Kassen-App: Wann Smartphone oder Tablet als Kasse reicht

Eine Kassen-App ist eine Kassensoftware, die auf einem Smartphone oder Tablet läuft. Der Artikel sagt, wofür sie genügen kann und wo Gesetz und Hardware Grenzen setzen. Er bewertet keine Anbieter. Zum Gerät selbst: Tablet-Kasse: Vor- und Nachteile und iPad als Kasse nutzen; zur Wahl der Plattform Android-Kasse.

Wann die App als Kasse im Rechtssinn zählt

Deutschland. Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen sind elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Ob eine App dazugehört, richtet sich nach der Kassenfunktion: Sie hat ein System, das der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen kann (Anwendungserlass zu § 146a AO, Nr. 1.2). Dann muss die App mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein, jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen und einen Beleg ausgeben (§ 146a Abs. 1 und 2 AO). Anzuwenden ist § 146a AO erstmals für Kalenderjahre nach dem 31. Dezember 2019, also seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO). Die offene Ladenkasse, die ohne elektronisches Aufzeichnungssystem arbeitet, ist davon ausgenommen und muss Bar-Warenverkäufe an eine Vielzahl unbekannter Personen nicht einzeln aufzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO). Eine App mit Kassenfunktion ist ein elektronisches Aufzeichnungssystem; dann gilt die Ausnahme von der Einzelaufzeichnung nicht (§ 146 Abs. 1 Satz 4 AO). Mehr: Offene Ladenkasse: Pflichten.

Österreich. Betriebe müssen Bareinnahmen mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischen Aufzeichnungssystem erfassen, ab 15.000 Euro Jahresumsatz je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 Euro im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 1 und 2 BAO; die Grenzen sind nach dem BMF-Erlass netto gerechnet). Die Pflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden (§ 131b Abs. 3 BAO); Ausnahmen, etwa für Umsätze im Freien, regelt die Barumsatzverordnung 2015. Als Registrierkasse gilt jedes elektronische Datenverarbeitungssystem, das Aufzeichnungen zur Losungsermittlung und Dokumentation einzelner Barumsätze erstellt, auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme (§ 3 Z 21 RKSV). Eine App kann das sein. Sie braucht eine Schnittstelle zu einer Sicherheitseinrichtung mit Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit, ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker oder eine Vorrichtung zur elektronischen Belegübermittlung (§ 5 Abs. 1 und 2 RKSV). Einheit und Registrierkasse sind über FinanzOnline zu melden (§ 16 Abs. 1 RKSV). Mehr: Registrierkassenpflicht in Österreich und Registrierkassenpflicht: Umsatzgrenzen und Ausnahmen.

Schweiz. Dieser Artikel nennt keine steuerliche Kassenvorgabe. Zur Buchführung: Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz.

Diese Kriterien zählen

Die Tabelle nennt je Kriterium, was gilt, wie Sie es prüfen und welche Frage Sie stellen.

Kriterium	Was gilt oder was zählt	So prüfen Sie es	Frage an den Anbieter
Sicherheitseinrichtung Deutschland	Elektronische Aufzeichnungssysteme mit Kassenfunktion brauchen eine zertifizierte TSE (§ 146a Abs. 1 Satz 2 AO). Das Speichermedium der TSE darf auch eine Cloud-Speicherung sein, § 146 Abs. 2a und 2b AO bleiben unberührt (Erlass Nr. 1.12.2.7).	Welche TSE ist angebunden, und wie erreicht sie das Gerät?	Welche zertifizierte TSE ist enthalten, als Hardware oder als Cloud-Dienst, und wer meldet sie?
Signatureinheit Österreich	Die Registrierkasse braucht eine Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit (§ 5 Abs. 2 RKSV); nach dem Erlass kommen Signaturchip oder Hardware Security Module in Frage, auch bei Remote-Lösung über das Internet (Abschnitt 3.3.1).	Art der Einheit und Anbindung an das Gerät ansehen	Welche Einheit nutzt die App, und wie wird sie registriert?
Beleg	Deutschland: Beleg auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch (§ 6 KassenSichV). Österreich: Drucker oder elektronische Übermittlung (§ 5 Abs. 1 RKSV).	Beleg in der Probezeit drucken und als Datei senden	Wie wird der Beleg ausgegeben, und wie wird die Zustimmung des Kunden dokumentiert?
Mehrere Geräte	Deutschland: Verbundene Systeme (genannt sind Bestellsysteme ohne Abrechnungsteil und App-Systeme) dürfen sich eine TSE teilen, ohne dass das beanstandet wird (Erlass Nr. 1.6). Österreich: Eine Einheit kann mit mehreren Registrierkassen verbunden sein (§ 5 Abs. 2 RKSV).	Prüfen, wie viele Geräte an einer TSE oder Einheit hängen	Wie viele Geräte teilen sich die Sicherheitseinrichtung, und was geschieht bei Ausfall?
Meldung	Deutschland: Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO innerhalb eines Monats nach Anschaffung (Kassenmeldepflicht). Österreich: Meldung der Einheit und der Registrierkasse über FinanzOnline (§ 16 RKSV).	Ablauf und Zuständigkeit klären	Unterstützt der Anbieter die Meldung, und was braucht er von mir?
Zubehör	Drucker, Kassenlade, Scanner und Kartenterminal müssen mit dem Gerät und der App zusammenarbeiten	Alle Geräte in der Probezeit im Dauerbetrieb testen	Welche Zubehörmodelle sind für diese App geprüft?
Netzausfall	Verkauf, Belege und Sicherheitseinrichtung sollen auch ohne Verbindung geprüft sein	Testablauf aus Kasse ohne Internet	Was läuft ohne Verbindung, und wie lange?
Gerät und Updates	Die Update-Zusage des Geräteherstellers kann je Modell verschieden sein	Update-Ende des Geräts erfragen	Bis wann ist das Gerät für die App freigegeben?

