Rechnung teilen: Getrennt zahlen an der Gastro-Kasse
Kurz gesagt
Teilen Sie eine Tischrechnung so, dass die Teilbeträge zusammen genau die Ausgangssumme ergeben und jede Zahlung einzeln abgeschlossen wird. Wer in Deutschland ein elektronisches Aufzeichnungssystem nutzt (offene Ladenkasse ausgenommen), stellt dem Beteiligten einen Beleg aus (§ 146a Abs. 2 AO); in Österreich erhält der Zahler einen Beleg über seine Barzahlung (§ 132a BAO); bei einer zeitnahen Tischabrechnung genügt ein Beleg für den ganzen Tisch.
Das Wichtigste
- Deutschland: Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, stellt dem Beteiligten einen Beleg aus (§ 146a Abs. 2 AO); die offene Ladenkasse ist ausgenommen.
- Österreich: Der Unternehmer erteilt dem die Barzahlung Leistenden einen Beleg (§ 132a Abs. 1 BAO); die Kartenzahlung vor Ort zählt als Barzahlung.
- Österreich: Wird der Gesamttisch boniert und zeitnah von mehreren Personen in Teilbeträgen kassiert, muss nicht für jeden Kunden ein eigener Beleg ausgestellt werden (Erlass, Abschnitt 4.5.3).
- Deutschland: Werden Bestellvorgänge in der TSE als eigene Transaktionen abgesichert, kann nach DSFinV-K 2.4 eine Bestellung auf mehrere Rechnungen verteilt sein; das Feld ABRECHNUNGSKREIS hält den Zusammenhang.
- In Österreich muss auf einem Beleg die Summe der nach Steuersätzen aufgeteilten Beträge mit dem Gesamtbetrag des Belegs übereinstimmen.
Eine Rechnung zu teilen heißt für die Kasse, aus einer offenen Rechnung mehrere abgeschlossene Zahlungen zu machen. Dabei können Summen auseinanderlaufen oder Belege fehlen. Wie der Tischplan arbeitet, steht in Restaurantkasse: Tischplan, Bonieren, Splitten; die Bedienung in Ihrer Kasse beschreibt Tisch splitten. Dieser Artikel liefert die Reihenfolge, die Belege und Steuersätze zusammenhält. Er gilt für Deutschland und Österreich; zur Schweiz enthält er keine Aussage, siehe Buchführungsanforderungen in der Schweiz.
Was Sie vorab brauchen
- Eine offene Rechnung mit allen Positionen des Tisches, ohne offene Stornos.
- Die Angabe, wer welche Positionen zahlt oder welchen Betrag.
- Die Zahlart je Zahler: bar oder Karte.
- In Deutschland ein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO; die offene Ladenkasse ist davon ausgenommen. In Österreich eine Registrierkasse nach § 131b BAO (für Tischabrechnung und Einzelbonierung gelten die Wege in Schritt 5).
Schritt für Schritt: Rechnung teilen
Schritt 1: Vorabrechnung drucken oder anzeigen
Zeigen Sie die Gesamtrechnung, bevor Sie teilen. Sie ist noch keine Zahlung. Österreich: Die Vorbereitung einer Rechnung vor erfolgter Barzahlung ist zulässig, eine Belegerteilung vor dem Zahlungseingang im Regelfall nicht vorgesehen (Erlass, Abschnitt 4.4).
Schritt 2: Teilung festlegen
Wählen Sie nach Positionen, Anteilen oder Beträgen und weisen Sie jede Position vollständig zu. Teilen Sie eine gemeinsame Position (Flasche, Vorspeise) in Anteile, weisen Sie den Rundungsrest einem Teil zu.
Schritt 3: Probe machen
Die Teilbeträge müssen zusammen die Ausgangssumme ergeben, und zwar je Steuersatz. Österreich: Der Erlass verlangt für einen Beleg, dass die Summe der nach Steuersätzen aufgeteilten Beträge mit dem Gesamtbetrag des Belegs übereinstimmt, erforderlichenfalls durch Rundung eines Teilbetrags (Abschnitt 4.6.6).
Schritt 4: Tisch als Zusammenhang erhalten
Teilen Sie, ohne die Verbindung zur Tischbestellung zu lösen. Deutschland: Sichert Ihr System Bestellvorgänge als eigene Transaktionen in der TSE ab, so können nach der DSFinV-K 2.4 Bestellungen auf mehrere Rechnungen verteilt sein; dann muss das Feld ABRECHNUNGSKREIS ein Kriterium enthalten, zum Beispiel die Tischnummer, damit der Zusammenhang nachvollziehbar bleibt (Abschnitte 2.7.1 und 3.1.2.2). Der Abrechnungskreis erlaubt auch, Splittbuchungen und Tischverlegungen nachzuvollziehen.
