Kartenzahlung im Geschäft einführen: Schritte und Voraussetzungen
Kurz gesagt
Für Kartenzahlung im Geschäft brauchen Sie einen Vertrag mit einem Acquirer (dem Zahlungsdienstleister, der Kartenzahlungen annimmt und abrechnet), ein Kartenterminal und, bei Anbindung an die Kasse, eine passende Schnittstelle. Fragen Sie nach dem Aufsichtsstatus des Anbieters; eine Zulassungsregel haben wir nur für Deutschland geprüft. Wenn Sie in Deutschland oder Österreich nicht alle Karten eines Kartenverfahrens annehmen, müssen Sie das am Eingang und an der Kasse anzeigen, soweit die EU-Verordnung 2015/751 greift (Acquirer und Kartenherausgeber in der EU).
Das Wichtigste
- Annahme und Abrechnung von Kartenzahlungen (Acquiring) ist ein Zahlungsdienst nach § 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 ZAG (DE) und § 1 Abs. 2 Z 5 ZaDiG 2018 (AT). In Deutschland braucht der Anbieter dafür eine BaFin-Erlaubnis, eine Zulassung als Kreditinstitut oder E-Geld-Institut oder eine gleichwertige Zulassung im EWR (§ 10 Abs. 1, § 39 Abs. 1 ZAG).
- EU (Acquirer und Emittent in der EU, Art. 1 Abs. 1): Wer nicht alle Karten oder Zahlungsinstrumente eines Kartenzahlverfahrens akzeptiert, muss das Verbrauchern am Geschäftseingang und an der Kasse deutlich anzeigen (Art. 10 Abs. 4 VO (EU) 2015/751, anwendbar seit 9.6.2016).
- EU (gleicher Anwendungsbereich): Acquirer müssen das Händlerentgelt nach Kartenart und Marke mit unterschiedlichen Interbankenentgelten aufschlüsseln, außer Sie bitten schriftlich um Bündelung (Art. 9 Abs. 1).
- EU (gleicher Anwendungsbereich): Nach jeder Zahlung weist der Acquirer Händlerentgelt und Interchange gesondert aus; mit Ihrer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung darf er die Angaben nach Marke, Anwendung, Instrumentenart und Interchange-Satz zusammenfassen (Art. 12 Abs. 1).
Was Sie vorab brauchen
- eine Entscheidung, welche Karten und Wallets Sie annehmen wollen (Zahlungsarten im Überblick);
- Angaben zu Ihrem Unternehmen und ein Geschäftskonto für die Gutschrift; welche Unterlagen der Anbieter zusätzlich verlangt, legt er fest, fragen Sie vorher nach;
- eine Schätzung Ihres monatlichen Kartenumsatzes und der Durchschnittsbeträge, getrennt nach Debit und Kredit;
- das Kassensystem mit seinem Hersteller und Modell, falls das Terminal angebunden werden soll;
- Strom und Netz am Standort des Terminals (Mobilfunk, WLAN oder Kabel);
- einen Ansprechpartner im Betrieb, der Vertrag, Abrechnung und Störungen betreut.
Schritt für Schritt: Kartenzahlung einrichten
Schritt 1: Zahlungsdienstleister auswählen
Annahme und Abrechnung von Kartenzahlungen ist ein eigener Zahlungsdienst, der „Akquisitionsgeschäft“ heißt (§ 1 Abs. 1 Satz 2 Nr. 5 ZAG in Deutschland, „Acquiring“ in § 1 Abs. 2 Z 5 ZaDiG 2018 in Österreich). Wer ihn in Deutschland gewerbsmäßig anbietet, braucht eine Erlaubnis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (§ 10 Abs. 1 ZAG), sofern er nicht schon als Kreditinstitut, E-Geld-Institut oder anderer Zahlungsdienstleister nach § 1 Abs. 1 Satz 1 ZAG zugelassen ist. Ein Institut aus einem anderen EWR-Staat darf ohne eigene BaFin-Erlaubnis tätig sein, wenn es dort zugelassen oder registriert ist und die Geschäfte von dieser Zulassung gedeckt sind (§ 39 Abs. 1 ZAG). Für Österreich haben wir nur die Definition des Zahlungsdienstes geprüft, nicht die Zulassungsnorm. Für die Schweiz nennt dieser Artikel keine Zulassungsregel, weil wir sie nicht geprüft haben; beachten Sie dort, dass die Mitgliedschaft bei einer Selbstregulierungsorganisation nach dem Geldwäschereigesetz keine FINMA-Bewilligung ist (die FINMA nennt solche Mitglieder nicht von ihr bewilligte Institute). Fragen Sie in Österreich und der Schweiz nach dem Aufsichtsstatus des Anbieters. Kriterien: Zahlungsdienstleister wählen.
Schritt 2: Entgelte aufschlüsseln lassen
Verlangen Sie das Entgelt getrennt nach Kartenart und Marke. In der EU (Acquirer und Emittent in der EU, Art. 1 Abs. 1) muss der Acquirer Händlerentgelte für Karten mit unterschiedlich hohen Interbankenentgelten so aufschlüsseln, wenn Sie nicht schriftlich um Bündelung bitten (Art. 9 Abs. 1 VO (EU) 2015/751). In der Schweiz gilt die Verordnung nicht; fragen Sie dort nach einer aufgeschlüsselten Preisliste. Aufbau der Posten: Kartenzahlungsgebühren; Tarifvergleich: Tarifmodelle.
