Stichtag und die neuen Sätze aus dem amtlichen Text (Amtliche Sammlung oder MWSTG), nicht aus einer Kundeninformation eines Anbieters.
• Eine Liste der Artikel und Leistungen, geordnet nach den drei Sätzen 8,1, 2,6 und 3,8 Prozent.
• Ihre Entscheidung, ob der Bruttopreis (was die Kundschaft zahlt) oder der Nettopreis (was Ihnen bleibt) gleich bleibt.
• Den Testmodus Ihrer Kasse oder ein Testsystem sowie eine Person, die Stammdaten ändern darf, und eine zweite, die prüft.
• Bei Abrechnung nach Saldosteuersatz: die für Sie geltenden Sätze aus der aktuellen Liste der ESTV.

Schritt für Schritt: Satzwechsel in der Kasse

Die Reihenfolge ist ein Vorschlag; Ihr Kassenanbieter kann eine andere vorsehen. Entscheidend ist, dass die Sätze mit Gültigkeitszeitraum geführt werden.

Schritt 1: Stichtag und neue Sätze feststellen

Bis zum 31. Dezember 2023 galten 7,7 Prozent (Normalsatz), 2,5 Prozent (reduzierter Satz) und 3,7 Prozent (Beherbergung), seit dem 1. Januar 2024 sind es 8,1, 2,6 und 3,8 Prozent (Art. 25 Abs. 1, 2 und 4 MWSTG; Verordnung vom 9. Dezember 2022 über die Anhebung der Mehrwertsteuersätze zur Zusatzfinanzierung der AHV, AS 2022 863). Übernehmen Sie Stichtag und Sätze aus diesem Text, wenn ein neuer Wechsel ansteht. Der Stichtag ist der Tag des Inkrafttretens, der letzte Tag des alten Satzes der Tag davor. Die ESTV grenzt genau so ab: Leistungen bis zum 31. Dezember 2023 unterliegen den bisherigen, Leistungen ab dem 1. Januar 2024 den neuen Steuersätzen (Deklarationsanleitung Steuersatzerhöhung 2024).

Schritt 2: Betroffene Artikel und Leistungen zuordnen

Notieren Sie je Artikel den bisherigen und den künftigen Satz. Achten Sie auf Positionen mit zwei Sätzen: In der Gastronomie tragen Lebensmittel im Rahmen gastgewerblicher Leistungen den Normalsatz, zum Mitnehmen den reduzierten Satz, sofern Sie geeignete organisatorische Massnahmen zur Abgrenzung getroffen haben, und alkoholische Getränke bleiben in beiden Fällen beim Normalsatz (Art. 25 Abs. 3 MWSTG). Wie die Kasse diese Trennung führt, zeigt Gastro-Kasse und MWST-Sätze.

Schritt 3: Preisentscheid fällen

Legen Sie vor der Umstellung fest, ob der Bruttopreis oder der Nettopreis gleich bleibt. Beides ist zulässig; für frei festgesetzte Preise entscheiden Sie. Halten Sie die Wahl in allen Kanälen gleich: Kasse, Regal, Speisekarte und Onlineshop.

Schritt 4: Neue Sätze mit Gültigkeitszeitraum anlegen

Legen Sie den neuen Satz als eigenen Eintrag mit Gültig-ab-Datum an und schliessen Sie den alten mit Gültig-bis, statt den Prozentsatz zu überschreiben. Überschreiben Sie ihn, kann der damalige Satz älterer Belege verloren gehen; je nachdem, wie Ihre Kasse Belege und Abschlüsse speichert und referenziert, können dabei auch Summen früherer Tage neu berechnet werden. Aufbewahrt wird ohnehin bis zum Eintritt der absoluten Verjährung, also zehn Jahre nach Ablauf der Steuerperiode; vorbehalten bleibt die Frist nach Art. 958f OR, die mit dem Ablauf des Geschäftsjahres beginnt und länger laufen kann (Art. 70 Abs. 2 und Art. 42 Abs. 6 MWSTG; Art. 958f OR). Der damals angewandte Satz soll daraus erkennbar bleiben.

Schritt 5: Artikel und Warengruppen umstellen

Ordnen Sie die betroffenen Artikel dem neuen Satz mit Wirkung ab dem Stichtag zu. Prüfen Sie vorher, ob Ihre Kasse den Satz am Artikel oder über eine Warengruppe führt. Hängt der Satz an der Warengruppe, ändern sich mit ihr auch Artikel, die Sie nicht umstellen wollten; in der Gastronomie betrifft das die Trennung von Vor-Ort-Konsum und Mitnahme.