Schritt 5: Jede Zahlung einzeln abschließen
Schließen Sie jede Teilrechnung für sich ab, mit ihrer Zahlart. Deutschland: Wer Geschäftsvorfälle mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, stellt dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang einen Beleg aus (§ 146a Abs. 2 AO). Dass beim Teilen jede Zahlung ein eigener Geschäftsvorfall mit eigenem Beleg ist, ist unsere Auslegung; die Vorschrift nennt das Teilen nicht. Österreich: Der Beleg geht an den die Barzahlung Leistenden; die Kartenzahlung vor Ort gilt als Barzahlung (§ 132a Abs. 1 BAO, Erlass Abschnitt 2.4.14). Zwei Wege sind möglich. Bei der Tischabrechnung wird der Gesamttisch boniert und zeitnah in Teilbeträgen von mehreren Personen kassiert; dann braucht nicht jeder Kunde einen eigenen Beleg, der Tisch gilt als eine Bareinnahme, und der Verrechnungskreis (Tisch) samt den Teilbeträgen je Produkt muss ersichtlich oder ermittelbar sein; ein Beleg an einen Kunden genügt (Abschnitt 4.5.3). Wird dagegen je Gast neu boniert, erhält jeder Zahler einen Beleg.
Schritt 6: Beleg übergeben
Geben Sie den Beleg als Papier oder, soweit das Recht Ihres Landes es zulässt, elektronisch aus. Die Mindestangaben deutscher Belege stehen in § 6 Satz 1 KassenSichV; sie verlangen unter anderem Entgelt und darauf entfallenden Steuerbetrag in einer Summe sowie den Steuersatz. Weitere Pflichten zur Belegausgabe stehen in Belegausgabepflicht in Deutschland; für Österreich Belegerteilungspflicht in Österreich.
Beispielrechnung
Alle Zahlen sind erfunden. Tisch 4 hat Speisen für 41,00 Euro (Steuersatzgruppe 1) und Getränke für 21,50 Euro (Steuersatzgruppe 2), zusammen 62,50 Euro brutto. Drei Gäste teilen nach Positionen.
| Gast | Speisen in Euro | Getränke in Euro | Summe in Euro | Zahlart |
|---|---|---|---|---|
| A | 18,00 | 7,50 | 25,50 | Karte |
| B | 15,00 | 8,00 | 23,00 | bar |
| C | 8,00 | 6,00 | 14,00 | Karte |
| Summe | 41,00 | 21,50 | 62,50 |
Probe: 18,00 + 15,00 + 8,00 = 41,00 und 7,50 + 8,00 + 6,00 = 21,50; 25,50 + 23,00 + 14,00 = 62,50. Eine gemeinsame Flasche zu 10,00 Euro, durch drei geteilt, ergibt 3,33 + 3,33 + 3,34 Euro; der Rest von einem Cent liegt beim letzten Teil.
So prüfen Sie das Ergebnis
Rechnen Sie am Ende des Abends nach: Bei Einzelbonierung muss die Summe aller Teilbelege eines Tisches die Tischrechnung ergeben; bei der österreichischen Tischabrechnung mit einem Tischbeleg müssen die erfassten Teilzahlungen den Betrag des Tischbelegs ergeben. Außerdem muss die Summe nach Zahlart zum Kartenabschluss und zum Barbestand passen, siehe Tagesabschluss und Z-Bericht.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Tisch bleibt offen | Summe der Zahlungen kleiner als Rechnung | Fehlenden Teilbetrag oder Rundungsrest buchen |
| Summe der Teilbelege weicht um einen Cent ab | Anteile einzeln gerundet | Rest dem letzten Teil zuschlagen |
| Trinkgeld verfälscht den Teilbeleg | Trinkgeld wie Verkaufsposition gebucht | getrennt buchen, siehe Trinkgeld (Deutschland) und Trinkgeld (Österreich) |
| Gast verlangt nachträglich eine Rechnung | Der Kassenbeleg enthält nicht die Angaben, die der Gast für eine Rechnung braucht | siehe Rechnung statt Bon ausstellen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenn die Kasse beim Teilen Positionen doppelt oder gar nicht abrechnet oder Belege für Teilzahlungen nicht erzeugt, wenden Sie sich an den Kassenanbieter; bei Zweifeln zur Belegpflicht Ihres Betriebs an die Steuerberatung.