Hotelkasse oder PMS: Was welches System leistet

Im Hotel verkaufen Sie an mehreren Stellen: an der Bar, im Restaurant, am Frühstückstresen, etwa an einer Kasse im Wellnessbereich. Daneben läuft die Verwaltung von Zimmern und Gästen in einer eigenen Software. Dieser Artikel ordnet, welche Aufgabe zur Kasse gehört, welche zum Property-Management-System (PMS) und wie beide verbunden werden. Für die Anforderungen an die Gastronomiekasse im Einzelnen siehe den Überblick zur Gastronomiekasse.

Worum es bei der Auswahl geht

Als Entweder-oder stellt sich die Frage nur bei Betrieben ohne eigene Gastronomie, etwa bei einem reinen Übernachtungsbetrieb ohne Bar. Für Verkäufe an Bar, Restaurant oder Frühstücksraum brauchen Sie ein System mit Kassenfunktion; ob das ein eigenes Kassensystem ist oder ein PMS, das diese Funktionen mitbringt, zeigt der Test mit Ihrem Ablauf. Zu einem gesetzlich vorgeschriebenen Kassensystem besteht keine allgemeine Pflicht: Deutschland lässt auch die offene Ladenkasse zu, und in Österreich hängt die elektronische Erfassung an den Grenzen des § 131b Abs. 1 Z 2 BAO (Abschnitt “Pflichten: Deutschland und Österreich”). Reservierung, Zimmerstatus und Gastabrechnung führt unabhängig davon ein PMS. Die Auswahlentscheidung liegt deshalb nicht im System, sondern in zwei Fragen: Welche Aufgabe übernimmt welches der beiden Systeme, und wie verbinden Sie sie? Diese beiden Fragen behandeln die folgenden Abschnitte.

Was die Kasse im Hotel leistet

Ein Kassensystem ist die Software samt Hardware an einer Verkaufsstelle, die jeden Vorgang einzeln aufzeichnet, Belege ausgibt und Zahlungen entgegennimmt. Im Hotel übernimmt sie damit:

• Bonierung mit Menge, Preis und Artikelgruppe, auch für mehrere Verkaufsstellen wie Bar und Frühstück;
• Ausgabe des Belegs und Abwicklung der Zahlarten bar, Karte und Zimmerbelastung;
• Kassenabschluss je Verkaufsstelle mit Kassenbericht;
• Schicht- und Personalabrechnung, etwa für die kellnerbezogene Umsatzverteilung.

Wie die Verkäufe im Restaurant mit Tischplan und Nachbestellung ablaufen, behandelt der Artikel Restaurantkasse mit Tischplan; den Betrieb am Tresen beschreibt Kasse für Café und Bistro.

Was das Property-Management-System leistet

Ein Property-Management-System (PMS) ist die Verwaltungssoftware eines Beherbergungsbetriebs. Es führt den Datenbestand eines Aufenthalts von der Buchung bis zur Abreise. Zu den Standardaufgaben zählen:

• Reservierungen, Verfügbarkeit und Belegungsplan;
• Check-in und Check-out samt Zimmerstatus;
• das Gastkonto (Folio), auf dem alle Positionen eines Aufenthalts zusammenlaufen;
• die Abreiseabrechnung über den gesamten Aufenthalt.

Ob ein PMS zusätzlich Kassenfunktionen mitbringt, ist eine Produkteigenschaft; danach fragen Sie im Anbietervergleich, nicht aus der Bezeichnung.

Aufgabenverteilung: Kasse und PMS im Vergleich

Die Tabelle ordnet die wiederkehrenden Vorgänge im Hotel beiden Systemen zu und nennt die Verbindung zwischen ihnen. Sie ist eine Planungshilfe; Ihr Betrieb kann Vorgänge abweichend verteilen.

