Auffälligkeiten an der Kasse erkennen: Storno, Rabatt, Schublade
Kurz gesagt
Unregelmäßigkeiten an der Kasse zeigen sich im Zusammenspiel mehrerer Auswertungen: Storno- und Rabattquote je Bedienkraft und Schicht, Abschlüsse und Kassensturz-Differenzen sowie Öffnungen der Schublade ohne Verkauf. Ein einzelner Ausreißer beweist nichts. In Deutschland verlangt die GoBD einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommene Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) und verbietet Änderungen, die den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellbar machen (Abs. 4). Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt allein die Pflicht zur Einzelaufzeichnung, und auch das nur, solange eine offene Ladenkasse und kein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO verwendet wird (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO); die GoBD überträgt diese Zumutbarkeitsüberlegungen grundsätzlich auch auf Dienstleistungen (Rz. 39). In Österreich verlangt die RKSV ein Datenerfassungsprotokoll.
Das Wichtigste
- Ein Warnsignal allein ist kein Beweis; vergleichen Sie mehrere Berichte über mehrere Schichten.
- Storno- und Rabattquote je Bedienkraft gegen den Betriebsdurchschnitt stellen.
- Kassensturz-Differenzen und Öffnungen ohne Verkauf je Schicht auswerten.
- Deutschland: Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO allein die Pflicht zur Einzelaufzeichnung; verwendet der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO und nicht eine offene Ladenkasse, gilt sie wieder (Satz 4). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind auch dann täglich festzuhalten (Satz 2); die GoBD überträgt diese Zumutbarkeitsüberlegungen grundsätzlich auch auf Dienstleistungen (Rz. 39).
- Österreich: RKSV verlangt ein Datenerfassungsprotokoll mit Trainings- und Stornobuchungen.
- Personenbezogene Auswertungen vorher mit Datenschutz und Betriebsrat klären.
Eine auffällige Kasse erkennen Sie nicht an einer einzelnen Zahl, sondern am Muster. Hinter einem auffälligen Storno kann eine Fehlbedienung, eine unklare Rabattregel oder ein Griff in die Kasse stehen. Wer die Berichte regelmäßig liest, erkennt beide Seiten früh.
Welche Berichte eine Kasse liefert
Ein Kassensystem erzeugt aus derselben Datenbasis mehrere Auswertungen. Für die Kontrolle sind fünf entscheidend: Tagesabschluss, Journal, Bedienerbericht, Kassensturz je Schicht und Artikelauswertung.
- Tagesabschluss (umgangssprachlich Z-Bon): Umsatz, Zahlungsarten und Kassenbestand des Tages.
- Journal: jeder einzelne Vorgang mit Uhrzeit, Betrag und Bedienkraft.
- Bedienerbericht: Stornos, Rabatte und Korrekturen je Person.
- Kassensturz oder Schichtbericht: gezählter Bestand gegen den rechnerischen Soll-Bestand.
- Artikel- und Gruppenbericht: Umsatz je Warengruppe.
Der Tagesabschluss fasst den Tag in Summen zusammen; fehlende oder nachträglich geänderte Einzelvorgänge zeigt er nicht. Ein Hinweis darauf kann eine Lücke in der Belegnummernfolge oder ein Vorgang ohne Beleg sein. Ein nie erfasster Vorgang muss aber auch im Journal und im Änderungsprotokoll nicht auftauchen. Die GoBD verlangen deshalb ein Zusammenspiel technischer und organisatorischer Kontrollen wie Erfassungs- und Plausibilitätskontrollen, automatisch vergebene Datensatznummern und eine Lückenanalyse bei Belegnummern; das Unterdrücken der Erfassung tatsächlicher Geschäftsvorfälle ist unzulässig (Rz. 40 und 43).
Genau auf die Einzeldaten zielt auch die Prüfung der Finanzverwaltung: In Deutschland kann sie bei einer Außenprüfung die Einzeldaten verlangen und nicht nur die Tagesendsummen (§ 147 Abs. 6 Satz 1 Nr. 1 bis 3 AO, Z1 bis Z3).
Wo die Aufzeichnungspflicht steht (Deutschland und Österreich)
In Deutschland verlangen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) in der Fassung vom 14. Juli 2025, dass Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen sind (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO) und dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht so verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 4 AO).
Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung entfällt allein die Pflicht zur Einzelaufzeichnung; sie gilt wieder, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO verwendet und nicht eine offene Ladenkasse (§ 146 Abs. 1 Satz 3 und 4 AO). Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind auch in diesem Fall täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Die GoBD überträgt die Zumutbarkeitsüberlegungen dieser Ausnahme grundsätzlich auch auf Dienstleistungen (Rz. 39).
Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO einsetzt, muss es richtig verwenden und mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen. Wer das vorsätzlich oder leichtfertig unterlässt und dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen oder nicht gerechtfertigte Steuervorteile zu erlangen, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro geahndet werden kann, sofern die Tat nicht nach § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung) geahndet werden kann (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 und 5, Abs. 6 AO).
In Österreich muss eine Registrierkasse, die unter die Registrierkassenpflicht nach § 131b BAO fällt, ein Datenerfassungsprotokoll (DEP) führen, das jeden Barumsatz einzeln festhält; Trainings- und Stornobuchungen sind darin ebenfalls abzuspeichern (§ 7 Abs. 1 und 2 RKSV). Das Protokoll ist mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Medium zu sichern (§ 7 Abs. 3 RKSV), und zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers als Barumsatz mit Betrag Null als Monatsbeleg zu speichern (§ 8 Abs. 1 und 2 RKSV). Wer abgabenrechtlich zu führende, automatisationsunterstützte Aufzeichnungssysteme durch ein Programm verfälscht, mit dem Daten geändert, gelöscht oder unterdrückt werden können, begeht eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 25.000 Euro, wenn er vorsätzlich handelt und die Tat keinen anderen Finanzvergehens-Tatbestand erfüllt (ausgenommen einen nach § 51 FinStrG) (§ 51a Abs. 1 und 2 FinStrG, Fassung ab 1. Januar 2026).
Die Entscheidungstabelle: welcher Bericht welches Muster zeigt
Diese Tabelle ordnet jedem Bericht das auffällige Muster zu und sagt, was dahinterstehen kann. Zuordnung und Deutung sind eine redaktionelle Einschätzung; kein Muster beweist eine Ursache.
| Bericht | Auffälliges Muster | Was es bedeuten kann |
|---|---|---|
| Tagesabschluss | Summe einer Zahlungsart passt nicht zum gezählten Bestand | Fehlbedienung bei Kartenzahlung, vergessener Abschluss, Bargeldentnahme |
| Journal | Lücke in der Belegnummernfolge oder Vorgang ohne Beleg | Umgehung der Erfassung, Systemfehler, nachträglich gelöschter Beleg |
| Storno-Auswertung | hohe Stornoquote kurz vor Schichtende oder bei einer Bedienkraft | Rückgängigmachen von Verkäufen, Retouren, Unterschlagung vereinnahmter Beträge |
| Rabatt- und Preisänderungsauswertung | Rabatte ohne erkennbare Regel oder auf Centbeträge geänderte Preise | ungenehmigte Rabatte an Bekannte, Fehler in der Preisauszeichnung |
| Kassensturz- und Schichtbericht | wiederkehrende Differenz bei derselben Person oder Schicht | Wechselgeldfehler bis gezielte Entnahme |
| Schubladenöffnungen ohne Verkauf | mehrfache Öffnungen ohne Buchung, gehäuft nach Stornos | Bargeldentnahme, Wechselgeld, Trainingsbuchung |
| Trainings- und Testbuchungen | Training mit echten Beträgen oder Wirkung auf den Umsatzzähler | Fehlbedienung, Verschleierung echter Vorgänge |
| Änderungsprotokoll | Änderung an einem abgeschlossenen Beleg | Verstoß gegen die Unveränderbarkeit, Datenpflege ohne Berechtigung |