Schritt 3: Terminal beschaffen
Entscheiden Sie zwischen Kauf, Miete und Leasing (Terminal kaufen oder mieten). Fragen Sie nach den Zulassungen des Geräts (Zertifiziertes Terminal) und danach, welche Karten, Wallets und Verfahren es verarbeitet (je nach Land girocard, Bankomatkarte, Debitkarten, TWINT).
Schritt 4: Terminal und Kasse verbinden
Ein Terminal läuft eigenständig oder an die Kasse angebunden. Bei Anbindung gibt die Kasse den Betrag vor, das Terminal meldet das Ergebnis zurück (integriert oder eigenständig). Klären Sie vorher, ob Ihr Kassensystem die Schnittstelle Ihres Terminals unterstützt.
Schritt 5: Hinweis zu nicht akzeptierten Karten aushängen
Sie dürfen im Anwendungsbereich der Verordnung entscheiden, nicht alle Karten oder Zahlungsinstrumente eines Kartenzahlverfahrens zu akzeptieren; für Verbraucherkarten derselben Marke und Art, die den Interchange-Grenzen unterliegen, kann der Vertrag dagegen die Annahme aller verlangen (Art. 10 Abs. 2). Entscheiden Sie sich gegen bestimmte Karten, müssen Sie das Verbrauchern am Geschäftseingang und an der Kasse deutlich sichtbar mitteilen (Art. 10 Abs. 4 VO (EU) 2015/751, anwendbar in der EU seit 9. Juni 2016 nach Art. 18 Abs. 2, also auch in Deutschland und Österreich). Kartenverfahren und Acquirer dürfen außerdem vorschreiben, dass Sie Karten nicht deshalb ablehnen, weil sie von einem bestimmten Emittenten oder Karteninhaber stammen (Art. 10 Abs. 3). Zu Aufschlägen und Preisnachlässen siehe Aufschlag in Deutschland, in Österreich und in der Schweiz.
Schritt 6: Team einweisen
Zeigen Sie allen, die kassieren, vier Vorgänge: Zahlung auslösen, kontaktlose Zahlung, Abbruch und Stornierung sowie den Tagesabschluss am Terminal. Legen Sie fest, wer bei einer Störung zuerst angerufen wird und welche Zahlungsarten dann gelten.
Schritt 7: Testzahlungen und Beleg prüfen
Führen Sie je Kartenart eine Zahlung und eine Stornierung durch (Stornierung und Erstattung). Prüfen Sie, ob der Beleg die Angaben enthält, die Ihr Kassensystem braucht.
Schritt 8: Abrechnung kontrollieren
Nach der Zahlung übermittelt der Acquirer Ihnen Referenz, Betrag und alle Entgelte, mit Händlerentgelt und Interchange gesondert (Art. 12 Abs. 1). Er darf die Angaben nach Marke, Anwendung, Instrumentenart und Interchange-Satz zusammenfassen, wenn Sie vorab ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 12 Abs. 1 Unterabs. 2); das gilt nur im EU-Anwendungsbereich. Vergleichen Sie im ersten Monat Abrechnung und Kassenbuch (Wann kommt das Geld?).
So prüfen Sie das Ergebnis
Das Terminal nimmt jede vereinbarte Kartenart an, der Betrag aus der Kasse erscheint richtig auf dem Terminal, Sie sehen die Gutschrift auf dem Konto und die Abrechnung nennt die Entgelte nach Kartenart und Marke. Am Eingang hängt der Hinweis, falls Sie Karten ausschließen. Zahlt Kundschaft mit dem Smartphone, prüfen Sie auch diesen Weg einmal.
Wenn etwas nicht klappt
| Symptom | Mögliche Ursache | Vorgehen |
|---|---|---|
| Terminal meldet „keine Verbindung“ | Netz, WLAN-Zugang, SIM | Verbindungsart wechseln oder Anbieter fragen |
| Betrag aus der Kasse kommt nicht an | Schnittstelle nicht eingerichtet | Kassenhersteller und Terminalanbieter nennen die Einstellung |
| Eine Kartenart wird abgelehnt | nicht im Vertrag oder nicht freigeschaltet | Vertrag und Freischaltung beim Acquirer prüfen |
| Abrechnung zeigt nur einen Gesamtbetrag | gebündelte Abrechnung vereinbart | in der EU prüfen, ob Sie Bündelung schriftlich verlangt haben (Art. 9 Abs. 1) oder der Zusammenfassung ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 12 Abs. 1); sonst Aufschlüsselung verlangen. In der Schweiz: Preisliste erfragen |
Wann Sie Hilfe holen sollten
Wenden Sie sich an Terminalanbieter oder Kassenhersteller, wenn die Anbindung nicht funktioniert, und an Ihren Acquirer, wenn Entgelte oder Gutschriften vom Vertrag abweichen. Für Datenschutz und Kartensicherheit beachten Sie PCI DSS für Händler.