Woraus sich die Kosten zusammensetzen

Prüfen Sie im Angebot, welche Posten einmalig und welche laufend sind. Preise nennt der Artikel nicht.

• Einmalig: Gerät, Halterung, Drucker, Kassenlade, Kartenterminal, Einrichtung.
• Laufend: Lizenz der App, TSE als Dienst (Deutschland), Signatureinheit und Zertifikat (Österreich), Support, Zahlungsgebühren.
• Später: Austausch des Geräts bei Update-Ende; siehe Gesamtkosten der Kasse berechnen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Die App wird für Deutschland ohne Angabe einer zertifizierten TSE angeboten.
• Für Österreich fehlt die Angabe zur Signatur- bzw. Siegelerstellungseinheit.
• Der Anbieter nennt keine geprüften Zubehörmodelle.
• Beim Probelauf ohne Verbindung läuft die App nicht weiter, und die Beschreibung des Anbieters sagt dazu nichts.
• Die Kassendaten lassen sich nicht exportieren, siehe Datenexport im Vertrag.

Welche Betriebe prüfen was zuerst

Die Spalte „App genügt, wenn“ ist eine redaktionelle Einschätzung, kein Urteil. Die rechtlichen Bedingungen stehen im Abschnitt oben.

Lage	Das wiegt am meisten	App genügt, wenn
Markt oder Hofladen mit Barverkauf	Beleg, Sicherheitseinrichtung, Akku, Netz	Sicherheitseinrichtung und Zubehör im Dauertest laufen, auch ohne Verbindung
Kleiner Laden mit einer Kasse	Sicherheitseinrichtung, Drucker, Kassenlade	die App mit dem eingesetzten Zubehör geprüft ist
Gastronomie mit mehreren Bedienungen	Abgleich zwischen Geräten, Küchendrucker	die Geräte sich eine Sicherheitseinrichtung teilen dürfen (DE: Erlass Nr. 1.6) und der Abgleich im lokalen Netz läuft
Dienstleister mit Rechnungen und Kartenzahlung	Beleg, Datenexport, Kartenterminal	die App Belege liefert, die Ihre Buchführung braucht
Mehrere Standorte	zentrale Verwaltung, Update-Pflege vieler Geräte	Anbieter Verwaltung und Austausch der Geräte beschreibt
Betrieb mit viel Zubehör (Waage, Scanner, zweites Display)	Anschlüsse und Treiber	der Anbieter die Zubehörkombination freigibt; sonst PC-Kasse mit Windows prüfen

So gehen Sie vor

1. Klären Sie, ob Ihr Betrieb Barzahlungen erfasst und in welchem Land er kassiert.
2. Fragen Sie nach der Sicherheitseinrichtung und lassen Sie sich Art und Anbindung schriftlich nennen.
3. Testen Sie Beleg, Zubehör und Netzausfall in der Probezeit (Kasse testen: Demo und Probezeit).
4. Fordern Sie Update-Ende des Geräts und Datenexport schriftlich an.
5. Rechnen Sie die Gesamtkosten über die Nutzungszeit des Geräts.