Kasse für Bar und Club: Schnelle Abrechnung am Tresen
Kurz gesagt
Führt eine Bar oder ein Club offene Rechnungen („Deckel“), braucht die Kasse eine Funktion für mehrere gleichzeitig offene Deckel; am Tresen sollte sie mit wenigen Berührungen buchen, und bei Öffnung über Mitternacht muss sie den Tageswechsel abbilden. Garderobe, Eintritt und Gästekarten sind eigene Buchungsarten; die Checkliste zeigt, wie Sie jede einzelne vor dem Kauf prüfen.
Das Wichtigste
- Offene Rechnungen: Prüfen Sie Zahl der gleichzeitig offenen Deckel, Zuordnung zum Gast und Verhalten bei Personalwechsel.
- Wenn Ihr Betrieb über Mitternacht öffnet, muss sich der Tageswechsel der Kasse auf Ihre Öffnungszeit einstellen lassen.
- Garderobe, Eintritt und Guthabenkarten sind je eine Buchungsart; klären Sie ihre steuerliche Behandlung vor dem Start.
- Im Keller oder in Räumen mit schlechtem Empfang entscheidet das Verhalten ohne Netz.
In der Nachtgastronomie bestimmt die Warteschlange am Tresen, was die Kasse leisten muss, nicht die Menge der Funktionen. Möglich sind viele kleine Buchungen, wechselndes Personal und Gäste, die nach Stunden den „Deckel“ zahlen wollen. Der Grundüberblick steht in Kassensystem für die Gastronomie; dieser Artikel behandelt, was Bar und Club zusätzlich prüfen sollten.
Worum es bei der Auswahl geht
Gewählt wird zwischen einer Kasse am Tresen, mobilen Geräten für das Servicepersonal und einer Kombination aus beiden. Drei Dinge sind je nach Haus unterschiedlich: wie viele Rechnungen gleichzeitig offen sind, ob mehrere Personen auf demselben Deckel buchen und ob Gäste vorab Guthaben oder Eintritt zahlen.
Diese Kriterien zählen
| Kriterium | Warum es zählt | So prüfen Sie es | Frage an den Anbieter |
|---|---|---|---|
| Offene Rechnungen | Mehrere Gäste, mehrere Bedienende, lange Verweildauer | 20 Deckel gleichzeitig anlegen, Gast suchen, Position nachbuchen | Wie viele offene Rechnungen sind gleichzeitig möglich, und wie finde ich eine wieder? |
| Zuordnung zum Gast | Eine Kennung ermöglicht die eindeutige Zuordnung der offenen Rechnung | Deckel mit Nummer, Namen oder Karte öffnen | Welche Kennungen unterstützt die Kasse? |
| Übergabe zwischen Schichten | Personal wechselt, der Deckel bleibt offen | Deckel von Person A an B übertragen | Bleibt im Protokoll sichtbar, wer was gebucht hat? Siehe Schichtwechsel und Kellnerabrechnung |
| Geschäftstag über Mitternacht | Eine Öffnungsnacht soll in Ihrer Auswertung ein Tag bleiben | Bons um 00:30 Uhr bonieren, Tagesabschluss auswerten | Kann ich den Tageswechsel auf eine Uhrzeit legen? Siehe Tagesabschluss |
| Schnelle Bedienung | Wenige Berührungen für Standardgetränke | Zehn Getränke in Folge buchen und stoppen | Gibt es Schnelltasten und Favoriten je Bedienperson? |
| Mischgetränke und Rezepturen | Mehrere Zutaten je Verkauf | Longdrink verkaufen und Bestandsabzug prüfen | Zieht die Kasse Zutaten ab, und wie wird gerechnet? |
| Preisaktionen nach Uhrzeit | Zeitgesteuerte Preise wie „Happy Hour“ | Aktion einstellen und um die Umschaltzeit bonieren | Wie werden Aktionen geplant, und was geschieht mit offenen Deckeln beim Umschalten? |
| Netzausfall im Keller | Schlechter Empfang kann Verkauf und Zahlung stoppen | Netz abschalten, Verkauf und Zahlung testen | Was läuft ohne Verbindung? Siehe Kasse ohne Internet |
| Schutz vor Manipulation | Bargeld und Nachtbetrieb ohne Dauerkontrolle | Auswertung zu Storno und Rabatt ansehen | Welche Protokolle gibt es? Siehe Auffälligkeiten erkennen |
Garderobe, Eintritt und Gästekarten
Diese drei Bereiche sind Buchungen, die kein Getränkeverkauf sind. Prüfen Sie, ob die Kasse jeden getrennt führt.