Ein Rechenbeispiel
Beispielrechnung mit erfundenen Werten. Ein Betrieb wertet einen Tag je Bedienkraft aus und stellt die Storno- und die Rabattquote nebeneinander:
| Bedienkraft | Bons | Stornos | Stornoquote | Umsatz | Rabatt | Rabattanteil |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 70 | 14 | 20,0 Prozent | 1.680 Euro | 336,00 Euro | 20,0 Prozent |
| B | 60 | 3 | 5,0 Prozent | 1.380 Euro | 41,40 Euro | 3,0 Prozent |
| C | 70 | 4 | 5,7 Prozent | 1.610 Euro | 48,30 Euro | 3,0 Prozent |
| Summe | 200 | 21 | 10,5 Prozent | 4.670 Euro | 425,70 Euro | 9,1 Prozent |
Bedienkraft A liegt mit einer Stornoquote von 20,0 Prozent (14 von 70 Bons) deutlich über dem Betriebsdurchschnitt von 10,5 Prozent und mit einem Rabattanteil von 20,0 Prozent (336 von 1.680 Euro) über dem Durchschnitt von 9,1 Prozent. Das allein ist noch kein Beweis: A kann an diesem Tag Reklamationen bearbeitet haben. Der nächste Schritt ist eine Prüfung: erst acht bis zehn Tage derselben Auswertung, dann die einzelnen Stornovorgänge nach Uhrzeit, Betrag und Artikel und schließlich der Abgleich mit Journal und Schubladenöffnungen. Erst wenn sich das Muster bei derselben Person wiederholt, tragen Sie es vor.
Typische Fehler bei der Auswertung
- Nur einen Bericht ansehen. Eine hohe Stornoquote kann zur Retourenpolitik gehören; erst der Vergleich mit Rabattquote, Kassensturz und Schubladenöffnungen ergibt ein Bild.
- Ohne Vergleichsmaßstab arbeiten. Ein Wert ohne den eigenen Durchschnitt über mehrere Wochen und Schichten sagt nichts.
- Fehlbedienung überspringen. Bevor Sie eine Absicht unterstellen, prüfen Sie Bedien- und Buchungsfehler zuerst aus: Schulung, Gerätefehler, falsche Preisauszeichnung. Die EHI-Studie (Erhebungsjahr 2025) rechnet im deutschen Einzelhandel von 5,11 Milliarden Euro Inventurdifferenzen 910 Millionen Euro den eigenen Angestellten und 780 Millionen Euro organisatorischen Mängeln zu; diese Zahlen betreffen Ware, nicht Bargeld.
- Personenbezogen starten. Beginnen Sie mit der sachbezogenen Auswertung je Kasse, Schicht und Uhrzeit und klären Sie eine personenbezogene Auswertung vorher mit Datenschutz und Betriebsrat.
- Auf ein Signal allein hören. Auch ein verhaltensbezogenes Warnsignal ist kein Beweis; die ACFE führt in ihrer weltweiten Befragung von Betrugsermittlern (2026, Erhebung Juli bis September 2025) unter den Warnsignalen mit den höchsten mittleren Schäden die Verweigerung von Urlaub.
So gehen Sie vor
- Legen Sie den Zeitraum fest: mindestens vier Wochen und alle Schichten, nicht ein einzelner Tag.
- Ziehen Sie die fünf Berichte aus dem Kassensystem, jeweils je Kasse, Schicht und Bedienkraft.
- Bilden Sie den Betriebsdurchschnitt und stellen Sie jeden Wert daneben.
- Sortieren Sie Fehlbedienung zuerst aus: Schulung, Gerätefehler, Preisauszeichnung.
- Sehen Sie erst dann die Einzelvorgänge der auffälligen Fälle an und gleichen Sie sie mit Journal und Änderungsprotokoll ab.
- Klären Sie vor einer personenbezogenen Auswertung die Zulässigkeit mit Datenschutz und Betriebsrat.
- Dokumentieren Sie Maßnahme und Wirkung und werten Sie nach vier bis acht Wochen erneut aus.
Welche Kennzahlen den Betrieb sonst beschreiben, steht unter Kennzahlen im Einzelhandel. Die rechtlichen Anforderungen behandeln GoBD-Anforderungen an Kassensysteme, die Einzelaufzeichnungspflicht und der Datenzugriff Z1, Z2 und Z3; für Österreich Monatsbeleg und Jahresbeleg, die Strafen bei Verstößen und der Überblick Kassenrecht in DE, AT und CH.