Schritt 6: Preise und Preisauszeichnung anpassen

Sobald der Preisentscheid steht, ändern Sie den Brutto- oder Nettopreis in der Kasse und in der Auszeichnung: Regaletiketten, Speisekarte, Onlineshop und Aushang. Unsere Empfehlung ist, Kasse und Preisanschrift am Stichtag gleichzeitig umzustellen. Die Preisbekanntgabeverordnung lässt dafür mehr Zeit: Bei einer Änderung des Mehrwertsteuersatzes ist die Preisanschrift erst innert drei Monaten nach Inkrafttreten anzupassen, und während dieser Frist müssen Sie mit einem gut sichtbaren Hinweis darauf hinweisen, dass die Steuersatzänderung noch nicht berücksichtigt ist (Art. 4 Abs. 1bis PBV für Waren, Art. 10 Abs. 1 Bst. c und Abs. 3 PBV für Gastgewerbe und Hotellerie). Was die Preisbekanntgabeverordnung im Einzelnen verlangt, steht unter Preisbekanntgabe in der Schweiz.

Schritt 7: Vor dem Stichtag testen

Buchen Sie im Testmodus je einen Kassenzettel mit dem alten und mit dem neuen Satz und prüfen Sie Satz, Entgelt und Steuerbetrag. Zeigt der Tagesabschluss die Summen je Steuersatz, lässt sich die MWST-Abrechnung daraus ableiten. Testen Sie zusätzlich den Export in die Buchhaltung mit einem Kassenzettel vom alten Satz: Übernimmt er den Satz des Belegs oder den heutigen Artikelstamm?

Schritt 8: Am Stichtag prüfen und abgrenzen

Prüfen Sie am ersten Tag nach dem Wechsel den ersten Kassenzettel und am Tagesende die Summen je Satz. Klären Sie vorher mit Ihrer Steuerberatung, wie Sie Positionen abgrenzen, die über den Stichtag laufen: offene Rechnungen im Gastgewerbe, Hotelaufenthalte über den Jahreswechsel, Abonnemente und Anzahlungen.

Beispielrechnung: Bruttopreis oder Nettopreis bleibt

Beispielrechnung mit erfundenen Preisen und den Sätzen vor und nach dem Wechsel vom 1. Januar 2024. Der Steuerbetrag in einem Bruttopreis ist Brutto − Brutto ÷ (1 + Satz); das Entgelt ist Brutto ÷ (1 + Satz).

Posten	Satz vorher	Bruttopreis	Entgelt vorher	Steuer vorher	Satz nachher	Entgelt nachher	Steuer nachher
Normalsatz	7,7 Prozent	CHF 100.00	CHF 92.85	CHF 7.15	8,1 Prozent	CHF 92.51	CHF 7.49
Reduzierter Satz (Lebensmittel)	2,5 Prozent	CHF 5.00	CHF 4.88	CHF 0.12	2,6 Prozent	CHF 4.87	CHF 0.13
Beherbergung (Übernachtung)	3,7 Prozent	CHF 150.00	CHF 144.65	CHF 5.35	3,8 Prozent	CHF 144.51	CHF 5.49

Bleibt der Bruttopreis gleich, sinkt Ihr Entgelt, und die Steuer steigt; den Unterschied trägt der Betrieb. Rechnung für die erste Zeile: 100.00 ÷ 1.077 = 92.85, Steuer 100.00 − 92.85 = 7.15; nachher 100.00 ÷ 1.081 = 92.51, Steuer 100.00 − 92.51 = 7.49.

Bleibt der Nettopreis gleich, steigt der Bruttopreis. Aus Entgelt CHF 92.85 werden bei 8,1 Prozent CHF 100.37 brutto statt CHF 100.00, aus Entgelt CHF 4.88 bei 2,6 Prozent CHF 5.01 statt CHF 5.00. Prüfen Sie nach der Umstellung, ob das ERP den Bruttopreis aus dem alten Nettopreis neu errechnet.