Vorgang im Hotel	Aufgabe der Kasse	Aufgabe des PMS	Verbindung zwischen beiden
Reservierung und Verfügbarkeit	keine	führt Buchungen, Zimmerkategorien und Belegung	Die Kasse braucht keinen Zugriff; Angaben wie Zimmer oder Gastname stammen bei Bedarf aus dem PMS.
Check-in, Check-out und Zimmerstatus	keine	verwaltet Anreise, Abreise und Reinigungsstatus	Die Kasse arbeitet mit der Zimmer- oder Gastnummer, die das PMS vergibt.
Verkauf an Bar, Restaurant, Frühstückstresen oder Wellnessbereich	boniert Artikel, gibt den Beleg aus, nimmt Zahlungen	erhält das Ergebnis als übertragene Umsätze	Einzelbelege, Zahlungen und Abschlüsse bleiben in der Kasse.
Getränk oder Essen aufs Zimmer	bucht den Verkauf als Zimmerbelastung statt als Zahlungseingang	führt die Position auf dem Gastkonto	Die Schnittstelle überträgt Vorgang, Zimmer- oder Gastnummer und Betrag.
Abreise und Gesamtgastabrechnung	stellt ihre Belege und gebuchten Belastungen bereit	fasst Zimmerpreis, Verpflegung und weitere Leistungen zu einer Rechnung zusammen	Die Gastabrechnung zieht die aus der Kasse übernommenen Positionen zusammen.
Tagesabschluss	schließt jede Verkaufsstelle mit Kassenbericht ab	rechnet die übernommenen Umsätze je Verkaufsstelle	Der Vergleich beider Werte zeigt, ob die Übertragung vollständig war.
Aufzeichnungspflichten des Landes	treffen jedes System mit Kassenfunktion, also auch ein PMS mit Kassenfunktion (Abschnitt “Pflichten: Deutschland und Österreich”)	lassen das PMS ohne Kassenfunktion von den besonderen Kassenpflichten frei; allgemeine Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten für die Abrechnungsdaten bestehen weiter (§ 146, § 147 AO)	Es zählt die Funktion, nicht die Bezeichnung; ermitteln Sie, welches System in Ihrem Haus die baren Zahlungsvorgänge erfasst.

Beispielablauf: Getränke aufs Zimmer

Der folgende Ablauf ist ein angenommenes Beispiel ohne Produktbezug:

1. Ein Gast bestellt an der Bar zwei Getränke und nennt Zimmer und Namen.
2. Die Servicekraft boniert beide Positionen und wählt als Zahlungsart die Zimmerbelastung.
3. Die Kasse erstellt den Vorgang mit Positionen, Zeit und Belegnummer und überträgt ihn über die Schnittstelle an das PMS.
4. Das PMS bucht die Positionen auf dem Gastkonto des Zimmers und bestätigt die Übernahme zurück an die Kasse.
5. Bei der Abreise erstellt das PMS eine Gesamtrechnung aus Zimmerpreis und allen übernommenen Kassenpositionen und nimmt die Zahlung entgegen.

Prüfen Sie im Test, was in Schritt 3 und 4 tatsächlich übertragen wird: Positionen mit Bezeichnung oder nur ein Sammelbetrag, und ob eine Bestätigung zurückkommt. Aus einer Sammelübergabe ohne Positionen folgt eine Gastabrechnung, auf der Ihr Gast nicht nachvollziehen kann, was er wann konsumiert hat.

Digitale Gastronomie im Hotel

Die Digitalisierung der Hotelgastronomie zeigt sich an drei Stellen: bei der Bestellung, bei der Übergabe und bei der Zahlung. Digitale Bestellwege wie ein Bestellcode am Frühstückstisch oder Selbstbedienung am Buffett landen am Ende wieder in der Kasse; dort werden sie boniert, belegt und abgeschlossen. Wie Servicemodelle vom Tresen bis zur Bedienung am Platz die Kasse fordern, beschreibt Servicemodelle der Gastronomie.

Prüfen Sie zu einem digitalen Bestellweg:

• Landen die Bestellungen als gewöhnliche Vorgänge mit Positionen in der Kasse, oder laufen sie an der Kasse vorbei?
• Gibt es für jeden Vorgang einen Beleg, auch wenn der Gast am Gerät zahlt?
• Was zeigt der Küchenbon oder das Küchendisplay, wenn der Tisch nicht eindeutig benannt ist?
• Wie verhält sich der Bestellweg, wenn die Kasse oder das Netz nicht erreichbar ist?

Pflichten: Deutschland und Österreich

Deutschland: Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen sind elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV). Maßgeblich ist die Kassenfunktion, nicht die Bezeichnung der Software: Systeme, die der Erfassung und Abwicklung zumindest teilweise baren Zahlungsvorgänge dienen können, fallen darunter (AEAO zu § 146a, Nr. 1.2) – ein PMS mit Kassenfunktion ist also selbst betroffen. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit einem solchen System erfasst, muss es einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen lassen, mit einer zertifizerten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen und Belege ausgeben (§ 146a Abs. 1 und 2 AO). Diese Pflichten sind erstmals für Kalenderjahre nach Ablauf des 31. Dezember 2019 anzuwenden, also seit 1. Januar 2020 (Art. 97 § 30 Abs. 1 EGAO). Wer ohne ein solches System kassiert, etwa mit einer offenen Ladenkasse, fällt nicht unter § 146a AO. Details: TSE-Pflicht, Belegausgabepflicht in Deutschland und GoBD-Anforderungen an das Kassensystem.