- Garderobe: Zu prüfen ist, ob die Kasse Garderobengebühren als eigenen Artikel führt und ob sich eine Marke einer Nummer zuordnen lässt. Welcher Steuersatz gilt, klären Sie im Voraus mit Ihrer Steuerberatung; siehe Steuersätze an der Kasse für Deutschland.
- Eintritt: Wird der Eintritt an der Tür oder an der Bar kassiert, sollte er ein eigener Artikel mit eigener Auswertung sein, damit er vom Getränkeumsatz getrennt bleibt.
- Gästekarten und Guthaben: Ob ein Gast vorab Guthaben aufbucht, auf einer Karte oder einem Armband, ist ein eigener Vorgang mit Fragen zu Einlösung und Rückzahlung. Siehe Gutscheine und Umsatzsteuer für Deutschland und Gutscheine verkaufen.
Zahlung am Gast
Die Kartenzahlung am Platz oder an der Bar braucht ein mobiles Terminal, wenn Gäste nicht zum Tresen kommen; siehe Kartenzahlung am Tisch. Falls Sie das Risiko offener Deckel verringern wollen, lesen Sie Vorautorisierung und Kaution mit Karte.
Woraus sich die Kosten zusammensetzen
- Einmalig: Kasse am Tresen, mobile Geräte, Bondrucker, Terminals, Ausstattung für Garderobe (Marken, Scanner), gegebenenfalls Lesegeräte für Armbänder oder Karten.
- Laufend: Softwarelizenz je Gerät, Mobilfunk, Support auch außerhalb der Bürozeit. Fragen Sie, ob Hilfe in der Nacht zum Vertrag gehört.
- Pro Zahlung: Gebühren; siehe Zusammensetzung der Kartenzahlungsgebühren.
Warnsignale in Angebot und Vertrag
- Offene Rechnungen nur über Tischnummern, nicht über frei benennbare Kennungen.
- Tageswechsel fest auf Mitternacht.
- Support nur zu Bürozeiten bei einem Betrieb, der nachts öffnet.
- Guthaben auf Karten oder Armbändern ohne Auskunft, wo das Guthaben gespeichert wird und was bei Verlust der Karte geschieht.
Welche Kriterien für welchen Betrieb
| Betrieb | Was am meisten zählt |
|---|---|
| Kleine Bar mit einem Tresen | Schnelle Standardbuchung, Deckel mit Namen, Tageswechsel |
| Bar mit Tischservice | Mobile Bestellung, Übergabe zwischen Schichten |
| Club mit Garderobe und Eintritt | Eigene Artikel und Auswertungen für beides, Netz im Keller |
| Veranstaltung mit vorab aufgeladenen Karten | Klärung von Einlösung, Rückzahlung und Steuer vor dem Start |
So vergleichen Sie in fünf Schritten
- Notieren Sie, wie viele Deckel an einem vollen Abend gleichzeitig offen sind.
- Legen Sie diese Zahl im Testsystem an und buchen Sie quer durch.
- Bonieren Sie nach Mitternacht und lassen Sie den Tagesabschluss laufen.
- Schalten Sie das Netz ab und testen Sie Verkauf und Zahlung.
- Klären Sie die Pflichten Ihres Landes in TSE-Pflicht (DE) oder RKSV-Anforderungen (AT) und fragen Sie, wie die Kasse sie bei offenen Rechnungen erfüllt.