Checkliste für den Stichtag

• Ein Kassenzettel mit dem alten und einer mit dem neuen Satz sind geprüft; Satz, Entgelt und Steuerbetrag stimmen.
• Datum und Uhrzeit der Kasse stimmen; eine falsch gestellte Uhr zieht die Umstellung vor oder schiebt sie hinaus.
• Alle betroffenen Artikel und Warengruppen sind umgestellt, auch Aktionen und zeitlich befristete Preise.
• Regal, Speisekarte, Onlineshop und Aushang zeigen denselben Preis wie die Kasse; wird die Preisanschrift nach Art. 4 Abs. 1bis PBV (Waren) oder Art. 10 Abs. 3 PBV (Gastgewerbe und Hotellerie) erst innert drei Monaten nach Inkrafttreten nachgezogen, hängt bis dahin ein gut sichtbarer Hinweis auf die noch nicht berücksichtigte Steuersatzänderung.
• Der Tagesabschluss weist die Summen je Steuersatz aus.
• Offene Rechnungen, Anzahlungen und Gutscheine über den Stichtag sind mit der Steuerberatung abgegrenzt.
• Ein Beleg aus der Zeit vor dem Stichtag trägt im Export weiterhin den alten Satz.
• Belege und Kassendaten bewahren Sie bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung auf, vorbehalten bleibt Art. 958f OR; der damals angewandte Satz bleibt erkennbar (Art. 70 Abs. 2 MWSTG, siehe Aufbewahrung in der Schweiz).

So prüfen Sie das Ergebnis

Buchen Sie nach dem Stichtag je drei Verkäufe pro Satz und vergleichen Sie den Steuerbetrag auf dem Kassenzettel mit dem Tagesabschluss und der Buchhaltung. Prüfen Sie zusätzlich an einem Kassenzettel von vor dem Stichtag, welchen Satz er im Export trägt. Haben Sie je Satz gebucht und fehlt ein gebuchter Satz im Tagesabschluss, prüfen Sie als Nächstes die Artikel- und Warengruppenzuordnung sowie die Abschlussauswertung Ihrer Kasse: Eine Position kann noch am alten Satz hängen, es kann eine Warengruppe betroffen sein, oder der Abschluss fasst die Sätze anders zusammen, als Sie gebucht haben. Die Zuordnung nach Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung belegt der Tagesabschluss nur, wenn Ihre Kasse die Summen je Satz getrennt ausweist.

Wenn etwas nicht klappt

Anzeichen	Wahrscheinliche Ursache	Abhilfe
Kassenzettel von vor dem Stichtag tragen den neuen Satz	Der Satz wurde überschrieben statt mit Gültigkeitszeitraum geführt	Alten Satz wieder mit Gültig-bis anlegen, betroffene Kassenzettel und den Export nachrechnen
Kasse zeigt den neuen Preis, Regal den alten	Preisauszeichnung nicht angepasst	Etiketten, Speisekarte, Onlineshop und Aushang nachziehen
Gebuchte Verkäufe zu einem Satz fehlen im Abschluss	Eine Position hängt noch am alten Satz oder an der alten Warengruppe; die Abschlussauswertung fasst die Sätze anders zusammen	Artikel- und Warengruppenzuordnung prüfen, Stammdaten neu übertragen, Auswertung des Abschlusses mit den gebuchten Sätzen vergleichen
Der neue Satz greift einen Tag zu früh oder zu spät	Datum oder Uhrzeit der Kasse falsch gestellt	Systemzeit von Kasse und Server prüfen und stellen
Die Buchhaltung rechnet alte Kassenzettel neu	Der Import bestimmt den Satz aus dem heutigen Artikelstamm	Import auf den Satz des Belegs umstellen, Importe nachrechnen

Wann Sie Hilfe holen sollten

Fragen Sie Ihre Steuerberatung, wenn Leistungen über den Stichtag laufen: bei offenen Rechnungen, Hotelaufenthalten, Abonnementen sowie bei Anzahlungen und Gutscheinen. Welcher Satz für einen Vorgang gilt, entscheidet sich am Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistungserbringung; wann die Umsatzsteuerschuld entsteht, ist davon zu trennen. Bei Abrechnung nach vereinbarten Entgelten (Art. 39 Abs. 1 MWSTG) entsteht sie mit der Rechnungsstellung, bei aufeinander folgenden Teilrechnungen oder Teilzahlungen mit der Ausgabe der Teilrechnung oder mit der Vereinnahmung der Teilzahlung und bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen sowie bei Leistungen ohne Rechnungsstellung mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 1 Bst. a bis c MWSTG). Lassen Sie die Abgrenzung bestätigen, bevor Sie die Buchhaltung abschliessen, und beachten Sie die Aufgaben zum Jahreswechsel an der Kasse.