Weihnachtsgeschäft planen: Wareneinsatz, Personal, Aktionen

Ein Jahresendgeschäft verlangt Entscheidungen, die Wochen vorher fallen: was bestellt wird, wer wann arbeitet und welche Aktion läuft. Die Kalenderdaten gelten für 2026: Der 1. Advent fällt auf Sonntag, den 29. November; die weiteren Adventssonntage folgen im Wochenabstand am 6., 13. und 20. Dezember. Der 24. Dezember ist ein Donnerstag, der 25. ein Freitag, der 26. ein Samstag, der 31. Dezember ein Donnerstag und der 1. Januar 2027 ein Freitag. Ob Sie an diesen Tagen öffnen können, klären Sie für Ihren Standort und Ihr Land; Ausgangspunkt für Deutschland ist Ladenöffnungszeiten in Deutschland. Für die Kasse siehe Feiertage und Öffnungszeiten an der Kasse einstellen.

Der Planungskalender

Der Kalender ist ein redaktioneller Vorschlag. Verschieben Sie die Zeiträume nach Ihrer Lieferzeit und Ihrem Geschäft.

Zeitraum 2026	Bestand und Wareneinsatz	Personal	Kasse und Aktionen
September	Absatz und Bons der Vorjahres-Wochen 49 bis 52 aus der Kasse ausdrucken; Ausfälle und Restbestände notieren	Urlaubswünsche für Dezember und Januar abfragen	Aktionsideen sammeln, Budget festlegen
Oktober	Wareneinsatz der Weihnachtsartikel und Menüs kalkulieren; Lieferzeiten erfragen und bestellen	Personalbedarf rechnen; Aushilfen anfragen	Gutscheine vorbereiten, wenn Sie welche anbieten: Gutscheine verkaufen
1. bis 28. November	Wareneingang kontrollieren, Nachbestellung festlegen	Dienstplan für Dezember fertigstellen; Einarbeitung der Aushilfen	Kassenartikel, Preise und Aktionspreise eintragen und testen; Bonrollen und Wechselgeld bestellen
29. November bis 20. Dezember	Bestand wöchentlich prüfen, nachbestellen	Plan täglich gegen Ist abgleichen	Aktion laufen lassen, Tagesabschluss ohne Lücken
21. bis 26. Dezember	Restbestände prüfen, keine Ware ohne Plan nachbestellen	Besetzung für Stoßtage und Feiertage prüfen	Kassensturz und Tagesabschluss jeden Tag
27. bis 31. Dezember	Bestand für Jahresende zählen, Zählplan nach Inventur Schritt für Schritt	Urlaubs- und Feiertagsplan für Januar prüfen	Silvester- und Neujahrszeiten an der Kasse eintragen
Januar 2027	Rest- und Ladenhüter bewerten	Überstunden und Plan auswerten	Kassendaten sichern und mit dem Vorjahr vergleichen

Wareneinsatz im Dezember

Die Wareneinsatzquote ist Wareneinsatz ÷ Nettoverkaufspreis × 100. Wie Sie die Zahlen erheben, steht in Wareneinsatz berechnen in der Gastronomie.

Beispielrechnung mit angenommenen Werten: Ein Weihnachtsmenü hat einen Nettoverkaufspreis von 40,00 Euro und einen Wareneinsatz von 13,00 Euro. Quote: 13,00 ÷ 40,00 × 100 = 32,5 Prozent. Steigt der Wareneinsatz auf 14,50 Euro, beträgt die Quote bei gleichem Preis 14,50 ÷ 40,00 × 100 = 36,25 Prozent. Soll die Quote bei 32,5 Prozent bleiben, brauchen Sie einen Nettoverkaufspreis von 14,50 ÷ 0,325 = 44,62 Euro. Beträge ohne Umsatzsteuer. Welchen Bruttopreis Sie aushängen, bestimmt der Steuersatz, den Sie für die Leistung anwenden; das klären Sie in den Steuerartikeln, nicht hier.

Für den Handel gilt dieselbe Logik mit der Handelsspanne, siehe Handelsspanne und Kalkulation im Einzelhandel.

Bestand: wie viel bestellen?

Bestellmenge = geplanter Absatz im Zeitraum + Sicherheitsbestand − Bestand − offene Bestellungen.

Beispielrechnung, angenommen: Im Vorjahr wurden vom Artikel in den Wochen 49 bis 52 insgesamt 120 Stück verkauft. Sie planen 10 Prozent mehr, also 132 Stück. Sicherheitsbestand 15 Stück, Bestand 30 Stück, keine offene Bestellung. Bestellmenge: 132 + 15 − 30 − 0 = 117 Stück. Die 10 Prozent sind eine Planungsannahme; legen Sie Ihren Wert nach Ihren Zahlen fest. Den Sicherheitsbestand bestimmen Sie wie in Nachbestellung und Meldebestand berechnen.

Personal: wie viele Stunden?

Kassenstunden = Bons × Minuten je Bon ÷ 60.

Beispielrechnung, angenommen: 600 Bons an einem Spitzentag, 2 Minuten je Bon. Kassenstunden: 600 × 2 ÷ 60 = 20. Bei 10 Stunden Öffnung sind das im Durchschnitt 2 besetzte Kassen. Die Bons verteilen sich nicht gleichmäßig, in den Stoßzeiten brauchen Sie mehr Plätze. Dienstplan und Ablauf: Dienstplan erstellen. Prüfen Sie jeden Plan gegen die Arbeitszeit- und Feiertagsregeln Ihres Landes und Ihres Vertrags.

Betreiben Sie einen Stand auf dem Weihnachtsmarkt, gelten weitere Punkte; siehe Kasse auf dem Weihnachtsmarkt.

Aktionen im Dezember

Legen Sie vor dem Start fest, welche Zahl die Aktion bewegen soll, etwa Bons, Bonwert oder Gutscheinverkäufe. Rechnen Sie den Nachlass vor dem Start durch, wie in Rabattaktionen planen, und stellen Sie Aktionspreise in der Kasse vor dem 1. Advent ein. Saisonale Aktionen über das Jahr: Saisonale Aktionen im Jahreskalender.

Typische Fehler

• Bestand nach Gefühl: Ohne Vorjahreswert fehlt die Grundlage für die Bestellmenge.
• Aktionspreis nicht getestet: Fällt der falsche Preis erst am ersten Aktionstag auf, ist die Korrektur schwierig.
• Dienstplan ohne Puffer: Fällt eine Kraft aus, fehlt die Reserve für die Stoßtage.
• Feiertage vergessen: Öffnungszeiten und Kasseneinstellung stimmen nicht mit den Regeln des Landes überein.
• Kein Januar: Ohne Auswertung beginnt die Planung im nächsten September wieder ohne Zahlen.

So gehen Sie vor

1. Sichern Sie im September die Vorjahreszahlen aus der Kasse.
2. Kalkulieren Sie im Oktober Wareneinsatz und Bestellmengen und bestellen Sie nach der Lieferzeit.
3. Prüfen Sie im November Dienstplan, Kassenartikel, Aktionspreise und Bonrollen.
4. Vergleichen Sie im Dezember Plan und Ist wöchentlich.
5. Werten Sie im Januar Bons, Bonwert, Wareneinsatz und Stunden aus und legen Sie die Zahlen für das nächste Jahr ab.