Ghost Kitchen: Kasse und Bestelltechnik ohne Gastraum

Eine Ghost Kitchen ist eine Küche ohne Gastraum: Sie stellt Speisen und Getränke her für Bestellungen, die über Lieferplattformen, einen eigenen Webshop oder am Abholfenster eingehen. Was in einem Restaurant der Tischplan, die Bedienung und die Rechnung am Tisch erledigen, übernehmen hier Plattform-Endgeräte, Schnittstellen und die Kasse. Dieser Artikel zeigt, welche Komponenten der Weg einer Bestellung von der Plattform über die Küche bis zur Kasse braucht und was in Deutschland, Österreich und der Schweiz für die Aufzeichnung gilt.

Was ohne Gastraum entfällt und was bleibt

Entfallen die Funktionen für den Saal, bleibt die Kernaufgabe der Kasse dieselbe: Jede Bestellung ist ein Geschäftsvorfall und gehört als eigener Vorgang in die Aufzeichnung. Dass dieser Vorgang Uhrzeit, Positionen und eine Kanal-Kennzeichnung trägt, ist eine redaktionelle Empfehlung, damit Tagesberichte je Kanal auswertbar sind; eine gesetzliche Pflicht dazu nennt keine der zitierten Quellen. Die Küche braucht für jeden Vorgang eine Unterlage, Küchenbon oder Display, sonst arbeitet sie aus dem Kopf.

Zugleich entstehen Aufgaben, die ein Restaurant am Tisch nicht hat: Die Bestellungen mehrerer Plattformen laufen am einfachsten in einem System zusammen, und am Ende des Tages müssen sich die ausgezahlten Plattformbeträge gegen die erfassten Erlöse stellen. Wie viel Provision jede Plattform einbehält, sehen Sie im Abgleich, nicht im Tagesgeschäft selbst.

Der Bestellfluss von der Plattform bis zur Kasse

Der folgende Ablauf gilt für eine Bestellung über eine Lieferplattform; eigene Webshop- und Abholbestellungen laufen über dieselben Schritte, nur ohne Plattform als ersten Knoten. Der Ablauf ist eine redaktionelle Empfehlung für die Technik-Auswahl; die gesetzlichen Aufzeichnungspflichten stehen im Abschnitt „Was für Kasse und Aufzeichnung gilt“.

Schritt	Was geschieht	Was der Schritt braucht
1 Bestelleingang	Die Plattform nimmt die Bestellung des Gastes entgegen und leitet sie weiter	eigenes Endgerät oder Schnittstelle je Plattform; Netzverbindung; Akustik- oder Laufsignal bei Eingang
2 Übernahme in die Kasse	Die Bestellung wird als Vorgang mit Kanal-Kennzeichnung erfasst	automatischer Import oder festes Übernahmeverfahren; Bestellnummer und Uhrzeit; keine Nachtipparbeit
3 Bonierung	Die Küche erhält die Positionen	Küchenbon oder Küchendisplay; Routing je Station; Timer für Wartezeiten
4 Versand	Die fertige Bestellung geht an den Kurier der Plattform oder an einen eigenen Boten	Zuordnung Bestellung zu Fahrer; Zeitstempel der Übergabe
5 Zahlung	Der Gast zahlt die Plattform oder direkt; die Plattform zahlt Sammelbeträge aus	Zahlungsart je Bestellung; Auszahlungsbericht der Plattform, der die Abzüge je Bestellung ausweist
6 Tagesabschluss	Erlöse je Kanal werden den Auszahlungen gegenübergestellt	Kanalbericht der Kasse; Auszahlungsberichte; Differenzerklärung

An den Schritten 1 und 2 entscheidet sich, ob der Vorgang in der Kasse der Bestellung der Plattform entspricht. Läuft die Bestellung automatisch in die Kasse, entfällt das Abtippen; dass der Vorgang dennoch die Uhrzeit des Eingangs trägt, ist damit nicht garantiert und gehört deshalb zur Prüfung der Schnittstelle mit einer Testbestellung. Hängt der Import oder das Endgerät, bleibt die Küche ohne Nachricht; deshalb steht der Ausfallplan vor dem ersten Verkauf: Ersatzgerät, wer informiert wird, wann nachgetragen wird.

In den Schritten 5 und 6 liegt die Abrechnung. Die Kasse weist den Verkaufspreis je Bestellung aus; die Plattform zahlt dagegen einen Sammelbetrag abzüglich ihrer Provision. Fehlende, doppelte oder stornierte Bestellungen zeigt der tägliche Abgleich zwischen Kanalbericht und Auszahlungsbericht. Wie diese Rechnung aussieht, zeigt das Beispiel unten.