Österreich: Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro netto je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebs 7.500 Euro netto im Jahr überschreiten (§ 131b Abs. 1 Z 2 BAO); die Nettorechnung folgt dem BMF-Erlass zur Registrierkassensicherheitsverordnung (BMF-AV Nr. 175/2026). Als einheitlicher Betrieb gilt jeder Betrieb, für den eine gesonderte Gewinnermittlung vorzunehmen ist. Das System ist durch eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit gegen Manipulation zu schützen (§ 131b Abs. 2 BAO). Auch Software, die der Erfassung der Barumsätze dient, etwa ein PMS mit Kassenfunktionen, muss diesen Vorgaben entsprechen und nach § 132a BAO Belege ausstellen (BMF-AV Nr. 175/2026, Abschnitt 3.1.3.3). Die Belegerteilung bei Barzahlung nach § 132a BAO ist an die Umsatzgrenzen nicht geknüpft; die Pflichten nach § 131b Abs. 1 und 2 BAO bestehen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach dem Voranmeldungszeitraum der ersten Überschreitung (§ 131b Abs. 3 BAO). Details: Registrierkassenpflicht in Österreich und Belegerteilungspflicht in Österreich.

Schweiz: Zu Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz enthält dieser Artikel keine Pflichtangaben; dazu siehe Kassenpflicht und Buchführung in der Schweiz.

Kriterien für die Schnittstelle

Die Verbindung entscheidet, ob Zimmerbelastungen und Abrechnung ohne Nacharbeit funktionieren. Prüfen Sie jede Frage mit einem echten Vorgang, nicht mit einer Vorführung aus Beispieldaten:

• Überträgt die Kasse in Echtzeit oder als Sammelübergabe, und wann erscheint die Position auf dem Gastkonto?
• Bleibt bei Storno oder Rabatt nach der Übertragung das Gastkonto korrekt, oder müssen Sie im PMS nachbuchen?
• Was passiert bei einem Ausfall: Speichert die Kasse Vorgänge zwischen, und erkennt die Schnittstelle einen bereits übertragenen Vorgang beim Wiederanlauf?
• Lassen sich Kassenbericht und PMS-Umsätze je Verkaufsstelle gegenprüfen?
• Ist die Kopplung an ein bestimmtes PMS gebunden, oder stehen mehrere Anbindungen zur Auswahl?
• Lassen sich die übertragenen Daten exportieren, falls Sie das System wechseln (siehe Datenexport im Kassenvertrag)? Zum Schnittstellentest allgemein: Kassenschnittstellen prüfen.

Warnsignale in Angebot und Vertrag

• Zimmerbelastungen gehen nur als Pauschalbetrag ohne Positionen ans PMS.
• Für Stornos nach der Übertragung gibt es kein Verfahren; die Korrektur bleibt am Gastkonto hängen.
• Kassenbericht und PMS-Umsätze lassen sich nicht gegenprüfen.
• Die Kasse läuft nur mit dem PMS desselben Anbieters, und ein Wechsel des einen Systems zieht den Wechsel des anderen nach sich.
• Übernommene Umsätze lassen sich aus dem PMS nicht exportieren.

So vergleichen Sie in fünf Schritten

1. Listen Sie Ihre Verkaufsstellen und Vorgänge auf, inklusive Frühstück, Minibar und Wellnessbereich.
2. Ordnen Sie jeden Vorgang anhand der Tabelle einem System zu und streichen Sie, was Ihr Betrieb nicht braucht.
3. Fordern Sie einen Schnittstellentest mit Ihren Vorgängen: Zimmerbelastung mit Positionen, Storno danach, Abrechnung bei Abreise.
4. Trennen Sie im Test bewusst die Verbindung und prüfen Sie Ausfall, Nachbuchung und Doppelbuchungsschutz.
5. Ermitteln Sie, welches System in Ihrem Haus die baren Zahlungsvorgänge erfasst; an diesem prüfen Sie die Pflichten Ihres Landes. Ein PMS mit Kassenfunktion kann selbst betroffen sein, und die allgemeinen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (§ 146 Abs. 1 AO) bestehen unabhängig vom System fort. Arbeiten Sie die verlinkten Artikel dazu durch.