Welche Geräte und Schnittstellen zusammenkommen

• Plattform-Anbindung: ein Endgerät je Lieferplattform oder eine Schnittstelle, die die Bestellung direkt in die Kasse schreibt; beides braucht einen Ersatz für den Ausfallfall.
• Kassensystem mit Kanal-Kennzeichnung: je Vorgang der Kanal (Plattform, Webshop, Abholung), damit der Tagesbericht die Erlöse getrennt ausweist.
• Küchenbon oder Küchendisplay mit Routing je Station; Vergleich und Einführung stehen unter Küchendrucker oder Küchendisplay und Küchendisplay einführen.
• Bondrucker für Küchen- und Packbons; Auswahlkriterien stehen unter Bondrucker auswählen.
• Kartenterminal und Zahlwege für Abholung und eigenen Webshop; ob sich ein eigener Bestellkanal gegen die Plattformprovision rechnet, rechnet Lieferplattform-Provision gegen eigenen Bestellweg durch.

Welche Kassenfunktionen Gastronomiebetriebe insgesamt brauchen, ordnet Kassensystem für die Gastronomie ein.

Was für Kasse und Aufzeichnung gilt

Deutschland. Buchungen und sonst erforderliche Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO); nach dem AEAO zu § 146a, Nr. 2.1.1, unterliegen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Einzelaufzeichnungspflicht. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle, darunter jede übernommene Plattformbestellung, mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, unterliegt damit dieser Einzelaufzeichnungspflicht des § 146 Abs. 1 Satz 1 AO; die offene Ladenkasse ohne elektronische Erfassung ist kein elektronisches Aufzeichnungssystem. Die besonderen Vorschriften des § 146a AO, einschließlich dessen Abs. 1 Satz 1, treffen zusätzlich nur die in § 1 Abs. 1 KassenSichV genannten Systeme.

Systeme, die unter § 1 Abs. 1 KassenSichV fallen, brauchen zusätzlich eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung. Ob Ihr System eine Kassenfunktion hat, definiert der AEAO zu § 146a (BMF-Schreiben vom 30. Juni 2023), Nr. 1.2: Kassenfunktion haben elektronische Aufzeichnungssysteme, wenn sie der Erfassung und Abwicklung von zumindest teilweise baren Zahlungsvorgängen dienen können, einschließlich vergleichbarer vor Ort genutzter elektronischer Zahlungsformen sowie an Geldes statt vor Ort angenommener Gutscheine. Entscheidend ist die technische Fähigkeit des Systems; dass im Einzelfall tatsächlich nur kartebasierte oder plattformabgerechnete Zahlungen eintreffen, hebt eine vorhandene Kassenfunktion nicht auf. Bei Abholbestellungen mit Bargeld oder Voucher ist die Kassenfunktion gegeben; ob Ihr konkretes Kassensystem in den Anwendungsbereich des § 1 Abs. 1 KassenSichV fällt, klären Sie im Grenzfall mit Ihrer Steuerberatung. Was beim Beleg gilt, steht unter Belegausgabepflicht in Deutschland, die Sicherheitseinrichtung unter TSE-Pflicht.

Österreich. Die Registrierkassenpflicht und ihre Umsatzgrenzen beschreibt Registrierkassenpflicht in Österreich. Für den Bestellfluss zählen zwei Regeln. Erstens sind Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte und vergleichbare elektronische Zahlungsformen Barumsätze im Sinn des § 131b Abs. 1 Z 3 BAO; Abholbestellungen per Karte zählen also mit, wenn die Grenzen überschritten sind. Zweitens nimmt § 6 BarUV 2015 (BGBl. II Nr. 247/2015, in Kraft seit 1. Jänner 2016) Umsätze von der Registrierkassenpflicht aus, denen eine im Wege einer Online-Plattform abgeschlossene Vereinbarung zugrunde liegt und bei denen keine Gegenleistung durch Bargeldzahlung unmittelbar an den Leistungserbringer erfolgt. Diese Umsätze bleiben einzeln aufzuzeichnen, und die Belegerteilungspflicht bleibt bestehen (BMF-Erlass, Abschnitt 6.6); die Details der Abgrenzung stehen unter Registrierkassenpflicht für Online-Shops.

Schweiz. Welche Anforderungen Buchführung und Mehrwertsteuer an die Kasse einer Lieferküche stellen, ordnet Kassenpflicht in der Schweiz ein.

Ob Ihre Kasse für Lieferung, Abholung und Verzehr an Ort und Stelle unterschiedliche Steuersätze führen muss, ist je Land geregelt; in Deutschland zeigt das Vor Ort oder zum Mitnehmen: Steuersätze abgrenzen. Die Kanal-Kennzeichnung aus Schritt 2 liefert die Zuordnung, die solche Abgrenzungen brauchen.

Ein Rechenbeispiel: Tagesabschluss über drei Kanäle

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen; die Provisionssätze sind Annahmen und stehen in Ihren Plattformverträgen. Eine Ghost Kitchen rechnet an einem Tag mit 60 Bestellungen zu je 25,00 Euro brutto.

Kanal	Bestellungen	Erlös brutto	Provision	Auszahlung
Plattform A	30	750,00 Euro	225,00 Euro (30 Prozent)	525,00 Euro
Plattform B	18	450,00 Euro	112,50 Euro (25 Prozent)	337,50 Euro
Eigener Webshop	12	300,00 Euro	0 Euro	300,00 Euro
Summe	60	1.500,00 Euro	337,50 Euro	1.162,50 Euro

Der Kanalbericht der Kasse zeigt 1.500,00 Euro Erlös. Auf dem Bankkonto landen 862,50 Euro aus den beiden Plattformauszahlungen und 300,00 Euro aus den Webshop-Zahlungen. Die Differenz von 337,50 Euro erklärt sich vollständig aus den Provisionen. Passt eine dieser Zahlen nicht, fehlt oder doppelt eine Bestellung, oder hat eine Plattform eine Korrektur vorgenommen? Um das je Bestellung zu prüfen, verlangen Sie einen Auszahlungsbericht, der die Abzüge und Korrekturen je Bestellung ausweist; fehlt ein solcher Bericht, bleibt der Abgleich über die Bestellübersicht der Plattform gegen die Kassenvorgänge.

Typische Fehler

• Bestellungen abtippen. Bei manueller Übernahme von Plattformbestellungen können sich Uhrzeiten verschieben und Positionen vertippen; Vorgang und Bestellnummer passen dann nicht mehr zusammen. Prüfen Sie jede übernommene Bestellung gegen Bestellnummer und Uhrzeit der Plattform.
• Kein Ausfallplan. Bleibt das Plattform-Endgerät oder der Import hängen, erfährt die Küche erst auf Nachfrage von der Bestellung, und der Tagesabschluss zeigt Lücken.
• Nur der Auszahlungsbetrag wird erfasst. Bildet die Kasse nur die ausgezahlten Sammelbeträge ab, lassen sich Provisionsabzüge und Stornos nicht gegen die einzelnen Bestellungen prüfen.
• Keine Kanal-Kennzeichnung. Ohne sie fehlt der unmittelbare Kanalbericht; die Erlöse je Kanal lassen sich am Monatsende dann nur noch aus anderen Unterlagen rekonstruieren, etwa aus den Bestellübersichten der Plattformen gegen die Kassenvorgänge. Auch steuerliche Abgrenzungen nach Art der Leistung laufen dann erst über diesen Umweg.
• Grenzen in Österreich übersehen. Kartenzahlungen am Abholfenster sind Barumsätze (§ 131b Abs. 1 Z 3 BAO); die Registrierkassenpflicht beginnt mit dem viertfolgenden Monat nach dem Voranmeldungszeitraum der ersten Überschreitung (§ 131b Abs. 3 BAO).

So gehen Sie vor

1. Legen Sie Ihre Kanäle fest und richten Sie in der Kasse je Kanal eine Kennzeichnung ein; prüfen Sie beides mit einer Testbestellung je Kanal.
2. Richten Sie die Plattformanbindung ein: Endgeräte an festem Platz, Akustiksignal geprüft, Ersatzgerät und Ausfallverfahren schriftlich festgehalten.
3. Statten Sie die Küche aus: Küchenbon oder Küchendisplay mit Routing je Station und Timer; ein Probelauf mit allen Stationen zeigt, ob Bons am richtigen Drucker landen.
4. Prüfen Sie die Aufzeichnungspflichten für Ihr Land anhand der Abschnitte oben und klären Sie offene Einordnungen mit Ihrer Steuerberatung.
5. Führen Sie den Tagesabschluss als feste Rechnung: Kanalbericht gegen Auszahlungsberichte, Differenz durch Provisionen und Korrekturen erklären, Vorlage für die folgenden Tage weiterverwenden.